Дата актуализации: 10:30:59

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды архивных справок
3. Этапы составления справки
4. Образец справки (по ГОСТу)
5. Электронные справки и их особенности
6. Полезные рекомендации и типичные ошибки
7. Полезные ресурсы

Архивная справка – официальный документ, подтверждающий наличие (отсутствие) или содержание определённого архивного документа, а также его юридический статус. Справка используется гражданами, юридическими лицами и государственными органами для решения вопросов, связанных с гражданским состоянием, образованием, трудовой деятельностью, имущественными правами и другими аспектами.

Составление справки в архиве регулируется рядом нормативных актов, а также методическими рекомендациями, разработанными Росархивом и Министерством культуры РФ. Данное руководство поможет вам правильно оформить запрос, собрать необходимые сведения и подготовить справку в соответствии с действующими требованиями.

Нормативно‑правовая база

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации (утверждены приказом Минкультуры РФ, 2020 г.).
• Приложение N 13 – Образец оформления архивной справки.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Справки и выписки из архивных документов». Данный стандарт определяет форму, структуру и требования к содержанию справки.
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера (утверждены Росархивом ).
• Пункт 2.31 и 2.33 Правил: требования к электронным документам, перезаписанным в новые форматы и/или на новые носители.

Виды архивных справок

В зависимости от цели запроса и характера запрашиваемой информации различают следующие типы справок:

1. Справка о наличии документа – подтверждает, что в архиве существует документ, отвечающий заданным критериям;
2. Справка о содержании документа – содержит краткое описание содержания, даты создания, автора и другие реквизиты.
3. Справка‑выписка – включает выдержки из оригинального документа (обычно до 3‑х страниц).
4. Справка‑копия – полное воспроизведение документа в виде копии (при необходимости заверяется подписью архивариуса).
5. Электронная справка – оформляется в электронном виде и хранится в фонде пользования электронных документов.

Этапы составления справки

Подготовка запроса

Запрос оформляется в двух экземплярах (один – для архивного реестра, второй – для выдачи). В запросе необходимо указать:

• Полное наименование организации (или ФИО заявителя).
• Основание запроса (закон, нормативный акт, личный интерес).
• Точные реквизиты искомого документа (название, период, номер дела, архивный фонд, единица хранения).
• Цель получения справки (например, подтверждение гражданского состояния, подготовка к суду и т.п.).
• Контактные данные заявителя (почтовый адрес, телефон, e‑mail).

Подача запроса в архив

Запрос подаётся в приемную часть архива лично, по почте или в электронном виде (если архив принимает такие обращения). При личной подаче необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность.

Регистрация запроса

Сотрудник архива вносит запрос в журнал входящих запросов и выдаёт заявителю регистрационный номер. Этот номер следует указывать в последующей переписке.

Поиск и проверка документов

Архивариус проводит поиск в соответствии с:

• Фондом и единицей хранения, указанными в запросе.
• Электронным каталогом (если документ оцифрован).
• Методическими рекомендациями по сопоставлению данных (см. пункт 5.1 Правил).

Составление справки

На основании найденных материалов архивариус оформляет справку согласно образцу Приложения N 13 и требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Основные разделы справки:

1. Шапка (наименование архива, реквизиты документа).
2. Текст справки (подтверждение наличия/отсутствия, краткое содержание, ссылки на архивные единицы).
3. Подпись и печать ответственного архивариуса.
4. Дата выдачи.

Заверение и выдача

Если справка состоит более чем из одной страницы, каждый лист заверяется подписью и печатью. Оригинал выдаётся заявителю, второй экземпляр хранится в архивном реестре.

Регистрация выдачи

Сотрудник архива фиксирует факт выдачи в журнале, указывая номер запроса, дату выдачи и ФИО получателя.

Образец справки (по ГОСТу)

Ниже – упрощённый пример справки, оформленной в соответствии с Приложением N 13 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Государственный архив Российской Федерации
Отдел исторических документов

Справка № 2026/07‑10‑001
от г.

Настоящая справка выдана в ответ на запрос
гражданина Иванова Ивана Ивановича,
паспорт: 45 01 123456, от г.,
на основании п. 5.1 Правил организации хранения,
комплектования, учёта и использования
документов архивного фонда Российской Федерации.

В архиве Фонда № 12, единица хранения № 3456
содержится документ: «Договор аренды земельного
участка», дата составления – г.,
автор – отдел земельных ресурсов.

Содержание документа:
- предмет договора – аренда 2,5 га сельскохозяйственной земли;
- срок аренды – 1998‑2028 гг.;
- условия оплаты – 10 000 ₽ в год;
- стороны договора – ООО «Агро‑Тех» и ФГБУ «Сельхознадзор».
Документ находится в открытом доступе, копия
может быть выдана по отдельному запросу.
Подпись: ______________________
(Ф.И.О. архивариуса, должность)
Печать

Электронные справки и их особенности

С 2020 года в архивной практике активно внедряеться электронный документооборот. При оформлении электронных справок необходимо соблюдать дополнительные требования:

• Файл справки сохраняется в формате PDF/A‑2 (долговременный архивный формат).
• Каждый электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью архивариуса.
• Электронные справки размещаются в фонде пользования электронных документов (пункт 2.33 Правил) и индексируются в системе поиска.
• Заявитель получает справку по защищённому каналу (например, через портал Госуслуг) с подтверждением получения.

Полезные рекомендации и типичные ошибки

Рекомендации

1. Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны реквизиты, тем быстрее архивариус найдёт нужный документ.
2. Сохраняйте копию регистрационного номера и даты подачи запроса – это ваш контрольный пункт.
3. При необходимости получения копий уточняйте формат (бумажный/электронный) и сроки выдачи.
4. Если запрос касается нескольких документов, оформляйте отдельные пункты в одном заявлении – это упрощает обработку.
5. При получении справки проверяйте соответствие указанных в ней данных с вашими ожиданиями; в случае расхождений сразу сообщайте архиву.

Типичные ошибки

• Отсутствие основания запроса (закон, нормативный акт) – приводит к отказу в выдаче.
• Неполные или неточные реквизиты (не указаны номер фонда, дата, автор) – удлиняет поиск.
• Неоформленные подписи и печати на многостраничных справках – может стать причиной признания справки недействительной.
• Попытка получить копию без отдельного запроса – в большинстве архивов требуется отдельный документ‑запрос.
• Игнорирование требований к электронному формату (отсутствие подписи, неверный тип файла).

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Государственного архива РФ – нормативные документы, формы запросов.
• Портал КонсультантПлюс – комментарии к Правилам организации хранения и образцам справок.
• Методические рекомендации Росархива (PDF, 2020 г.) – подробные инструкции по составлению исторических справок.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – официальный текст стандарта (доступен в базе ГОСТ).
• Портал Госуслуги – возможность подачи электронных запросов в архивы, участвующие в системе.

Соблюдая изложенные выше правила и рекомендации, вы сможете быстро и без лишних затруднений получить необходимую архивную справку, будь то бумажный документ или электронный файл. При возникновении вопросов всегда можно обратиться к сотрудникам архива – они помогут уточнить детали запроса и подскажут, какие дополнительные документы могут потребоваться.