Архивная справка – документ, составляемый архивным отделом (государственным, муниципальным или корпоративным) в ответ на запрос заявителя. Справка подтверждает наличие, содержание и реквизиты архивных документов, а также может содержать выдержки из них. Данный документ имеет юридическую силу и часто используется при оформлении пенсии, подтверждении трудового стажа, решении судебных споров и др.
Правовая база
Оформление архивных справок регулируется следующими нормативными актами:
- Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
- Методические рекомендации к пункту 5.1, приложение N 13 – «Образец оформления архивной справки».
- Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 73‑ФЗ.
- Региональные нормативные акты (при необходимости) – например, правила муниципальных архивов.
Кому и когда нужна архивная справка?
Справка может потребоваться:
- Гражданам при оформлении пенсии, подтверждении трудового стажа, получения социальных льгот.
- Организациям – при проверке истории компании, подготовке к аудиту, судебных разбирательствах.
- Исследователям – при работе с историческими материалами, подготовке публикаций.
- Госслужащим – при подтверждении факта работы в особых (вредных) условиях труда.
Как подать запрос на архивную справку?
Процедура получения справки обычно выглядит так:
- Подготовка заявления. Заполняется форма заявления (пример – приложение 42 к пункту 8;2.2), указываются ФИО заявителя, цель запроса, перечень интересующих архивных шифров (если известны).
- Подача заявления. Заявление подаётся в архивный отдел лично, по почте или через электронный портал (если такой есть).
- Оплата услуг. В большинстве случаев выдача справки платная – стоимость зависит от объёма и сложности запроса.
- Получение справки. Справка выдаётся в течение установленного срока (обычно 10‑30 рабочих дней).
Структура архивной справки (по образцу N 13)
Согласно приложению N 13 к пункту 5.1, справка должна содержать следующие реквизиты:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации‑архиватора, её реквизиты (адрес, телефон, ФИО руководителя). |
| Номер и дата справки | Уникальный номер (например, 04‑5/173) и дата составления. |
| Кому адресовано | ФИО, должность, адрес получателя (заявителя). |
| Основание запроса | Ссылка на закон, нормативный акт или договор, на основании которого запрашивается информация. |
| Содержание справки |
|
| Подпись и печать | Подпись ответственного сотрудника, печать организации. |
Пример заполненной архивной справки (форма 9)
Наименование организации: Государственный архив г. Новосибирска Адрес: ул. Жуковского, 105/2, кв. 5, г. Новосибирск, 630082 Телефон: (383) -23‑45‑67 Электронная почта: archive@novosib.ru АРХИВНАЯ СПРАВКА № 04‑5/173 Кому: Петрову Борису Ивановичу Адрес: ул. Ленина, 12, кв. 34, г. Новосибирск, 630001 Основание: Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных фондах», запрос от г. № 2026‑07‑12‑01. Содержание справки: Шифр: 12‑45‑03 Наименование единицы хранения: «Документы о трудовой деятельности работников предприятия «СибТех» за 1990‑2005 гг.» Дата составления: Краткое содержание: Трудовые книжки, приказы о приёме и увольнении, сведения о стаже в особых (вредных) условиях труда. Выдержка (пример): «Сотрудник Петров Б.И. с по работал в цехе № 3, вредные условия труда – категория II.» Шифр: 12‑45‑07 Наименование единицы хранения: «Отчётные формы по начислению пенсий за 2000‑2010 гг.» Дата составления: Краткое содержание: Сводные таблицы по начислению пенсионных баллов, подтверждающие общий трудовой стаж. Количество листов: 12 листов. Подпись ответственного: ______________________ Ф.И.О. Иванова Мария Петровна, старший архивист Печать
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли указывать точные шифры документов?
Если заявитель знает шифры – указывает их. Если нет, достаточно описать тематику, период и тип документов; архивный сотрудник подберёт нужные единицы.
Можно ли получить справку в электронном виде?
Да. По запросу в электронном виде справка может быть выслана в формате PDF с цифровой подписью. Требуется согласие заявителя и наличие у архива соответствующей инфраструктуры.
Сколько стоит оформление справки?
Стоимость определяется тарифом архива и зависит от количества листов, сложности поиска и необходимости предоставления копий оригиналов. Примерные расценки (по состоянию на 2026 г.):
- Базовый запрос – от 500 руб.
- Каждый дополнительный лист – 30 руб.
- Выдержки из оригиналов (копии) – 100 руб. за лист.
Как долго хранится архивная справка?
Справка считается официальным документом и хранится в архивных реестрах в течение установленного срока (обычно 5 лет). При необходимости её можно запросить повторно.
Практические рекомендации при оформлении запроса
- Точно формулируйте цель. Укажите, для чего нужна справка (пенсия, суд, исследование).
- Указывайте максимально возможные детали. Период, название организации, тип документов, известные шифры.
- Приложите копию удостоверения личности. Это ускорит процесс проверки полномочий.
- Сохраняйте копию заявления. В случае необходимости можно будет отследить статус.
- Уточняйте сроки. Если справка нужна в определённый срок (например, к дате подачи заявления в Пенсионный фонд), сообщите об этом архиву.
Архивная справка – важный документ, позволяющий официально подтвердить наличие и содержание архивных материалов. Правильное оформление запроса и знание структуры справки (по образцу N 13) позволяют получить нужную информацию быстро и без лишних осложнений. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете подготовить запрос, понять, какие реквизиты должны быть в справке, и использовать её в юридически значимых целях.
Дата актуализации статьи: . Информация основана на нормативных актах, методических рекомендациях и образцах, опубликованных в открытых источниках (КонсультантПлюс, официальные сайты архивов, бизнес‑порталы).