Дата актуализации: 12 июля 2026 г.

В любой организации, будь то крупное предприятие, небольшая фирма или государственное учреждение,
ведётся постоянный поток документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников.
Правильное оформление, хранение и последующее использование этих документов – важный элемент
кадровой политики, который обеспечивает соблюдение трудового законодательства, защищает интересы
как работодателя, так и работников, а также упрощает процесс аудита и контроля.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регламентирующие архивирование трудовых документов в России:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации»;
• Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении формы СТД‑Р и СТД‑СФР»;
• Приказ ФНС России № 2н от «Об электронных трудовых книжках»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».

Классификация документов о трудовой деятельности

Документы делятся на несколько групп в зависимости от их содержания и срока хранения:

Основные кадровые документы

• Трудовой договор (контракт) и его дополнения;
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда;
• Электронная или бумажная трудовая книжка (СТД‑Р, СТД‑СФР);
• Справки о доходах (форма 2‑НДФЛ) и расчётах с сотрудником.

Документы, связанные с охраной труда

• Аттестационные листы и сертификаты;
• Протоколы инструктажей и обучения;
• Журналы учёта несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Документы, касающиеся социального обеспечения

• Справки о стаже и пенсионных начислениях;
• Документы по выплате пособий (по беременности, по уходу за ребёнком и др.);
• Сведения о страховых взносах в ПФР, ФСС и др.

Прочие документы

• Результаты аттестаций и оценок эффективности;
• Документы о командировках, отпусках, отгулах;
• Корреспонденция, связанные с трудовыми вопросами.

Сроки хранения трудовых документов

Сроки хранения определяются в зависимости от типа документа и требований законодательства:

1. Трудовые договоры и приказы о приёме/увольнении: 5 лет после прекращения трудовых отношений.
2. Трудовые книжки (включая электронные): сохраняются в течение всей жизни сотрудника и 5 лет после её смерти.
3. Документы по охране труда: 5 лет после окончания действия (для несчастных случаев – 5 лет, для профессиональных заболеваний – 10 лет).
4. Документы по социальному обеспечению: 5 лет после окончания расчётного периода.

Формы и способы архивирования

Бумажный архив

Традиционный способ, требующий организации специализированных архивных помещений, соблюдения условий
температурного и влажностного режима, а также обеспечения доступа только уполномоченным лицам.

• Папки и коробки с маркировкой (по ФИО, дате, типу документа);
• Контроль доступа (замки, охранные системы);
• Регулярные проверки состояния документов (проверка на износ, плесень, повреждения).

Электронный архив

Современный подход, позволяющий хранить документы в цифровом виде, упрощать поиск и обеспечивать более высокий уровень защиты.

• Системы электронного документооборота (ЭДО) – 1С:Документооборот, SAP, Microsoft SharePoint и др.;
• Электронные подписи и шифрование для гарантии подлинности и конфиденциальности;
• Резервное копирование (локальное + облачное) с соблюдением принципа 3‑2‑1 (три копии, два носителя, один оф‑лайн).

Гибридный подход

Комбинация бумажных и электронных архивов, когда оригиналы храняться в бумажном виде, а сканы – в электронном.
Такой метод часто применяется для соблюдения требований к оригиналам (например, подписи в оригинале).

Организация доступа к архиву

Для эффективного использования архива необходимо установить чёткие правила доступа:

1. Классификация доступа: разграничение прав (HR‑специалисты, бухгалтерия, руководители, проверяющие органы).
2. Регистрация запросов: журнал запросов, фиксирующий кто, когда и какие документы запрашивал.
3. Контроль изменения: любые изменения в электронных документах фиксируются в журнале аудита.
4. Обучение персонала: периодическое обучение сотрудников правилам работы с архивом и защите персональных данных.

Требования к сохранности и защите данных

С учётом требований ФЗ «О персональных данных» и ТК РФ необходимо обеспечить:

• Шифрование персональных данных в электронных хранилищах;
• Регулярные аудиты безопасности (проверка уязвимостей, тесты на проникновение);
• Контроль физических условий хранения бумажных документов (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Наличие плана восстановления после чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение, кибератака).

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

С 2023 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК) на основе форм
СТД‑Р и СТД‑СФР. Преимущества ЭТК:

• Уменьшение бумажного оборота;
• Автоматическое обновление данных в реальном времени;
• Упрощённый доступ для государственных органов (ПФР, ФСС, инспекции труда);
• Повышенная надёжность за счёт цифровой подписи и резервного копирования.

Для успешного внедрения ЭТК рекомендуется:

1. Подготовить техническую инфраструктуру (серверы, программное обеспечение, сертификаты ЭЦП);
2. Обучить HR‑персонал работе с системой;
3. Провести пилотный запуск на небольшом подразделении и собрать обратную связь;
4. Внести изменения в внутренние регламенты и процедуры.

Контроль и аудит архивных документов

Регулярный аудит позволяет убедиться в соответствии архивных процессов требованиям законодательства.

• Внутренний аудит: проводится отделом внутреннего контроля раз в год;
• Внешний аудит: обязательный при проверках со стороны государственных органов (Трудовая инспекция, ФНС, ПФР);
• Контрольные листы: проверка наличия оригиналов, корректности сроков хранения, целостности электронных файлов.

Архив документов о трудовой деятельности – это не просто хранилище бумаг, а стратегический ресурс,
который обеспечивает правовую защищённость компании и её сотрудников. Современные технологии позволяют
перейти от традиционного бумажного архива к гибридным и полностью электронным решениям, повышая эффективность
управления персоналом и снижая риски потери данных. При этом важно строго соблюдать законодательные требования,
организовать надёжный контроль доступа и регулярно проводить аудиты, чтобы система архивирования оставалась
надёжной и соответствующей текущим нормативам.

Ключевые слова: архив трудовых документов, электронная трудовая книжка, СТД‑Р, СТД‑СФР, хранение кадровых документов, защита персональных данных.