Архив – это организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов. В зависимости от уровня управления, которому архив подчиняется, выделяют государственные и муниципальные архивы.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ).
• Постановления и приказы Федерального архивного агентства (Росархив), в т.ч.:
  • «Примерное положение об архиве организации»;
  • Методические рекомендации по определению организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
  • Проект Концепции развития архивного дела в РФ на период до 2020 г.
• Статья 20 Федерального закона «Об архивном деле…» – источники комплектования государственных и муниципальных архивов.
• Региональные и муниципальные нормативные акты, регулирующие деятельность архивов органов местного самоуправления.

Виды архивов в современной системе России

Согласно методическим материалам (Инфоурок, ЛЕКЦИЯ 7 по МДК 02.02) современная система архивов представлена четырьмя типами:

1. Государственные архивы;
2. Ведомственные архивы;
3. Негосударственные архивы;
4. Муниципальные архивы.

Каждый тип включает множество учреждений, имеющих общие черты, но также существенные различия в подчинении, источниках комплектования и задачах.

Государственный архив

Определение

Государственный архив – это структурное подразделение органа государственной власти (федерального, субъектного или муниципального уровня), которое осуществляет:

• комплектование документами Архивного фонда РФ и документами временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• учёт, хранение и использование этих документов;
• подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (или муниципальный) архив.

Функции

• Сохранение документального наследия государства;
• Обеспечение доступа к информации для органов власти, научных учреждений и граждан;
• Подготовка экспертиз и заключений по вопросам правопреемства, наследства, имущественных прав;
• Участие в формировании государственной информационной политики.

Примеры

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
• Государственный архив Свердловской области;
• Архивы федеральных министерств и ведомств (ведомственные архивы, но часто рассматриваются как часть государственной системы).

Муниципальный архив

Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления (муниципального района, городского округа) или муниципальное учреждение, созданное этим органом, которое выполняет те же функции, что и государственный архив, но в пределах муниципальной территории:

• комплектование и хранение документов Архивного фонда РФ, а также иных архивных документов, образовавшихся в деятельности муниципальных органов;
• учёт и использование этих документов;
• подготовка материалов к передаче на постоянное хранение в государственный архив.

• Сохранение исторической памяти муниципального образования;
• Обеспечение правовой защищённости граждан и организаций на местном уровне (например, подтверждение прав на недвижимость, трудовые отношения);
• Поддержка муницип. управления через предоставление архивной информации для принятия решений;
• Организация публичного доступа к документам (выставки, публикации, электронные каталоги).

• Муниципальный архив города Москвы;
• Архив муниципального образования «Городской округ Мытищи»;
• Архивы районных администраций в субъектах РФ.

Источники комплектования

Согласно статье 20 Федерального закона «Об архивном деле…» и методическим рекомендациям Росархива, источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются:

• Органы государственной власти (федеральные, субъектные, местные);
• Органы местного самоуправления;
• Государственные и муниципальные учреждения (образовательные, здравоохранение, культура и др.);
• Коммерческие организации, если их документы имеют архивную ценность и подлежат передаче на постоянное хранение;
• Физические лица (личные фонды, коллекции).

Для определения конкретных источников применяются следующие этапы:

1. Анализ нормативных актов, регламентирующих создание и ведение документации;
2. Выявление организаций, образующих документы с длительным сроком хранения;
3. Составление списка организаций‑источников комплектования;
4. Утверждение списка соответствующим органом власти.

Отличия государственных и муниципальных архивов

Роль в управлении и общественной жизни

Как отмечено в Проекте Концепции развития архивного дела в РФ, архивы являются «надежным, адресным, оперативным информационным звеном управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления». Они обеспечивают:

• Право на информацию (статья 29 Конституции РФ);
• Юридическую значимость документов (доказательная сила в суде);
• Научно‑исследовательскую работу (история, генеалогия, социология);
• Культурно‑образовательную деятельность (выставки, публикации, электронные ресурсы).

Перспективы развития

Современные тенденции в архивном деле включают:

• Цифровизация фондов и создание электронных каталогов;
• Внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) для оперативного комплектования;
• Развитие сетевого взаимодействия между государственными, муниципальными и ведомственными архивами;
• Повышение доступности архивной информации через открытые данные и порталы «Госархив.рф», «Мунархив».

Эти направления позволяют архивам не только сохранять прошлое, но и активно участвовать в формировании информационного пространства страны.