Архивная система Республики Казахстан представляет собой сложную иерархическую структуру‚ обеспечивающую хранение‚ учет и предоставление документов‚ касающихся прав граждан‚ истории страны и деятельности государственных органов․ На сегодняшний день () основной вектор развития архивного дела — это цифровизация и перевод услуг в онлайн-формат через портал «Электронное правительство» (egov․kz)․

Основные виды архивов и их компетенция

Поиск нужного документа начинается с понимания‚ в каком именно архиве он может находиться․ В Казахстане существует несколько ключевых типов архивов:

• Национальный архив Республики Казахстан (Национальный мұрағат) — главное наукоемкое и методическое центр архивной сети страны․ Хранит наиболее ценные фонды национального значения․
• Центральный государственный архив РК (ЦГА РК) — расположен в г․ Алматы (пр-т Абая‚ 39)․ Основной хранитель документов дореволюционного и советского периодов‚ фондов партийных‚ советских и хозяйственных органов․
• Областные‚ городские (Астана‚ Алматы‚ Шымкент) и районные архивы, хранят документы местных органов управления‚ предприятий и организаций соответствующих территорий․ Пример: Государственный архив Восточно-Казахстанской области и его филиалы․
• Специализированные ведомственные архивы:
  • Архив МВД РК, справки по личным делам‚ уголовным делам‚ архивы ГУВД/РУВД․
  • Архив Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генпрокуратуры (КПСИСУ ГП) — документы прокуратуры‚ суда‚ следственных органов․
  • Архив Президента Республики Казахстан — документы высшего должностного лица государства․
  • Архивы министерств и ведомств (Обороны‚ Внутренних дел‚ Иностранных дел и др․)․
• ЗАГС-архивы (Архивы актов гражданского состояния) — хранят записи о рождении‚ браке‚ разводе‚ смерти‚ усыновлении․ Это отдельная система‚ подчиненная Министерству юстиции․

Как получить архивную справку онлайн (через eGov․kz)

Наиболее удобный и быстрый способ — заказ услуги через портал «Электронное правительство» (egov․kz)․ Услуга называется: «Выдача архивных справок и/или копий архивных документов»․

Пошаговая инструкция:

1. Авторизация: Войдите на портал egov․kz‚ используя ЭЦП (электронную цифровую подпись) или SMS-пароль (требуется предварительная регистрация в базе «Мобильный гражданин» / Mobile ID)․
2. Поиск услуги: В разделе «Услуги» / «Правовая помощь» найдите «Выдача архивных справок»․ Выберите нужного исполнителя (областной архив‚ архив МВД‚ КПСИСУ ГП и т․д․)․
3. Заполнение заявки: Заполните все обязательные поля․ Важно точно указать:
   • ФИО лица (по которому запрашивается справка);
   • Дату и место рождения/события;
   • Цель получения справки (пенсионное оформление‚ подтверждение стажа‚ генеалогия‚ судебные дела и т․д․);
   • Тип документа (справка‚ копия дела‚ выписка)․
4. Прикрепление документов: Сканируйте и прикрепите копии удостоверения личности‚ документов‚ подтверждающих родственные связи (если заказываете не для себя)‚ доверенности (если действует представитель)․
5. Подписание и отправка: Подпишите заявку ЭЦП или через SMS-пароль․ Нажмите «Заказать услугу онлайн»․
6. Получение результата: Готовая справка придет в личный кабинет на портале или на email․ Также можно выбрать получение бумажного варианта в ЦОН (Центре обслуживания населения) или по почте․

Сроки: Обычно от 3 до 10 рабочих дней в зависимости от сложности поиска и загруженности архива․ Платные услуги (ускоренный поиск‚ сложные генеалогические запросы) оплачиваются через личный кабинет․

Специфические виды архивных запросов

Подтверждение трудового стажа и заработной платы (для пенсии)

Частая причина обращения — отсутствие записей в трудовой книжке или утерянные архивы предприятий (ликвидированных колхозов‚ совхозов‚ заводов)․ Документы ищутся в:

• Областных/районных архивах (фонды ликвидированных предприятий);
• Архивах действующих правопреемников предприятий;
• Фондах пенсионных фондов (исторические данные)․

Совет: Указывайте в заявке максимально точно: название предприятия на момент работы‚ структурное подразделение‚ период работы․

Генеалогические исследования

Для составления родословной обращаются в ЦГА РК (г․ Алматы) и областные архивы․ Основные фонды:

• Метрические книги (рождение‚ брак‚ смерть) до 1920-х годов;
• Ревизские сказки (XVIII–XIX вв․);
• Списки жителей‚ семейные списки;
• Документы духовных управлений (мусульманские и православные метрики)․

В ЦГА РК работает консультативный пункт по генеалогии․ Адрес: 050000‚ г․ Алматы‚ пр-т Абая‚ 39‚ Email: info@cga;kz․

Архивные справки адресов (Регистрационный код адреса)

Услуга «Архивные сведения адресов по РК» позволяет получить официальное подтверждение факта регистрации по адресу в прошлом․ На портале egov․kz нужно ввести Регистрационный код адреса․ Ответ приходит в течение нескольких минут․

Справки из архивов МВД и Генпрокуратуры

• МВД: Справки об отсутствии/наличии судимости‚ копии уголовных дел‚ архивы личных дел сотрудников полиции․
• КПСИСУ ГП: Документы по уголовным делам‚ материалам проверок‚ реhabilированным лицам․

Заказываются аналогично через egov․kz‚ выбирая соответствующего исполнителя․

Электронные ресурсы и цифровые библиотеки

Для предварительного самостоятельного поиска существуют открытые базы данных:

• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) / Электронный архив ЦГА РК — позволяет просматривать оцифрованные указатели и отдельные фонды удаленно․ Доступен через сайт ЦГА РК․
• Указатели ЦГА РК — онлайн-поиск по описям фондов (номер фонда‚ описи‚ дела)․
• Генеалогический форум ВГД (Всероссийское генеалогическое древо), раздел «Архивы Казахстана» (Категория 483)‚ где исследователи делятся опытом‚ контактами архивистов и ссылками на инвентаризацию․
• Сайт Национального архива РК — новости‚ нормативная база‚ график приема граждан․

Очный прием граждан и контакты

Несмотря на цифровизацию‚ сложные запросы (просмотр дел в читальном зале‚ консультации по указателям) требуют личного визита или направления почтового запроса․

Ключевые контакты:

Нормативная правовая база

Деятельность архивов регулируется:

• Закон РК «Об архивном деле и архивах» (основной закон);
• Правила предоставления архивных документов для пользования (утверждены Постановлением Правительства);
• Тарифы на платные архивные услуги (поиск‚ копирование‚ заверение копий‚ генеалогические исследования);
• Нормативные акты Министерства культуры и информации РК (курирует архивную сферу)․

Частые проблемы и советы по их решению

Система архивов граждан Казахстана на года прошла путь от бумажных картотек к единой цифровой экосистеме egov․kz․ Главный принцип работы сегодня — «Онлайн по умолчанию»․ Гражданам больше не нужно стоять в очередях: авторизация через ЭЦП или SMS-пароль‚ выбор исполнителя (областной архив‚ МВД‚ Генпрокуратура‚ ЦГА) и оплата услуг происходят в одном окне․

Однако для глубоких исторических и генеалогических исследований роль физических архивов (ЦГА РК в Алматы‚ областные хранилища) и специализированных ресурсов (ЭБИД‚ форум ВГД) остается критически важной․ Успешный поиск документа зависит от точности исходных данных (ФИО‚ даты‚ место‚ название организации) и правильного выбора архива-исполнителя․

Краткий чек-лист перед подачей заявки:

1. Есть ли действующая ЭЦП или доступ к Mobile ID (SMS-пароль)?
2. Точно ли известны ФИО (включая прежние фамилии)‚ дата рождения‚ место события?
3. Определен ли правильный архив (территориальный или ведомственный)?
4. Приготовлены ли сканы удостоверения личности и документов‚ подтверждающих родство/полномочия?
5. Указана ли цель получения справки (пенсия‚ суд‚ наследство‚ генеалогия)?

Помните: Архивная справка — это официальный документ строгой отчетности‚ имеющий юридическую силу․ Качество заполнения заявки определяет скорость и результат поиска․