Архивная работа в органах внутренних дел (МВД) – это система мероприятий, направленных на сохранение, учет, хранение и использование документальных материалов, имеющих историческую, правовую и социальную ценность. Данная статья подробно рассматривает правовые основы, организационную структуру и основные обязанности архивов МВД, а также порядок их взаимодействия с другими подразделениями ведомства.

Правовое и нормативное регулирование

Система архивной работы в МВД регулируется рядом федеральных законов, постановлений и внутренних приказов, среди которых:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятия «архив», «архивный документ», «архивный фонд» и устанавливает порядок их хранения.
• Приказ МВД РФ от  № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД РФ» – конкретизирует порядок передачи дел, классификации, учёта и обеспечения сохранности архивных материалов.
• Инструкция по документационному обеспечению в системе органов внутренних дел РФ – регламентирует формирование и оформление дел, их передачу в архив.

Эти нормативные акты образуют правовую основу, на которой строятся все процессы архивного дела в МВД.

Организационная структура архивов МВД

В системе МВД функционируют несколько уровней архивных подразделений:

1. Центральный архив МВД России (ЦА МВД России) – главный архивный центр, отвечающий за формирование, хранение и использование документов Архивного фонда РФ, а также за контроль над региональными архивами.
2. Главный информационно‑аналитический центр (ГИАЦ) МВД России – обеспечивает автоматизацию архивных процессов, ведёт АИПС (автоматизированную информационно‑поисковую систему).
3. Региональные и линейные архивы – подразделения в субъектах РФ, в управленческих округах и в линейных управлениях (например, Восточно‑Сибирское и Забайкальское линейные управления внутренних дел на транспорте).
4. Специальные фонды – подразделения, где хранятся документы ограниченного доступа (секретные, особо ценные, уникальные).

Основные обязанности архивов МВД

Обязанности архивных подразделений можно разделить на несколько ключевых направлений.

Приём и передача документов

• Подготовка дел к передаче на архивное хранение в соответствии с инструкцией по документообороту.
• Осуществление контроля за полнотой и правильностью комплектования дел.
• Ведение журнала приёма‑передачи и оформление актов передачи.

Классификация и учет

• Классификация архивных документов по тематическим, хронологическим и юридическим признакам.
• Ведение единого реестра архивных документов (ЭК – экспертная комиссия, БД – база данных).
• Обеспечение доступа к учётной информации через АИПС и другие информационные системы.

Обеспечение сохранности и режима секретности

• Контроль за условиями хранения (температура, влажность, защита от пожара и влаги).
• Организация специальных помещений для документов с ограниченным доступом.
• Поддержание режима секретности, включая:
  • Установление и продление сроков засекречивания;
  • Снятие грифа секретности (рассекречивание) после истечения установленных сроков;
  • Экспертиза ценности документов для определения их статуса (особо ценный, уникальный).

Научно‑справочный аппарат

• Создание и поддержание каталожных описаний, реферативных и сигнальных баз данных.
• Подготовка справочных материалов для исследователей, историков и правозащитных организаций.
• Обеспечение доступа к архивным документам в рамках установленного режима (публичный, ограниченный, закрытый).

Экспертиза ценности документов

• Проведение экспертизы для определения исторической, культурной и научной ценности документов.
• Классификация документов как «особо ценные», «уникальные» и их включение в постоянный архивный фонд.
• Подготовка заключений экспертизы для дальнейшего использования в судебных и исследовательских процессах.

Организация использования архивных материалов

• Обеспечение запросов от сотрудников МВД, судов, научных учреждений и граждан.
• Контроль за соблюдением правовых ограничений при предоставлении доступа к документам.
• Ведение статистики использования архивных фондов.

Порядок выполнения архивных обязанностей

Процесс передачи дел в архив

1. Подготовка дел к передаче (закрытие, проверка комплектности).
2. Составление акта передачи и внесение сведений в журнал приёма‑передачи.
3. Классификация документов согласно классификатору МВД.
4. Регистрация в реестре архивных документов (БД, АИПС).
5. Перемещение в архивное хранилище с соблюдением условий сохранности.

Учет и контроль

Учет ведётся в электронных и бумажных формах. Основные элементы учёта:

• Уникальный идентификатор документа;
• Дата и номер акта передачи;
• Классификационный код;
• Режим доступа (секретный, ограниченный, открытый);
• Состояние сохранности (оценка физического состояния).

Обеспечение режима секретности

Для документов, подпадающих под режим секретности, применяется следующая процедура:

1. Определение уровня секретности (Секретно, Особая тайна и т.д.).
2. Размещение в специально оборудованных помещениях.
3. Регистрация в реестре секретных документов;
4. Периодический пересмотр сроков засекречивания.
5. Проведение экспертизы на рассекречивание и оформление соответствующего акта.

Роль Центрального архива МВД России

Центральный архив (ЦА МВД России) выполняет функции:

• Координация работы всех региональных архивов.
• Разработка методических рекомендаций и стандартов архивного дела.
• Ведение единой национальной базы архивных фондов МВД.
• Организация научно‑справочной деятельности и публикаций.
• Контроль за соблюдением требований по сохранности и секретности.

Профессиональные компетенции архивных работников МВД

Для эффективного выполнения обязанностей сотрудники архивных подразделений должны обладать:

1. Знанием нормативно‑правовой базы (законы, приказы, инструкции).
2. Навыками классификации, учёта и каталогизации документов.
3. Пониманием принципов сохранения различных типов носителей (бумага, микрофильм, электронные файлы).
4. Умением работать с автоматизированными системами (АИПС, электронные реестры).
5. Знаниями в области обеспечения режима секретности и проведения экспертизы ценности.
6. Способностью консультировать запросивших документы о правовых ограничениях и порядке доступа.

Архивная работа в Министерстве внутренних дел России – это сложный и многоуровневый процесс, который обеспечивает сохранение исторической и правовой памяти государства. Обязанности архивов включают приём и передачу документов, их классификацию, учёт, обеспечение сохранности и режима секретности, экспертизу ценности, а также предоставление доступа к материалам в соответствии с установленными правилами. Выполнение этих функций гарантирует надёжную защиту документального наследия и поддерживает эффективность работы всех подразделений МВД.

Источник: В. Н. Цимбал, А. А. Крюченков. Организация архивной работы в органах внутренних дел. Краснодар: Краснодарский университет МВД России, 2020. ISBN 978‑5‑9266‑1617‑7.