Архивная служба Ханты-Мансийского автономного округа — Югры — это ключевое государственное учреждение, обеспечивающее сохранение документального наследия региона, доступ к архивной информации для граждан и организаций, а также методологическое руководство архивным делами на территории округа. Официальный интернет-ресурс службы является главным инструментом прозрачности работы и удаленного взаимодействия с пользователями.
Официальный сайт: адрес и структура
Основной официальный ресурс Архивной службы ХМАО-Югры размещен на домене:
🌐 arhiv.admhmao.ru
Также актуальная информация дублируется на официальном портале правительства ХМАО-Югры в разделе «Архивное дело» (admhmao.ru).
Основные разделы портала
- Главная: новости архивной сферы региона, объявления, важные уведомления.
- Деятельность: нормативная база, отчеты, планы работы, лицензии, аккредитация.
- Услуги: перечень государственных и муниципальных услуг, административных регламентов, форм заявлений.
- Для граждан: инструкции по получению справок, подтверждений стажа, пенсионных прав.
- Для организаций: методические рекомендации по делопроизводству, экспертизе документов, передаче в архивы.
- Информационные ресурсы: доступ к электронным базам данных, путеводителям, описям.
- Контакты: адреса, телефоны, режим приема посетителей, карта проезда.
Ключевые функции и полномочия
Архивная служба ХМАО-Югры осуществляет свои полномочия в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональным законодательством. К основным направлениям работы относятся:
- Государственное управление в сфере архивного дела: разработка нормативных правовых актов регионального уровня, контроль за соблюдением законодательства органами власти, организациями и ы.
- Формирование и сохранение архивного фонда округа: прием документов от ведомств, организаций, лиц, обеспечивающих выполнение функций управления; контроль за состоянием хранения.
- Обеспечение доступа к архивным документам: выдача справок, выписок, копий; организация пользовательских залов; удаленное предоставление информации через портал.
- Методологическая помощь: консультирование создателей документов по вопросам делопроизводства, номенклатур, сроков хранения, экспертизы ценности документов.
- Научная и просветительская работа: публикация документов, проведение выставок, конференций, работа с молодежью (патриотическое воспитание).
Электронные сервисы и «Госуслуги»
Современная деятельность службы немыслима без цифровизации. На официальном сайте и через ЕПГУ (Единый портал госуслуг) реализованы следующие популярные сервисы:
Наиболее востребованные услуги:
- Выдача архивных справок и выписок (подтверждение трудового стажа, заработной платы, наград, репрессий и т.д.). Заявление можно подать онлайн через Госуслуги или личный кабинет на сайте службы.
- Предоставление копий архивных документов для научных, культурных, учебных целей.
- Государственная регистрация архивных фондов организаций (внесение сведений в Единый государственный реестр архивных фондов).
- Выдача заключений экспертизы ценности и сроков хранения документов (для некоммерческих организаций, религиозных объединений и др.).
Важно: Для получения большинства услуг в электронном виде требуется подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг (ЕСИА). Это позволяет идентифицировать заявителя и направить готовый документ в личный кабинет или на почту.
Поиск информации в электронных базах данных
Сайт службы предоставляет доступ к уникальным информационным ресурсам, позволяющим проводить предварительный поиск без визита в читальный зал:
- Электронный путеводитель по фондам: позволяет изучить состав фондов, хранящихся в государственных архивах округа (Государственный архив ХМАО-Югры, архивы муниципалитетов).
- База данных «Память народа» / «Подвиг народа»: интеграция с федеральными ресурсами для поиска сведений о участниках ВОВ.
- Реестр архивных фондов: сведения о создателях фондов, их составе и сроках хранения.
- Цифровые копии документов: постепенно пополняемая коллекция оцифрованных дел (метрические книги, ревизские сказки, указы, фотоснимки).
Для глубокого научного или генеалогического исследования часто требуется работа с описями в читальном зале, однако онлайн-поиск значительно экономит время на этапе подготовки запроса.
Государственные архивы в подведомстве (основные хранилища)
Архивная служба координирует работу сети государственных архивов округа. К крупнейшим из них относятся:
| Наименование архива | Основной профиль фондов | Адрес (город) |
|---|---|---|
| Государственный архив ХМАО-Югры (ГА ХМАО-Югры) | Фонды органов власти и управления округа (области) XIX–XXI вв., личные фонды, фото/кино/фоно документы | Ханты-Мансийск |
| Государственный архив современной истории ХМАО-Югры | Документы партийных, советских, общественных организаций, СМИ, личные фонды деятелей культуры, науки, промышленности | Ханты-Мансийск |
| Муниципальные архивы (Сургут, Нижневартовск, Нефтеюганск, Нягань и др.) | Фонды органов местного самоуправления, предприятий города/района, семейные архивы | Соответствующие города |
Контакты каждого архива (телефоны читальных залов, email, режим работы) доступны в разделе «Контакты» на официальном сайте службы.
Режим приема граждан и контакты
При личном обращении в Архивную службу (аппарат) или в государственные архивы необходимо учитывать режим работы:
- Адрес Архивной службы (аппарат): г. Ханты-Мансийск, ул. Мира, д. 7 (адрес может уточняться, проверяйте на сайте).
- Телефон справочно-информационной службы / приемной: указан в разделе «Контакты» на arhiv.admhmao.ru.
- Электронная почта для обращений: обычно
arhiv@admhmao.ru(актуальный адрес подтверждайте на сайте). - Режим приема посетителей: как правило, по рабочим дням с перерывом на обед. Обязательно записывайтесь на прием заранее через сайт или по телефону.
Нормативная база на сайте
В разделе «Деятельность» → «Нормативная правовая база» публикуются:
- Федеральные законы и указы Президента РФ.
- Постановления и распоряжения Правительства ХМАО-Югры.
- Приказы Архивной службы (методические рекомендации, утверждение номенклатур типовых управленческих документов).
- Проекты нормативных актов для публичных обсуждений.
Это незаменимый ресурс для архивистов организаций, юристов и делопроизводителей региона.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как заказать справку о трудовом стаже, если предприятие ликвидировано?
Документы ликвидированных организаций передаются в государственные архивы. Необходимо обратиться в Государственный архив ХМАО-Югры или муниципальный архив по месту нахождения бывшего предприятия с заявлением (через Госуслуги или лично). При себе иметь паспорт и документы, подтверждающие родство (если заказываете не для себя).
Можно ли получить копию метрической записи онлайн?
На сайте в разделе «Информационные ресурсы» могут быть доступны оцифрованные фонды ЗАГС (метрические книги). Если нужного года/места нет в открытом доступе, нужно подать официальный запрос в архив (через Госуслуги или почту), указав точные данные: ФИО, дату, место рождения/смерти/брака.
Каковы сроки выдачи архивной справки?
Согласно административным регламентам, стандартный срок — до 30 календарных дней с момента регистрации обращения. По сложным запросам (поиск по неточным данным) срок может быть продлен. Через Госуслуги процесс часто идет быстрее за счет автоматической регистрации.
Нужно ли платить за архивные справки?
Государственные услуги по выдаче архивных справок гражданам для реализации пенсионных, трудовых, жилищных и иных социальных прав бесплатны. Платными могут быть услуги по выдаче справок для коммерческих целей, сложным генеалогическим исследованиям, предоставлению копий документов в большом объеме (тарифы утверждаются приказами службы).
Официальный сайт Архивной службы ХМАО-Югры (arhiv.admhmao.ru) — это не просто визитка ведомства, а полнофункциональный портал для взаимодействия государства с обществом в сфере сохранения исторической памяти и обеспечения прав граждан. Использование электронных сервисов (Госуслуги, личный кабинет, электронные базы) позволяет существенно сократить время получения архивных документов и справок, не требуя личного визита в учреждение в большинстве стандартных случаев.
Рекомендация: Перед обращением всегда проверяйте актуальные контакты, реквизиты и регламенты на официальном сайте, так как контактные телефоны, адреса и нормативные акты могут меняться.