Архивная справка – официальное подтверждающее письмо, выдаваемое архивом (государственным, муниципальным или частным) о наличии, содержании и характеристиках документов, хранящихся в архивных фондах. Справка оформляется на специальном бланке архивной справки, который имеет установленный образец и обязательные реквизиты.

Что такое архивная справка?

Архивная справка (иногда называют архивной выпиской или архивным извлечением) – документ, подтверждающий факт существования определённого архивного материала, его юридическую силу и основные сведения о нём (дата создания, период охвата, вид документа, место хранения и т.д.). Справка требуется в самых разных ситуациях:

• для подтверждения трудового стажа перед Пенсионным фондом;
• при оформлении наследства и прав собственности;
• для судебных разбирательств;
• при получении государственных субсидий и льгот;
• для научных и исследовательских целей.

Нормативно‑правовая база

Оформление и содержание архивной справки регулируются рядом нормативных актов РФ:

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации (утв. решением Коллегии Росархива от ). В них указаны требования к бланку (Приложение N 13, N 29, N 41‑N 43).
2. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных фондах» от  г.
3. Приказ Минкультуры России № 146 от  г. «Об утверждении образцов форм архивных документов».
4. Региональные нормативные акты (например, правила архивов субъектов РФ).

Основные виды архивных справок

В зависимости от цели запроса в справке могут быть указаны разные сведения:

• Справка о трудовом стаже – подтверждает периоды работы, должности, начисленную заработную плату.
• Справка о заработной плате – содержит информацию о размере и структуре выплат за определённый период.
• Справка о наличии документа – подтверждает факт хранения конкретного акта, приказа, протокола и т.п.
• Справка‑выписка – содержит выдержку из оригинального документа (например, часть приказа).

Структура бланка архивной справки

Бланк имеет фиксированную форму, но может слегка варьировать в зависимости от типа справки. Ниже – типовая схема (по Приложению N 13 к Правилам):

Пошаговое заполнение бланка

Для получения справки необходимо правильно оформить запрос и заполнить бланк. Ниже – типичный алгоритм:

1. Подготовьте заявление (форма «Заявление о предоставлении архивной справки») и приложите копию паспорта (для физических лиц) или уставные документы (для юридических).
2. Укажите точные реквизиты запрашиваемого документа: название, номер, дату, архивный фонд, подразделение.
3. Определите вид справки (стаж, заработная плата, наличие документа и т.д.).
4. Заполните шапку бланка (название архива, контактные данные).
5. В поле «Основание» укажите нормативный акт или внутренний приказ, на основании которого выдаётся справка.
6. В разделе «Текст справки» введите требуемую информацию, используя формулировки из образца (см. ниже).
7. Поставьте подпись и печать архива. При необходимости укажите срок выдачи (обычно 5‑10 рабочих дней).
8. Подайте заявление в архив (лично, по почте или через электронный портал).

Где взять бланк архивной справки?

• На официальных сайтах государственных архивов (например, archives.ru – в разделе «Документы и формы»).
• В Основных правилах работы архивов организаций (утверждены решением Коллегии Росархива).
• Через портал «Госуслуги» – в личном кабинете можно скачать PDF‑форму.
• В отделах кадров и юридических отделах крупных предприятий, где часто запрашивают справки о стаже.

Пример заполненного бланка (ссылка на трудовой стаж)

--------------------------------------------------------------
 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИИ
 г. Москва, ул. Садовая, д. 5
 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
 E‑mail: info@archives.ru
--------------------------------------------------------------

№ справки: 2026‑0187 Дата выдачи: 

Получатель:
Иванов Иван Иванович,
г. Москва, ул. Пушкина, д. 10,
паспорт: 4509 123456
Основание:
Заявление от № 12‑ИВ/2026,
в соответствии с п. 5.1 Правил организации хранения, 
учёта и использования документов архивного фонда РФ.

Текст справки:
Настоящей справкой подтверждается, что в Архиве
Государственного управления труда РФ (фонд № 12) хранятся
следующие документы, подтверждающие трудовой стаж
заявителя:

Приказ № 345/1998 от г. – о приёме на работу
 (должность – инженер‑технолог, срок: ‑).
Приказ № 112/2006 от г. – о переводе на должность
 старшего инженера (срок: ‑).

Приказ № 78/2015 от г. – о выходе на пенсию
 (дата выхода: ).

Общий трудовой стаж заявителя составляет 17 лет 3 месяца.

Подпись: ______________________ (Петров П. П., заведующий архивом)

Печать
--------------------------------------------------------------

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Сколько времени занимает подготовка справки? – В большинстве архивов срок составляет от 5 до 10 рабочих дней. При срочном запросе (по согласованию) срок может быть сокращён до 2‑3 дней.
• Можно ли получить справку в электронном виде? – Да. Многие архивы предоставляют скан‑копию справки по электронной почте или через портал «Госуслуги».
• Нужна ли оплата за выдачу справки? – По закону выдача справок бесплатна, однако за копирование, заверение или экспресс‑обслуживание может взиматься плата согласно тарифам архива.
• Можно ли запросить несколько справок одновременно? – Да, в заявлении указывайте перечень требуемых справок и их виды.
• Что делать, если в справке указана неверная информация? – Необходимо подать заявление об исправлении с указанием ошибок и приложить подтверждающие документы.

Бланк архивной справки – важный юридический документ, который подтверждает наличие и содержание архивных материалов. Правильное оформление запроса и знание структуры бланка позволяют быстро получить нужную справку и избежать лишних задержек. Следуйте рекомендациям, указанным в настоящей статье, и используйте официальные образцы (Приложения N 13, N 29, N 41‑N 43), чтобы ваш запрос был обработан без вопросов.

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г.