Тамбовская область обладает развитой архивной системой, включающей несколько учреждений, которые хранят документы различного уровня – от муниципальных до региональных․ В последние годы все больше процессов переводятся в электронный формат, а электронная почта стала основным каналом связи между пользователями и архивными подразделениями․

Ключевые архивные структуры Тамбовской области

• Государственный архив Тамбовской области (ТОГБУ ГАТО)
  Адрес: 392000, г․ Тамбов, ул․ Советская, 107
  Телефон: 8‑4752‑72‑95‑05, 8‑4752‑71‑35‑11
  Электронная почта: gatoarh․tambov․gov․ru
• Архивный отдел управления делами Администрации города Тамбова
  Адрес: 392000, г․ Тамбов, ул․ Коммунальная, д․ 6‑б
  Телефон: 8‑4752‑79‑13‑37
  Электронная почта: post-arxivcityadm․tambov․gov․ru
• Отдел культуры и архивного дела Администрации Тамбовского района
  Адрес: 392000, г․ Тамбов, ул․ Пятницкая, д․ 8А
  Телефон: 8‑4752‑44‑45‑80
  Электронная почта: arhivr00․tambov․gov․ru

Зачем нужна электронная почта в работе архива?

Электронная почта позволяет упростить и ускорить взаимодействие с архивом․ Основные преимущества:

1. Быстрый запрос документов․ Пользователь может отправить заявку, указав реквизиты (номер дела, период, тип документа) и получить ответ в течение нескольких рабочих дней․
2. Получение копий в цифровом виде․ При необходимости архив может выслать сканированные копии по электронной почте или предоставить ссылки на файлы в облачном хранилище․
3. Учет запросов․ Все обращения фиксируются в системе, что облегчает контроль за выполнением запросов и позволяет архиву вести статистику․
4. Сокращение бумажного оборота․ Электронные заявки заменяют традиционные бумажные формы, что экономит ресурсы и время․

Как правильно оформить запрос по электронной почте

Для того чтобы ваш запрос был обработан максимально быстро, рекомендуется соблюдать следующую структуру письма:

• Тема письма: Запрос документов – [Ваше ФИО] – [Номер дела/период]
• Тело письма:
  • Полные ФИО и контактный телефон․
  • Краткое описание исследовательского проекта (чем подробнее – тем легче архиву понять ваш запрос)․
  • Точные реквизиты интересующего документа:
    • Номер дела (если известен)․
    • Период (год/даты)․
    • Тип документа (приказ, протокол, письмо, метрическая книга и т․д․)․
  • Способ получения:
    • Электронные сканы (PDF, JPG)․
    • Копии на бумаге (указать адрес доставки)․
  • Указание согласия на обработку персональных данных (по требованиям ФЗ‑152)․
• Приложения: При необходимости приложите скан копии паспорта или доверенности․

Пример письма:

Тема: Запрос документов – Иванов И․И․ – Дело № 12/2023

Уважаемые коллеги!

Меня зовут Иван Иванович Иванов, телефон: +7 -12 345‑67‑89;
Я являюсь аспирантом ТГУ, исследую историю сельского хозяйства Тамбовской области в 1930‑‑1940‑х гг․

Прошу предоставить копии следующих документов:
Дело № 12/2023 – «Приказы о распределении зерна в Тамбовском районе», 1935‑1937 гг․
Метрические книги по с․ Новое, 1932‑1939 гг․
Вариант получения: электронные сканы в формате PDF, отправить на мой e‑mail․

Согласен(на) на обработку персональных данных в соответствии с ФЗ‑152․

С уважением,
Иван Иванов

Электронный каталог (ЭЧЗ) Государственного архива Тамбовской области

Для самостоятельного поиска документов существует Электронный читальный зал (ЭЧЗ)․ Доступ к системе открывается по адресу:

https://gatoarh․tambov․gov․ru

Основные функции ЭЧЗ:

• Поиск по ключевым словам, номерам дел и датам․
• Просмотр описаний фондов и описей (фондовые листы)․
• Заказ цифровых копий непосредственно из системы․
• Отслеживание статуса вашего запроса в личном кабинете․

Для получения доступа к полному функционалу необходимо пройти регистрацию и подтвердить личность (скан паспорта)․ После подтверждения вам будет выдана учетная запись, через которую можно отправлять запросы и получать ответы․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Контактные данные для быстрой связи

Ниже собраны все основные e‑mail адреса, которые могут понадобиться при работе с архивом:

• Государственный архив Тамбовской области: gatoarh․tambov․gov․ru
• Архивный отдел управления делами Администрации города Тамбова: post-arxivcityadm․tambov․gov․ru
• Отдел культуры и архивного дела Администрации Тамбовского района: arhivr00․tambov․gov․ru
• Редакция сайта vtambove․ru (для новостей архива): moderatorvdvtambov․ru

Практические советы для исследователей

• Сохраняйте переписку․ Электронные письма могут служить подтверждением вашего запроса и сроков выполнения․
• Уточняйте стоимость копий․ Перед оплатой попросите расчёт, чтобы избежать недоразумений․
• Пользуйтесь фильтрами в ЭЧЗ․ Чем точнее запрос, тем быстрее вы найдете нужный документ․
• Следите за обновлениями сайта․ Архив регулярно публикует новости о новых оцифрованных фондах и изменениях в тарифах․

Электронная почта стала неотъемлемой частью работы архивов Тамбовской области․ Она позволяет исследователям, журналистам и обычным гражданам быстро получать доступ к историческим документам, экономя время и ресурсы․ Воспользуйтесь перечисленными контактами, зарегистрируйтесь в электронном читальном зале и начните исследовать богатое наследие региона уже сегодня․

Дата актуализации информации: