Оформление пенсионных выплат часто требует подтверждения трудового стажа и размеров заработной платы за периоды, которые уже не отражены в трудовой книжке или в личных делах работодателя. В таких случаях востребована архивная справка – документ, выдаваемый государственными архивами и подтверждающий сведения о работе, зарплате, мобилизации и других обстоятельствах, влияющих на пенсионные начисления.

Что такое архивная справка?

Архивная справка (или архивная выписка) – официальное подтверждение фактов, содержащихся в документах, находящихся в государственных архивах субъектов Российской Федерации. К таким документам относятся:

• личные дела работников, хранящиеся в архиве организации;
• отчётные формы о начисленной заработной плате;
• документы о прохождении военной службы, мобилизации, отпусков и др.;
• выписки из бухгалтерских книг и реестров.

Справка оформляется в соответствии с установленными образцами и содержит ссылки на оригинальные архивные документы (номер фонда, описи, дело, лист).

Зачем нужна справка из архива при оформлении пенсии?

Пенсионный фонд (ПФР) принимает к рассмотрению только подтверждённые официальные данные о страховом стаже и заработке. Справка из архива применяется, когда:

1. Периоды работы не указаны в трудовой книжке;
2. Личное дело сотрудника было передано в архив и оригиналы недоступны;
3. Есть расхождения между данными работодателя и ПФР;
4. Необходимо подтвердить заработок в условиях реорганизации, переименования или ликвидации предприятия.

Без такой справки ПФР может отказать в начислении страховых баллов, что приведёт к уменьшению будущей пенсии.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу архивных справок:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2022 г.);
• Приказ Минтруда России № 1‑н от «Об утверждении порядка предоставления архивных справок для целей пенсионного обеспечения»;
• Постановление Правительства РФ № 1232 от «О порядке взаимодействия государственных архивов с Пенсионным фондом»;
• Региональные нормативные акты (например, постановления Правительства Санкт‑Петербурга о порядке обращения в архивы).

Где можно получить архивную справку?

Справку может выдать любой государственный архив, где находятся нужные документы. Наиболее часто обращаются в:

• Региональные государственные архивы (ГГА, ГГА СЗФО, ГГА ЮФО и др.);
• Архивы крупных предприятий (если дело передано в архив организации);
• Главный архив Пенсионного фонда России (для запросов, связанных непосредственно с ПФР).

Для жителей России удобнее всего использовать портал государственных услуг (gosuslugi.ru) – там можно подать электронный запрос и выбрать нужный архив.

Пошаговый порядок получения справки

1. Подготовьте перечень периодов. Определите, какие годы и месяцы необходимо подтвердить.
2. Скачайте образец заявления. На официальных сайтах архивов доступны шаблоны в формате .docx (пример: «Заявление о выдаче архивной справки»).
3. Заполните заявление. Укажите ФИО, ИНН, СНИЛС, адрес проживания, точные даты и тип справки (о стаже, о заработной плате и т.д.).
4. Соберите пакет документов. См. раздел 6.
5. Отправьте запрос.
   • Лично – в отдел архивных услуг по месту нахождения архива;
   • По почте – заказным письмом с описью вложения;
   • Онлайн – через портал Госуслуги (раздел «Запросы в архивы»).
6. Оплатите госпошлину. Стоимость обычно составляет 300–500 р., но в некоторых регионах услуга бесплатна для пенсионеров.
7. Ожидайте готовности справки. Сроки варьируются от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от загруженности архива.
8. Получите документ. При личном получении подпишите акт приёма‑передачи; при онлайн‑запросе – скачайте электронную копию и получите оригинал по почте.
9. Передайте справку в ПФР. Приём заявлений в ПФР осуществляется через личный кабинет или в отделении по месту жительства.

Необходимый пакет документов

Образцы справок и где их скачать

На официальных сайтах архивов и ПФР доступны готовые шаблоны:

• Образец справки о стаже (Word)
• Образец справки о заработной плате (Excel)
• Образец архивной справки (PDF)

Эти файлы уже содержат все реквизиты, которые необходимо указать, а также подписи и печати, требуемые законом.

Сроки и стоимость

Для пенсионеров и инвалидов 1‑й группы в большинстве регионов предусмотрена бесплатная выдача.

Как использовать справку в ПФР

1. Скачайте личный кабинет ПФР (https://www.pfrf.ru/lk).
2. В разделе «Мой стаж» загрузите скан справки (формат PDF, JPG, PNG, не более 5 МБ).
3. Заполните форму «Запрос о подтверждении страхового стажа» и приложите справку.
4. Ожидайте решения – обычно в течение 10‑20 рабочих дней ПФР проверит документ через СФР‑запрос в архив.
5. После подтверждения получите выписку о начисленном страховом стаже, которую можно использовать при расчёте пенсии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку онлайн?

Да. Через портал Госуслуги выбираете услугу «Запрос в архив», заполняете форму и оплачиваете госпошлину электронно. Оригинал придёт почтой, а электронную копию можно скачать сразу;

Что делать, если в архиве нет нужных документов?

В таком случае архив выдаст отказ с указанием причин. Вы можете обратиться в работодателя за копиями бухгалтерских реестров или в суд для восстановления сведений.

Нужно ли заверять справку нотариусом?

Нет. Архивная справка уже имеет официальную печать и подпись уполномоченного лица архива, что считается достаточным подтверждением.

Можно ли получить справку за границей?

Если вы проживаете за пределами РФ, обратитесь в консульство России – они могут оформить запрос в архив от вашего имени.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Портал государственных услуг
• Сайт Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов
• Электронный портал пенсионного фонда Украины (для сравнения)