Дата актуализации: 19:15:42

Общие сведения об архивной системе России

Архивная система Российской Федерации представляет собой сложную сеть федеральных, региональных и муниципальных архивов, объединённых единой правовой базой и информационной инфраструктурой. Основные задачи архивов:

• сохранение документального наследия страны;
• обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, государственных органов и широкой общественности;
• развитие открытых данных и цифровых сервисов.

Ключевым нормативным актом, регулирующим открытость архивных данных, является Указ Президента РФ от 7 мая 2012 г. № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», пункт 2 которого предписывает размещать информацию о деятельности государственных органов в сети Интернет в форме открытых данных.

Федеральное архивное агентство (Росархив)

Федеральное архивное агентство (ФАА) – центральный орган, координирующий работу всех государственных архивов. На его официальном сайте размещены:

• реестр открытых данных в формате CSV;
• информационно‑поисковые системы (ГИС УИАД, Единый портал «Архивы России»);
• методические материалы и нормативные акты.

ГИС УИАД (Государственная информационная система управления архивными данными)

Создана ФАА с целью формирования единого централизованного доступа к архивным сведениям через сеть Интернет. Система объединяет:

1. каталоги архивных фондов;
2. электронные описные карточки;
3. поисковые сервисы по документам разных уровней (федеральный, региональный, муниципальный).

Единый портал «Архивы России»

Портал представляет собой поисковую систему, совмещающую базы архивных документов различных регионов. На портале можно:

• выполнять поиск по ключевым словам, датам, типам документов;
• просматривать электронные описания (ЭО) архивов;
• заказывать копии документов и получать консультацию от архивных специалистов.

Открытые данные и базы данных архивов

Реестр открытых данных ФАА

В реестре (доступном в формате CSV) перечислены все наборы открытых данных, публикуемых архивными учреждениями. Среди них:

• каталоги фондов;
• списки рассекреченных дел;
• метаданные электронных описей.

База данных рассекреченных дел и документов

В декабре 2013 г. ФАА разместила на отраслевом портале «Архивы России» базу данных рассекреченных дел. С её помощью пользователи могут:

• получать доступ к документам, снятым с государственной тайны;
• изучать материалы, связанные с важными историческими событиями (например, Крымская конференция 1945 г.).

Электронные описные карточки (ЭО) отдельных архивов

Примером специализированной базы данных является База данных электронных описей архива Российского государственного военно‑исторического архива (РГВИА). В ней содержатся:

• полные метаданные по более чем 2 млн. дел XIX‑XXI вв.;
• ссылки на оцифрованные документы (сканы, фото, аудио‑ и видеоматериалы);
• инструменты для построения тематических запросов.

Региональные архивы и их информационные системы

Помимо федеральных учреждений, в России функционирует более 80 региональных архивов, каждый из которых поддерживает собственные каталоги и базы данных.

Порталы региональных архивов

Примеры:

• Московский государственный архив – более 5 млн. дел, электронный каталог «МосАрхив»;
• Государственный архив Санкт‑Петербурга – цифровой фонд «СПб‑Архив»;
• Архивы городов федерального значения (Москва, Санкт‑Петербург, Севастополь) – отдельные базы «Путеводители по российским архивам».

Информационные системы (АИС) архивов России, Украины, Беларуси

Существует совместный каталог, охватывающий архивные фонды стран СНГ. Он позволяет сравнивать метаданные, искать документы по транснациональным темам и обмениваться оцифрованными материалами.

Открытый архив и электронные публикации

Проект «Открытый архив», реализуемый Российским историческим обществом совместно с Историко‑документальным департаментом МИД РФ, публикует в открытом доступе оцифрованные документы, в т.ч.:

• рассекреченные материалы по внешней политике;
• источники по истории дипломатических отношений;
• специальные тематические подборки (например, «Крымская конференция 1945 г.»).

Как пользоваться архивными базами данных

1. Регистрация на портале. Для получения полного доступа к некоторым документам требуется создать учетную запись.
2. Формулирование запроса. Используйте расширенный поиск: укажите тип документа, период, архив‑хранилище, ключевые слова.
3. Просмотр метаданных. На странице результата видны сведения о документе (описание, дата создания, уровень доступа).
4. Заказ копий. При необходимости можно оформить заказ на получение цифровой копии (PDF, TIFF) или оригинала.
5. Соблюдение правовых ограничений. Некоторые документы находятся под ограничением (секретность, персональные данные) – их просмотр может быть запрещён.

Перспективы развития архивных информационных систем

В ближайшие годы планируется:

• полная оцифровка фондов Государственного архива РФ (ГАРФ), где хранится около 7 млн. дел XIX‑XXI вв.;
• интеграция искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) в сканах;
• создание единой национальной поисковой платформы, объединяющей все региональные АИС;
• расширение открытых данных в формате JSON и API для разработчиков.

Архивы России и связанные с ними базы данных представляют собой уникальный ресурс, позволяющий исследовать историю страны от древних времен до современности. Благодаря инициативам Федерального архивного агентства, открытым данным и современным информационным системам, доступ к этим материалам становится всё более простым и широким. Пользователи – от учёных до обычных граждан – могут воспользоваться мощными поисковыми инструментами, получать электронные копии документов и участвовать в процессах рассекречивания исторических фактов.

Продолжая развивать цифровую инфраструктуру и открывая новые фонды, Россия укрепляет свою позицию в сфере сохранения культурного наследия и обеспечивает прозрачность исторической информации для будущих поколений.

Ссылки и ресурсы:

• Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив)
• Единый портал «Архивы России»
• ГИС УИАД
• Генеалогическое древо – портал для родословных исследований
• Российский государственный военно‑исторический архив (ЭО)