Архивная справка о регистрации акта гражданского состояния (рождение‚ брак‚ смерть) – документ‚ подтверждающий факт регистрации события‚ которое произошло до 2007 года или было удалено из текущей информационной системы ЗАГС. Такая справка часто требуется при оформлении наследства‚ получении гражданства‚ переезде за границу‚ апостилировании и в ряде иных юридических процедур.
Краткий обзор процесса
- Определить‚ где находится нужный архивный документ (Центральный государственный архив‚ региональный архив‚ архив Комитета по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры и т.д.).
- Подготовить пакет документов‚ подтверждающих право на получение справки.
- Подать заявку онлайн через eGov.kz либо лично в отделе ЗАГСа/ЦОН.
- Оплатить государственную пошлину (если она предусмотрена).
- Ожидать выполнения запроса – срок обычно 3 рабочих дня‚ но может быть продлён до 15 календарных дней при отсутствии записи в ИС ЗАГС.
- Получить справку в выбранном формате (бумажный документ‚ электронный PDF‚ копию с апостилем).
Кто имеет право запрашивать архивную справку?
- Сами заявители‚ если они являются свидетелем события (например‚ родившийся человек‚ супруг/супруга‚ наследник).
- Близкие родственники (родители‚ дети‚ внуки) при наличии документов‚ подтверждающих родство.
- Наследники умершего (по свидетельству о смерти и документам о праве наследования).
- Уполномоченные представители – лица‚ действующие по доверенности‚ выданной заявителю.
Какие документы нужны для получения справки?
Точный список может различаться в зависимости от типа акта‚ но в большинстве случаев требуется:
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Заявление (образец можно скачать на eGov.kz) | Официальный запрос на выдачу справки |
| Паспорт заявителя | Подтверждение личности |
| Документы‚ подтверждающие родство (свидетельство о рождении‚ браке‚ свидетельство о смерти‚ нотариальная доверенность) | Обоснование права на получение справки |
| Оплата государственной пошлины (квитанция) | Оплата услуги (если применимо) |
| Справка о месте жительства (при необходимости) | Уточнение адреса для отправки документа |
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Уточните наличие записи в ИС ЗАГС
С 13 августа 2007 года все актовые записи вносятся в информационную систему ЗАГС. Если запись есть в системе‚ её можно получить в течение 3 рабочих дней через электронный портал eGov.kz. Если записи нет‚ запрос будет рассматриваться как архивный‚ и срок может быть продлён до 15 календарных дней.
Шаг 2. Выберите способ подачи заявки
- Онлайн через eGov.kz – самый быстрый способ. Требуется регистрация и подтверждение личности (ЭЦП или мобильный идентификатор).
- Лично в ЦОН (Центр обслуживания населения) – если запись до 2007 года‚ в ЦОН подаётся запрос с указанием «архивный поиск».
- Через отдел ЗАГСа по месту жительства – иногда удобно‚ если нужен оригинал с подписью и печатью.
Шаг 3. Заполнение и отправка заявления
- Зайдите на eGov.kz и выберите услугу «Выдача архивных справок о регистрации актов гражданского состояния».
- Заполните форму: ФИО‚ ИИН‚ тип акта (рождение‚ брак‚ смерть)‚ дату и место события (если известны).
- Прикрепите сканы всех требуемых документов (паспорт‚ документы о родстве‚ доверенность и т.д.).
- Оплатите услугу (в большинстве случаев пошлина составляет от 500 до 1500 тенге‚ в зависимости от типа справки).
- Подтвердите отправку заявки.
Шаг 4. Ожидание выполнения запроса
Стандартный срок – 3 рабочих дня. При отсутствии записи в ИС ЗАГС срок может быть продлён до 15 календарных дней. О статусе заявки вы получите уведомление в личном кабинете eGov.kz и/или СМС.
Шаг 5. Получение справки
- Если вы выбрали электронный вариант – справка будет доступна в виде PDF‑файла‚ подписанного электронной подписью.
- Для бумажного варианта – справка будет отправлена по почте (при указании адреса) или выдана в отделе ЗАГСа/ЦОН по вашему заявлению.
- При необходимости апостилирования (для использования за рубежом) – закажите услугу «Апостилирование архивных справок» через тот же портал eGov.kz. Срок – до 5 рабочих дней.
Особенности получения справки для записей до 2007 года
Для актов‚ зарегистрированных до 13 августа 2007 года‚ запись может отсутствовать в ИС ЗАГС. В этом случае:
- Заявка подаётся в ЦОН с пометкой «архивный поиск».
- Необходимо указать максимально возможные данные о событии (дата‚ место‚ ФИО участников).
- Срок выполнения – до 15 календарных дней‚ но иногда может потребоваться дополнительное время (до 30 дней) в случае сложных архивных запросов.
- Если архивный документ не найден‚ вам будет выдана справка об отсутствии записи‚ которая тоже может потребоваться в некоторых процедурах.
Стоимость услуги
| Тип справки | Пошлина (тенге) | Примечание |
|---|---|---|
| Повторное свидетельство о рождении | 500 – 700 | Для записей после 2007 г. |
| Архивная справка о рождении (до 2007 г.) | 800 – 1200 | Включает поиск в архиве. |
| Апостиль к архивной справке | 1500 – 2000 | Только при необходимости за границей. |
Контактные данные и полезные ссылки
- Электронный портал государственных услуг – eGov.kz
- Телефон справочной службы ЗАГСа: 8 (7152) -2‑51‑04 (Солтұстық Қазақстан мемлекеттік архиві)
- Адреса региональных архивов (пример):
- Северо‑Казахстанский государственный архив – г. Петропавловск‚ ул. Тимирязева‚ 12
- Государственный архив Актобе – г. Актобе‚ ул. Тауке‑Кенжек‚ 5
- Образцы заявлений и подробные инструкции – раздел «Документы» на eGov.kz.
Типичные ошибки заявителей
- Недостаточный пакет документов. Не прикрепляйте копию доверенности‚ если подаёте заявку от имени другого лица.
- Неправильный ИИН. Убедитесь‚ что ИИН указан без ошибок – иначе система не найдёт запись.
- Отсутствие подтверждения родства. При запросе от родственника приложите свидетельство о рождении‚ браке или нотариальное решение о наследстве.
- Не указали способ получения. Выберите «электронный документ» или «почтовая доставка»‚ иначе справка может быть удержана в отделе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить архивную справку без личного присутствия?
Да. Если у вас есть электронная подпись (ЭЦП) или вы используете мобильный идентификатор‚ всю процедуру можно выполнить полностью онлайн через eGov.kz.
Сколько стоит апостиль?
Апостиль к архивной справке стоит от 1500 тенге. Платёж производится в том же личном кабинете после получения основной справки.
Можно ли ускорить процесс?
Ускоренный срок (1‑2 рабочих дня) предоставляется только при наличии записи в ИС ЗАГС и оплате дополнительной услуги «Экспресс‑выдача». Для архивных запросов ускорить процесс невозможно.
Что делать‚ если справка не найдена?
В случае отсутствия записи в архиве вы получаете справку об отсутствии сведений. При необходимости дальнейшего подтверждения (например‚ для суда) обратитесь к нотариусу за заверением этой справки.
Получение архивной справки из ЗАГСа в Казахстане – процесс‚ который можно выполнить онлайн через портал eGov.kz или лично в ЦОН/ЗАГС. Главное – правильно оформить заявление‚ собрать все необходимые документы и учитывать сроки: 3 рабочих дня при наличии записи в ИС ЗАГС и до 15 календарных дней при архивном поиске. При необходимости использования справки за рубежом не забудьте оформить апостиль.
Если у вас возникли вопросы‚ звоните в справочную службу по телефону 8 (7152) -2‑51‑04 или пишите в онлайн‑чат на eGov.kz. Удачной подачи заявки!