Дата подготовки:

Содержание

1. Что такое архивная справка?
2. Правовая основа и нормативные документы
3. Виды справок, копий и выписок
4. Пошаговый порядок составления справки
5. Структура бланка и обязательные реквизиты
6. Образец заполнения справки
7. Типичные ошибки и рекомендации
8. Куда обращаться за справкой

Что такое архивная справка?

Архивная справка – это документ, составленный на официальном бланке архива, имеющий юридическую силу. В ней указываются:

• Сведения о предмете запроса (какой документ требуется, в каком периоде и т.д.);
• Архивные шифры и номера листов единиц хранения, на основании которых сформирована справка;
• Подпись руководителя архива (или уполномоченного лица) и печать организации.

Справка может быть выдана в виде:

• полной справки (полный перечень документов);
• выписки (выдержка из конкретного документа);
• копии (дословное воспроизведение текста или изображения).

Правовая основа и нормативные документы

Составление и оформление архивных справок регулируется следующими нормативными актами:

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (М., 2020 г.).
2. Методические рекомендации по составлению исторических справок и описей дел (раздел IV, подраздел 1.4).
3. Локальные регламенты конкретных архивов (например, правила выдачи справок в государственных архивах Санкт‑Петербурга).

Все эти документы определяют требования к форме, содержанию и подписи справки, а также порядок её выдачи.

Виды справок, копий и выписок

Пошаговый порядок составления справки

1. Подготовка запроса
   • Сформировать письменное обращение (бумажное или электронное) с указанием:
     • ФИО (или название организации) заявителя;
     • Контактных данных;
     • Точной формулировки запроса (какой документ, за какой период, цель использования);
     • Основания (закон, нормативный акт, личный интерес).
   • При необходимости приложить копию паспорта, доверенности, справки о праве на доступ к документам.
2. Регистрация обращения в архиве

   Сотрудник архива регистрирует запрос в журнале заявок, присваивает номер и указывает срок рассмотрения (обычно 30 дней).

3. Поиск и проверка наличия документов

   Сотрудники проводят поиск в фондах, проверяя шифры, листы и состояние документов.

4. Подготовка справки
   • Заполняют официальный бланк (см. раздел Структура бланка).
   • Указывают все найденные единицы хранения, их шифры и листы.
   • Если документ отсутствует, оформляют мотивированный отказ.
5. Подписание и заверение

   Справка подписывается руководителем архива (или уполномоченным лицом) и ставится гербовая печать или печать организации.

6. Выдача справки заявителю
   • Один экземпляр передаётся фондосдатчику (если документ выдается в оригинале);
   • Второй – в наблюдательное дело;
   • Третий – в отдел научного описания (для последующего составления описи дел). В небольших архивах достаточно двух экземпляров.
7. Регистрация выдачи

   В журнале фиксируются дата, номер справки и получатель.

Структура бланка и обязательные реквизиты

Официальный бланк архивной справки обычно содержит следующие поля (в порядке их расположения):

Образец заполнения справки

Государственный архив Санкт‑Петербурга
Адрес: ул. Пушкина, д. 10, СПб, 190000
Тел;: (812) -23‑45‑67
ИНН 7701234567

Справка № АС‑2026‑0456
Заявитель: Иванов Сергей Петрович,
паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. СПб ,
тел.: +7 (921) -55‑33‑22

Основание запроса: статья 6 Федерального закона № 125‑ФЗ
о доступе к архивным документам.

Предмет запроса: сведения о трудовом стаже в организации
«Завод №7» за 1975‑1990 гг.

Результат поиска:
Шифр: 07-001-45, лист 12‑34, дело 07‑001, документ № 45‑12‑001.
Шифр: 07-001-45, лист 35‑38, дело 07‑001, документ № 45‑12‑002.

Примечание: Документы находятся в постоянном хранении, доступ
предоставлен в читальном зале в копиях.
Подпись руководителя: ______________________
(Петрова Анна Викторовна, главный архивариус)

Печать: [Гербовая печать]

Типичные ошибки и рекомендации

• Отсутствие шифра и номера листа. Без этих реквизитов справка не будет иметь юридической силы.
• Неполные данные заявителя. Указывайте паспортные данные и контактный телефон – это ускорит процесс.
• Неуказание основания запроса. При отсутствии нормативного акта архив может отказать в выдаче.
• Отсутствие подписи и печати. Справка считается недействительной без заверения.
• Слишком общий запрос. Чем точнее формулировка (даты, названия организации, тип документа), тем быстрее будет найден нужный материал.

Куда обращаться за архивными справками

В зависимости от типа интересующего документа, запрос можно направлять в:

• Государственные архивы субъектов РФ (например, Государственный архив Санкт‑Петербурга).
• Муниципальные архивы (для локальных документов).
• Федеральный архив (для документов центральных органов).
• Онлайн‑порталы государственных услуг (раздел «Запросы в архивы»).

Контактные данные большинства архивов доступны на их официальных сайтах. При подаче электронного запроса обычно требуется загрузить скан‑копию заявления и приложений в личный кабинет.

Составление архивной справки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного заполнения официального бланка. Правильный запрос, точные реквизиты и своевременное заверение гарантируют, что полученный документ будет иметь юридическую силу и пригодится в решении ваших задач.

Помните: архивная справка – это не просто «бумажка», а официальное подтверждение фактов, подкреплённое архивными шифрами и подписью руководителя. Тщательно готовьте запрос, проверяйте каждый пункт формы и сохраняйте копии всех полученных документов.