Дата публикации: 11 июля 2026 года, 15:48

Содержание

1. Законодательная база
2. Какие кадровые документы подлежат архивированию
3. Сроки хранения (до 50 лет и более)
4. Электронные кадровые документы (ЭДО)
5. Автоматизация процесса в ELMA365 КЭДО
6. Практические советы и чек‑лист

Законодательная база

Порядок сдачи документации в архив регулируется Федеральным законом «Об архивном деле» и
Правилами ведения архивов в организациях (разделы II, VI, VII, X‑XIII). Основным нормативным документом,
определяющим сроки хранения, является Перечень архивных документов, утверждённый приказом Росархива №236.

В 2024 году в перечне были обновлены типовые управленческие архивные документы, а в 2026 году
добавлены новые категории электронных кадровых документов, учитывающие развитие систем
электронного документооборота (ЭДО).

Какие кадровые документы обязательны к архивированию

Кадровые документы составляют крупнейшую часть документального фонда любой компании. Ниже – список
обязательных к сдаче в архив материалов (по состоянию на 2026 год):

• Трудовые договоры и соглашения о работе (в т.ч. с испытательным сроком);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, командировках;
• Трудовые книжки, их электронные копии и выписки;
• Документы по охране труда (аттестации, инструктажи, акты осмотров);
• Документы по оплате труда (расчётные листки, справки о доходах, начисления в пенсионный фонд);
• Документы по обучению и повышению квалификации (сертификаты, протоколы аттестаций);
• Медицинские справки и результаты медосмотра, связанные с трудовой деятельностью;
• Документы по дисциплинарным взысканиям и конфликтам;
• Отчёты о численности персонала, штатные расписания, графики работы.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки определяются типом документа и требованиями законодательства. Ниже – типовые сроки (по
Перечню №236, актуальному на 2026 год):

Важно: при изменении законодательства сроки могут корректироваться, поэтому архивный отдел
обязан регулярно отслеживать обновления в Приказе Росархива и в нормативных актах Трудового кодекса.

Электронные кадровые документы (ЭДО)

С 2025 года в России активно продвигается переход к электронному документообороту. Для кадровых документов
это означает:

• Возможность хранить оригиналы в электронном виде без печати;
• Обеспечение юридической силы электронных подписей (КЭП, усиленная квалифицированная электронная подпись);
• Сокращение физических площадей для архивов;
• Упрощённый доступ к документам для проверяющих органов.

Требования к электронному хранению:

1. Документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью;
2. Файлы должны храниться в формате, обеспечивающем неизменность (PDF/A‑3, XML);
3. Необходимо вести журнал регистрации и метаданные (дата создания, срок хранения, ответственный);
4. Система должна обеспечивать резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа.

Автоматизация процесса в системе ELMA365 КЭДО

Современные организации используют платформы бизнес‑процессов для упрощения архивации. Одной из популярных
является ELMA365 КЭДО. Ключевые возможности:

• Автоматическое формирование метаданных при загрузке кадрового документа;
• Контроль сроков хранения – система генерирует напоминания о предстоящем уничтожении или продлении;
• Интеграция с HR‑системами (1С:Зарплата, SAP HR) – документы автоматически попадают в архив после закрытия периода;
• Электронная подпись в режиме онлайн – без необходимости печати;
• Отчётность и аудит – готовые формы для проверок Росархива и ФНС.

Пример простого бизнес‑процесса в ELMA365:

1. HR‑менеджер загружает трудовой договор в модуль «Кадровый архив»;
2. Система автоматически присваивает тип документа и срок хранения (50 лет);
3. Запускается процесс подписания КЭП;
4. После подтверждения документ помещается в «Электронный архив» и появляется в реестре;
5. Каждый год система отправляет уведомление о проверке целостности файлов.

Практические советы и чек‑лист

Чтобы архив отдела кадров работал без сбоев, рекомендуется следовать следующему чек‑листу:

Подготовительный этап

• Сформировать политики документооборота с учётом требований Приказа Росархива №236;
• Назначить ответственного за архив (архивариус) и определить его полномочия;
• Провести инвентаризацию текущих кадровых документов (печатных и электронных).

Организация хранения

• Разделить документы по типу и сроку хранения (создать отдельные «корзины» в системе ELMA365);
• Обеспечить физическое хранение (если есть печатные копии) в условиях, соответствующих ГОСТ 7.0‑2008;
• Настроить резервное копирование электронных архивов (минимум 3 копии: локальная, облачная, офлайн).

Контроль и аудит

• Регулярно (раз в квартал) проверять соответствие метаданных реальному содержимому;
• Вести журнал доступа к архиву (кто, когда, какой документ открыл);
• Подготовить «пакет документов для проверки» заранее – это ускорит работу проверяющих органов.

Уничтожение просроченных документов

• Сформировать план утилизации по истечении сроков (согласно ФЗ «Об архивном деле»);
• Провести утилизацию под контролем независимого эксперта или уполномоченного органа;
• Сохранить протокол утилизации в электронном виде в архиве.

Архивы отдела кадров – это не просто хранилище бумаг, а стратегический ресурс, который
обеспечивает юридическую защиту компании, упрощает проверку со стороны контролирующих органов
и помогает эффективно управлять персоналом. Соблюдение законодательных требований,
правильный выбор формы хранения (печатная или электронная) и внедрение автоматизированных
решений, таких как ELMA365 КЭДО, позволяют сократить издержки, минимизировать риски и
поддерживать порядок в документальном фонде даже в крупных организациях с тысячами сотрудников.

Помните, что регулярный мониторинг изменений в нормативных актах и своевременное обновление
внутренних регламентов – залог безупречной работы архивного отдела кадров в 2026 году и дальше.

© 2026. Все права защищены.