Архивная система Министерства внутренних дел Республики Беларусь (МВД РБ) представляет собой сложную иерархическую структуру, обеспечивающую сохранение, учет и использование документов, образовавшихся в ходе деятельности органов внутренних дел. Ключевую роль в обеспечении информационного обмена с гражданами и организациями играют Информационные центры (ИЦ), созданные при главных управлениях МВД по областям и Минску. В данной статье подробно рассматривается устройство архива ИЦ МВД по РБ, предоставляемые услуги и порядок получения архивных справок.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность архивов МВД РБ регулируется рядом нормативных правовых актов:

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и архивах»;
• Закон Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации»;
• Указ Президента РБ № 200 «Об улучшении работы с обращениями граждан»;
• Внутренние приказы и распоряжения Министра внутренних дел РБ, регулирующие работу информационных центров и архивных фондов.

Важно отметить, что архивные документы МВД, содержащие сведения, составляющие государственные тайны или иную охраняемую законом тайну, подлежат особому учету и хранению в соответствии с законодательством.

Структура архивного фонда ИЦ МВД

Архивные фонды Информационных центров формируются за счет документов, поступивших из:

1. Территориальных органов МВД (РУВД, ГУВД, ОВД, РОВД);
2. Подведомственных организаций и подразделений (полиция, ГАИ, ДПС,/migrations service и др.);
3. Ликвидированных или реорганизованных структур МВД (в т.ч. архивы бывшего МВД БССР, МВД СССР на территории Беларуси).

Основные категории документов, хранящихся в архивах ИЦ:

• Дела уголовных процессов (по истечении сроков хранения в следственных подразделениях);
• Материалы административных правонарушений;
• Кадровые документы (личные дела сотрудников, служебные списки, пенсионные дела);
• Учетно-регистрационные документы (книги учета судимостей, паспортные столы, учет мигрантов);
• Документы оперативно-розыскной деятельности (с соблюдением режима секретности);
• Статистическая отчетность и аналитические справки за разные периоды.

Функции Информационных центров (ИЦ) МВД по РБ

Информационные центры являются главными операторами по предоставлению государственных услуг в сфере архивного дела для физических и юридических лиц. К их ключевым функциям относятся:

• Прием и регистрация запросов от граждан, адвокатов, нотариусов, судов, государственных органов;
• Поиск и подготовка архивных справок о наличии (отсутствии) судимости, о судимостях за определенные статьи, о реабилитации;
• Выдача копий документов (выписок, дубликатов) из архивных дел;
• Научная и практическая экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения;
• Научно-техническая обработка фондов (опись, оцифровка, ввод в автоматизированные базы данных);
• Консультирование заявителей по вопросам составления запросов и необходимых документов.

Примечание: По данным открытых источников (например, юбилей ИЦ УВД облисполкома в 2021 году), сотрудники центров ежедневно работают со статданными и архивными запросами, обеспечивая высокую оперативность и точность предоставляемых сведений.

Порядок обращения в Архив ИЦ МВД по РБ

Кто имеет право на доступ?

Доступ к архивным документам предоставляется в соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле и архивах»:

• Граждане — в отношении документов, касающихся их личных прав и законных интересов;
• Наследники и законные представители — при наличии документов, подтверждающих полномочия;
• Государственные органы, суды, прокуратура, следственные органы — в порядке, установленном законодательством;
• Исследователи — для научных целей (документы со снятыми ограничениями доступа, обычно по истечении 30-75 лет).

Необходимые документы для подачи запроса

Для получения архивной справки или копии документа необходимо предоставить:

1. Заявление (запрос) установленного образца (можно заполнить на месте или заранее);
2. Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РБ, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство);
3. Документы, подтверждающие родственные или иные правовые отношения (свидетельства о рождении/браке/смерти, завещания, доверенности нотариальные), при запросе чужой информации;
4. Квитанция об оплате госпошлины (если услуга предоставляется на платной основе в соответствии с Налоговым кодексом РБ).

Способы обращения

• Лично: в приемной Информационного центра по месту жительства или по месту нахождения архива.
• Почтой: заказным письмом с вложением нотариально заверенной копии паспорта и квитанции об оплате.
• Через Единый портал электронных услуг (portal.gov.by): для заказа справок об отсутствии/наличии судимости (доступно для авторизованных пользователей).
• Через нотариуса/адвоката: по нотариальному или адвокатскому запросу.

Электронные ресурсы и цифровизация (ЭБИД)

Важным этапом модернизации стал переход к электронному документообороту и созданию Электронной библиотеки исторических документов (ЭБИД). На портале ЭБИД (или смежных ресурсах МВД) доступны:

• Указатели и описи фондов Архива МВД Республики Беларусь;
• Цифровые копии документов, снятых с ограничений доступа;
• Тематические подборки к значимым датам истории органов ВНД/МВД Беларуси.

Это позволяет исследователям и гражданам предварительно определить номера дел и фондов перед личным обращением в читальный зал или отправкой почтового запроса.

Типовые адреса и контакты ИЦ по регионам

Информационные центры функционируют в каждом областном центре и в г. Минске. Ниже приведены примеры адресации (актуальные контакты и часы работы необходимо уточнять на официальном сайте МВД РБ в разделе «Структура» -> «Территориальные органы» или по телефону доверенного лица):

Важно: Архивные фонды могут находиться не непосредственно в здании ИЦ, а в отдельных архивных корпусах (например, Городские государственные архивы, Oblastные архивы), куда документы передаются на постоянное хранение по истечении установленных сроков (обычно 10-20 лет для дел оперативного учета и 75 лет для личных дел). ИЦ координирует поиск и выдачу.

Сроки предоставления услуг

Согласно административным регламентам:

• Справка о судимости (форма 1-б/у): до 30 дней (обычно 3-10 рабочих дней при личном обращении);
• Архивная справка (поиск документа в фондах): до 1 месяца (с возможностью продления до 3 месяцев при сложном поиске);
• Выдача копий документов: в течение срока, указанного в ответе на запрос.

Особенности доступа к историческим фондам (репрессии, ГУЛАГ, военные части)

Особую категорию составляют документы о политических репрессиях, деятельности органов НКВД-МВД-БГБ в 1920–1950-х гг., а также архивы лагерей ГУЛАГ на территории Беларуси (Озерлаг, Южлаг, Ангарлаг и др.).

• Доступ к делам репрессированным предоставляется на основании Закона РБ «О реабилитации жертв политических репрессий».
• Поиск по этим фондам часто ведется совместно с Национальным архивом Республики Беларусь и Архивом КГБ РБ.
• Сведения о местонахождении конкретных лагерных фондов (например, Тайшет, Йошкар-Ола — это уже территории РФ, документы там хранятся в региональных архивах РФ или ЦА ФСБ/МВД России) требуют межведомственного взаимодействия.

Частые ошибки при обращении и советы

1. Неполные ФИО и даты: Обязательно указывайте все известные варианты фамилий (девичьи, после брака), точное место и дату рождения.
2. Обращение не в тот регион: Запрос нужно направлять в ИЦ по месту проживания человека на момент события (суда, призыва, регистрации) или по месту хранения фонда.
3. Отсутствие доверенности: При обращении за третьим лицом нотариальная доверенность обязательна (кроме адвокатов и нотариусов по их запросам).
4. Игнорирование ЭБИД: Предварительный поиск в электронных указателях сэкономит время на уточнение номера фонда, описи и дела.

Архив Информационного центра МВД по Республике Беларусь — это не просто хранилище бумаг, а высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации, касающейся их прав и свобод. Благодаря внедрению электронных сервисов (Единый портал, ЭБИД) и стандартизации административных процедур, получение архивных справок и копий документов становится все более доступным и прозрачным.

Рекомендация: Перед поездкой или отправкой почтового запроса обязательно посетите официальный сайт mvd.gov.by (раздел «Гражданам» -> «Получение справок» или «Обращения граждан») для получения актуальных реквизитов, бланков заявлений и режима работы конкретного ИЦ.

Статья подготовлена на основе открытых данных нормативных актов РБ, информации с официального портала МВД РБ и ресурсов ЭБИД. Актуальна на .