Дата актуализации: 23:49:13
Что такое архивная справка?
Архивная справка – документ‚ имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса. Она оформляется на специальном бланке (или на официальном бланке организации) и используется для:
- подтверждения факта существования и содержания архивных единиц;
- предоставления сведений о датах создания‚ сроках хранения и шифрах документов;
- выдачи выдержек из архивных материалов (выдержки берутся в кавычки).
Законодательная база
Оформление архивных справок регулируется рядом нормативных актов‚ среди которых:
- Положение о порядке ведения архивных дел (п. 8.2.2‚ Приложение 42 к Правилам).
- Инструкция по оформлению архивной справки (ИГУ).
- Федеральный закон «Об архивном деле» и локальные нормативные акты организации.
Структура архивной справки (шаблон)
Ниже представлен типовой шаблон‚ рекомендованный к использованию в 2026 году. Он может быть адаптирован под требования конкретного архива‚ но основные элементы сохраняются.
| Шапка документа | |
|---|---|
| Наименование организации | ООО «Информационные Технологии» |
| Адрес | ул. Жуковского‚ 105/2‚ кв. 5‚ г. Новосибирск‚ 630082 |
| Дата составления | |
| Номер справки | 04-5/173 |
| Основная часть | |
| Наименование архивного фонда – Фонд № 1 «Документы по проекту «Альфа». Шифр (архивный код) – А‑01‑2026‑001; Период охвата – с по . Содержание – в справке перечисляються единицы хранения (документы‚ дела‚ файлы)‚ их количество и краткое содержание. Хронологическая последовательность – сведения приводятся в порядке возрастания дат создания‚ а не в порядке их расположения в архиве. Выдержки из документов – если в справку включаются цитаты‚ они заключаются в кавычки. | |
| Подписи и реквизиты | |
| Составил | Иванов И.И.‚ архивный специалист |
| Согласовано | Петров П.П.‚ заместитель проректора по учебной работе |
| Подтверждение | Петрова Б.И.‚ руководитель отдела кадров (при необходимости) |
Пошаговая инструкция по заполнению шаблона
- Подготовка исходных данных – соберите реестры‚ карточки дел‚ акты ввода‑вывода и другие документы‚ из которых будут извлекаться сведения.
- Определите единицы хранения – это могут быть отдельные документы‚ дела‚ файлы‚ микрофильмы и т.п.
- Установите архивные шифры – каждый объект получает уникальный код согласно внутреннему каталогу.
- Составьте хронологию – упорядочьте единицы по дате создания‚ а не по их физическому расположению.
- Заполните таблицу – внесите названия фондов‚ шифры‚ периоды‚ количество листов и краткое содержание.
- Добавьте выдержки – если требуется‚ включите цитаты‚ обязательно заключая их в кавычки.
- Проверьте юридическую корректность – убедитесь‚ что все подписи‚ печати и реквизиты соответствуют требованиям ИГУ.
- Сохраните и распечатайте – документ сохраняется в формате PDF/Word‚ после чего печатается на официальном бланке.
Где взять готовый образец?
Существует несколько официальных источников‚ где можно скачать актуальные бланки:
- КонсультантПлюс – раздел «Формы и образцы» (Приложение 42‚ Приложение 29 к Правилам).
- Сайт Федерального архива России – раздел «Документы» → «Образцы справок».
- Внутренний портал вашей организации (раздел «Документооборот»).
Пример ссылки (условный): Скачать шаблон архивной справки (PDF)
Типичные ошибки при оформлении
| Ошибка | Как избежать |
|---|---|
| Отсутствие шифра архивного фонда | Установите шифр согласно реестру перед заполнением справки. |
| Нарушение хронологической последовательности | Сортируйте единицы хранения по дате создания‚ а не по месту хранения. |
| Неоформленные выдержки (без кавычек) | Каждую цитату заключайте в двойные кавычки. |
| Отсутствие подписи ответственного лица | Обязательно указывайте ФИО‚ должность и подпись (при печати – печать организации). |
| Использование устаревшего бланка | Проверяйте актуальность формы (год выпуска‚ номер приложения). |
Пример готовой архивной справки (выдержка)
Пример (выдержка из реального документа):
«В деле № А‑01‑2026‑001‚ созданном г.‚ содержатся протоколы заседаний комиссии по оценке эффективности проекта «Альфа». Протоколы охватывают период с по и включают 124 листа.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли использовать любой шаблон?
- Да‚ если в организации нет утверждённого образца‚ допускается использовать любой шаблон‚ но он должен содержать обязательные реквизиты (название организации‚ шифр‚ подписи).
- Вопрос: Сколько времени хранится архивная справка?
- Срок хранения определяется нормативными актами организации; обычно справка хранится столько же‚ сколько и документы‚ к которым она относится.
- Вопрос: Нужно ли заверять справку печатью?
- Для большинства государственных и муниципальных архивов печать обязательна; в частных организациях – по внутреннему регламенту.
Архивная справка – важный инструмент документооборота‚ позволяющий быстро предоставить достоверную информацию о содержимом архивных фондов. Следуя описанному шаблону‚ учитывая нормативные требования и избегая типичных ошибок‚ вы сможете оформить справку‚ отвечающую всем юридическим и практическим требованиям.
Помните: правильное оформление справки повышает эффективность работы с архивными материалами и укрепляет доверие к вашей организации.
Автор статьи: ChatGPT. Дата публикации: 11 июля 2026 г.