Архивная справка о заработной плате — это ключевой документ для подтверждения трудового стажа и заработка за периоды, когда работодатель ликвидирован, реорганизован или архивы переданы в государственное хранение. По состоянию на 07 октября 2026 года процедура получения таких справок максимально автоматизирована и доступна через госуслуги, однако имеет свои нюансы в зависимости от ведомства-хранителя архива.

Что такое архивная справка и зачем она нужна?

Архивная справка — это официальный документ, изготавливаемый архивным учреждением на основании хранящихся там первичных учетных документов (расчетных ведомостей, табелей учета рабочего времени, личных карточек сотрудников).

Основные цели получения:

• Назначение страховой пенсии по старости (подтверждение стажа и заработка до 2002 года или за «проблемные» периоды).
• Пересчет пенсии при обнаружении новых данных о заработке.
• Получение пособия по безработице (справка о средней заработной плате для органов службы занятости).
• Оформление визы, получение льгот, судебные споры о трудовой деятельности.
• Подтверждение стажа работы в переименованных или ликвидированных организациях.

Куда обращаться: ведомственная принадлежность архивов

Выбор архива зависит от того, в какой организации работал гражданин. Это критически важный момент: обращение не в тот архив приведет к отказу или потере времени.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Компетенция: Учреждения и ведомства высших органов власти СССР, РСФСР и Российской Федерации (министерства, ведомства центрального подчинения, аппараты Советов министров и т.д.).

Особенности: Заявление заполняется по строгой форме (все поля обязательны, при отсутствии сведений пишется «не имею»). Справка выдается на руки по паспорту.

Главархив Москвы (и региональные государственные архивы)

Компетенция: Организации городского/регионального подчинения, муниципальные предприятия, учреждения образования, здравоохранения, культуры, бывшие советские предприятия, переданные в ведение регионов.

Доступные документы (бесплатно):

• Справка для оформления трудовой пенсии (о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации).
• Архивные выписки и копии документов.
• Информационные письма.

Центральные государственные архивы субъектов РФ (например, Управление архивами Свердловской области)

Хранят фонды предприятий и организаций, находившихся на территории области/края/республики. Оформляют справки на основании расчетных ведомостей по начислениям.

Центральный государственный электронный архив (в т.ч. зарубежных, напр. Украины)

Если период работы пришелся на время существования УССР/УССР и архивы находятся за рубежом, запрос направляется туда. Выдается справка с расшифровкой выплат по видам заработка.

Способы подачи заявления в 2026 году

Способ 1: Портал Госуслуг (Госуслуги / mos.ru), Самый быстрый

Для жителей Москвы и многих регионов доступна электронная услуга «Получение архивной справки».

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (или mos.ru для Москвы) с подтвержденной учетной записью.
2. Найдите услугу: «Получение архивной справки» (раздел «Работа и пенсия» -> «Пенсионное обеспечение» или «Архивные услуги»).
3. Заполните электронную форму: укажите ФИО, дату рождения, паспортные данные, период работы, название организации (точное или возможные варианты).
4. Прикрепите сканы паспорта и документов, подтверждающих работу (трудовая книжка, заказ о приеме, свidetelstva), если они есть.
5. Выберите способ получения: электронно (в личном кабинете/на почту) или на бумажном носителе (в МФЦ/архиве/по почте).

Срок исполнения: обычно до 30 календарных дней (зависит от региона и загруженности архива).

Способ 2: Лично в архиве или через МФЦ «Мои Документы»

• Необходимо предъявить паспорт РФ.
• Заполнить заявление по установленному образцу (бланк выдается на месте или скачивается с сайта архива).
• Получить талон/уведомление о сроке готовности.

Способ 3: Почтой (заказным письмом с вложением)

Направляется в адрес конкретного архива. В конверте: заявление (с личной подписью и датой), нотариально заверенная копия паспорта, конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Необходимые данные для составления запроса

Чтобы архивист нашел дело в фонде, нужно указать максимально полную информацию:

• ФИО полностью (в т.ч. девичье/прежние фамилии).
• Дата рождения.
• Период работы (месяц/год начала и окончания).
• Точное название организации на момент работы (с учетом переименований).
• Адрес организации (город, улица, дом).
• Номер дела/опис/дело (если известны из предыдущих запросов или трудовой книжки).
• Цель получения (для ПФР/СФР, суда, визы и т.д.).
• Контакты заявителя (телефон, email, почтовый адрес).

Виды выдаваемых архивных документов

В зависимости от цели и сохранности фондов, архив может выдать:

Образец заполнения и бланки справки (актуально на 2026 год)

Единого государственно утвержденного бланка «Формы №…» для архивной справки не существует. Каждый архив использует свой бланк, но обязательные реквизиты едины (ГОСТ Р 7.0.97-2016, внутренние инструкции архивов).

Обязательные реквизиты архивной справки для СФР (ПФР):

1. Наименование архива (полное).
2. Название документа: «АРХИВНАЯ СПРАВКА о заработной плате (стаже работы)».
3. Регистрационный номер и дата выдачи.
4. Данные заявителя: ФИО, дата рождения, паспорт.
5. Данные организации: полное наименование на период работы, адрес, реквизиты гос. регистрации (если есть).
6. Табличная часть: Период работы (с по), должность, заработная плата по месяцам/годам (оклад, премии, надбавки — итого начислено), вид оплаты труда.
7. Сведения о переименованиях/реорганизации организации (предисловие/постановление).
8. Основание для выдачи: номер дела, описи, дела, л. (листы) фонда.
9. Подпись директора архива / начальника отдела, печать архива (круглая печать обязательна для СФР).
10. Примечание: «Справка выдана на основании расчетных ведомостей, хранящихся в фонде №… оп. №… д. №…».

Где скачать образцы для ознакомления (не для заполнения от руки!):

• Образец архивной справки по заработной плате (PDF) — типовый вид документа.
• Образец справки о стаже работы и заработной плате в Пенсионный фонд (Excel/Word) — для понимания структуры таблицы.
• Заполненный образец справки для назначения пенсии (Word), пример правильного заполнения табличной части.
• Форма 9 (расчет заработной платы за период работы по месяцам) — приложение к справке, не является обязательным отдельным документом, но часто требуется СФР для детализации.

Важно: Заполняет справку только сотрудник архива. Гражданин предоставляет только заявление и копии документов.

Сроки исполнения и стоимость

• Срок: Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и административным регламентам регионов, до 30 календарных дней с момента регистрации запроса. В сложных случаях (поиск в нескольких фондах) срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Стоимость: Бесплатно для граждан РФ при получении справок для назначения пенсий, пособий, стажа (ст. 22 Закона об архивном деле, регламенты Главархива Москвы и др.). Платными могут быть: изготовление копий документов в большом объеме, тематические обзоры, срочное исполнение (если предусмотрено тарифами архива).

Типовые проблемы и способы их решения

Проблема 1: «Фонд не найден» или «Документы не сданы в архив»

Решение: Получите информационное письмо из архива с официальным ответом. С этим письмом обратитесь в СФР — они обязаны запросить данные межведомственно или признать стаж по суду (ст. 30 ФЗ-400). Проверьте Госреестр архивных фондов (gosarchive.ru) — возможно, фонд в другом архиве.

Проблема 2: В ведомостях зарплаты нет данных за отдельные месяцы/годы

Решение: Архив выдает справку с пометкой «Данные за [период] отсутствуют в фонде». Для СФР это основание использовать среднюю заработную плату по коэффициентам (Постановление Правительства № 772) или подтвердить заработок другими документами (справки из налоговой, банка, свидетельские показания).

Проблема 3: Организация переименовывалась много раз

Решение: В заявлении укажите все известные наименования. В справке архив обязан отразить цепочку переименований (на основании приказов/постановлений, хранящихся в том же деле или в фонде вышестоящего органа).

Проблема 4: Отказ в выдаче копии расчетной ведомости

Законно: В ведомостях содержатся персональные данные других сотрудников (ФИО, табельные номера, суммы). Архив не имеет права выдавать копии таких документов (ст. 3.3.3 КонсультантПлюс, 152-ФЗ «О персональных данных»). Выдается только справка или выписка только по вашему человеку.

Пошаговый алгоритм действий (Чек-лист)

1. Определите архив-хранилище (ГАРФ, Главархив Москвы, Областной архив, Архив ведомства — МВД, МО, МЧС, Росгвардия и т.д.).
2. Соберите входные данные: ФИО на период работы, даты, точное название орга, адрес.
3. Выберите способ подачи: Госуслуги (быстрее, удобнее) или лично/МФЦ.
4. Подайте заявление с приложением копий паспорта и трудовой книжки (разворот с записью об этой работе).
5. Дождитесь уведомления о готовности (СМС/Email/Личный кабинет).
6. Получите справку: проверьте на месте — ФИО, периоды, суммы, печать, подпись, номер дела.
7. Предоставьте в СФР / МФЦ / Суд в оригинале (копию оставьте себе).

Актуальные нормативные основы (на 2026 год)

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22, 39, 41 — права граждан, порядок выдачи).
• Федеральный закон от № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (ст. 30 — подтверждение стажа и заработка).
• Постановление Правительства РФ от № 873 «Об утверждении Правил ведения индивидуального персонализированного учета…».
• Приказ Минкультуры РФ от № 1989 «Об утверждении Административного регламента предоставления госуслуги по выдаче архивных справок…» (базовый для ведомственных регламентов).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Архивная справка. Общие требования к составлению».
• Региональные административные регламенты (например, Постановление Правительства Москвы, Указы Губернаторов).

Получение архивной справки по заработной плате в 2026 году — это стандартная, бесплатная и в большинстве случаев полностью оцифрованная процедура. Ключ к успеху — точное определение архива-хранителя и максимально полные исходные данные в заявлении. Используйте портал Госуслуг для отслеживания статуса и получения результата в электронном виде, что значительно ускоряет взаимодействие с Социальным фондом России (СФР). В случае сложностей (утеря фондов, отказы), официальный ответ архива (информационное письмо) является законным основанием для защиты прав через СФР или суд.