Дата актуализации информации: 06:48:13 ().

Согласно приказу и.о. министра труда и социальной защиты населения от 30 апреля 2026 года внесены поправки в Правила представления и получения сведений о трудовой деятельности‚ которые непосредственно влияют на процедуру сдачи трудовых договоров в архив. Ниже представлен подробный обзор актуальных требований и практических шагов для работодателей и кадровых служб.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 68‚ 81).
• Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ.
• Приказ Минтруда России от № ??? «О внесении изменений в Правила представления и получения сведений о трудовой деятельности».
• Постановление Правительства РФ от № 1475 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек и других документов‚ связанных с трудовыми отношениями».
• Внутренние нормативные акты организации (положение о делопроизводстве‚ инструкция по работе с архивом).

Что подлежит архивированию?

В архив сдаются следующие документы‚ подтверждающие трудовые отношения:

1. Трудовые договоры (включая дополнения и изменения).
2. Соглашения о переводе на другую работу‚ о совмещении должностей.
3. Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ отпуске‚ дисциплинарных взысканиях.
4. Трудовые книжки (или их электронные аналоги) и вкладыши к ним.
5. Документы‚ подтверждающие периоды работы (выписки из приказов‚ справки о стаже).
6. Сведения о выплатах (расчётные листки‚ ведомости) – при необходимости длительного хранения (например‚ для пенсионного обеспечения).

Сроки хранения

Примечание: сроки могут быть изменены в зависимости от отраслевых особенностей или внутренних нормативов организации.

Этапы сдачи в архив

Подготовка документов

• Проверка completeness: наличие всех подписей‚ дат‚ реквизитов сторон.
• Приведение к единому формату (А4‚ шрифт Times New Roman 12 pt‚ межстрочный интервал 1‚5).
• Нумерация страниц и прошивание (если документ многостраничный).
• Создание описи: номер дела‚ наименование документа‚ дата составления‚ ФИО сотрудника‚ подразделение.

Формирование дела

• Каждое трудовое отношение оформляется отдельным делом (или объединяется в одно дело по сотруднику‚ если хранение ведётся по личным делам).
• В дело включаются: трудовой договор‚ все дополнительные соглашения‚ приказы‚ связанные с приёмом/увольнением/переводом‚ копия трудовой книжки (или выписка из неё).
• На первой странице дела помещается лист‑описание с перечнем вложенных документов.

Регистрация в системе учёта

• В электронном журнале учета архивных дел указываются: номер дела‚ дата принятия на хранение‚ ответственный сотрудник‚ срок хранения.
• При использовании электронного документооборота (ЭДО) – загрузка сканов или оригинальных электронных версий в систему с присвоением уникального идентификатора (UUID).

Передача в архив

• Физические документы передаются в отдел архива организации или в государственный архив (в зависимости от внутренних правил).
• Оформляется акт приёма‑передачи‚ подписываемый представителем отдела кадров и архивариусом.
• Электронные копии сохраняются в защищённом хранилище с резервным копированием и контролем доступа (ролевая модель‚ журналы аудита).

Контроль и периодическая проверка

• Ежегодно проводится инвентаризация проверок и состояние документов‚
• При выявления недостатков (повреждений‚ утраты) составляется акт и принимаются меры по восстановлению (запрос дубликата у сотрудника‚ восстановление из резервной копии).

Особенности электронного архивирования

С 2025 года в России активно развивается электронное делопроизводство‚ что отражено в поправках от :

• Трудовой договор‚ подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП)‚ имеет равную юридическую силу с бумажным вариантом и может храниться исключительно в электронном виде.
• Требования к формату файлов: PDF/A‑2b (или выше) для долгосрочного хранения‚ обеспечение поиска по тексту (OCR) при сканировании бумажных оригиналов.
• Метаданные должны включать: тип документа‚ дата создания‚ дата подписания‚ идентификатор стороны (СНИЛС‚ ИНН сотрудника)‚ хеш‑сумма для контроля целостности.
• Система хранения должна обеспечивать:
• Контроль доступа на основе ролей (HR‑специалист‚ руководитель‚ архивариус‚ аудитор).
• Журналирование всех операций (просмотр‚ скачивание‚ изменение).
• Резервное копирование минимум два раза в день с географическим разнесением.
• Защиту от несанкционированного изменения (WORM‑хранилище или аналогичные технологии).

Ответственность за нарушение порядка архивирования

Нарушение требований по хранению трудовых договоров может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 50 000 руб для должностных лиц‚ от 50 000 до 200 000 руб для организаций).
• Гражданско‑правовые последствия: невозможность подтвердить стаж работы при назначении пенсии‚ выплате пособий‚ что может привести к искам сотрудников.
• Репутационные риски при проверках государственных инспекций труда и Федеральной налоговой службы.

Рекомендации по оптимизации процесса

1. Внедрить единую систему электронного документооборота с модулем архива (например‚ «1С:Документооборот»‚ «Directum»‚ «Docsvision»).
2. Автоматизировать формирование описи и генерацию актов приёма‑передачи при помощи шаблонов и скриптов.
3. Проводить обучение сотрудников отдела кадров правилам работы с КЭП и электронными архивами не реже одного раза в год.
4. Установить внутренний регламент‚ определяющий ответственных за каждый этап (подготовка‚ регистрация‚ передача‚ контроль).
5. Регулярно проводить аудит архива: проверять целостность файлов‚ актуальность метаданных‚ соблюдение сроков хранения.
6. При переходе на электронное хранение обеспечить обратную совместимость: оставить бумажные копии в течение переходного периода (не менее 2 лет) для страхования от технических сбоев.

Сдача трудовых договоров в архив – важная составляющая кадрового документооборота‚ обеспечивающая защиту прав работников и соблюдение законодательных требований работодателем. Изменения‚ внесённые приказом и.о. министра труда и социальной защиты населения от ‚ акцентируют внимание на переход к электронным формам хранения‚ ужесточают контроль за целостностью данных и уточняют сроки сохранения различных видов документов.

Соблюдение представленного порядка позволит организации минимизировать риски штрафов и судебных споров‚ обеспечить прозрачность кадрового учета и упростить взаимодействие с государственными органами (Пенсионный фонд‚ ФСС‚ налоговая инспекция). Рекомендуется уже сейчас начать переход на электронное архивирование‚ используя проверенные СЭД и соблюдая требования к защите персональных данных.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации‚ доступной на 06:48:13.