Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата актуализации информации: 14:17:53 ().

Зачем нужна архивная справка?

Архивная справка (или архивная выписка) – официальный документ, подтверждающий сведения социально‑правового характера:

трудовой стаж;
размер заработной платы;
возраст и состав семьи;
образование, награды, учёные степени;
перечисление пенсионных взносов и социальных отчислений;
факты реабилитации, проживания в зонах экологического бедствия, нахождения в местах лишения свободы и др.

Для пенсионного обеспечения чаще всего требуется подтверждение трудового стажа и пенсионных отчислений. Если документы утеряны, повреждены (например, фрагментарно читаемая печать) или никогда не выдавались, запрос в государственный архив становится единственным легальным способом получить необходимые сведения.

Кто может подать запрос?

Запрос может подать:

сам гражданин (лично или через представителя);
доверенное лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности;
организация‑работодатель (в случае подтверждения стажа бывшего сотрудника).

При подаче от имени третьего лица обязательно приложить доверенность, заверенную нотариусом.

Какие документы необходимы для подачи запроса?

Перечень обязательных приложений зависит от цели запроса, но базовый набор выглядит так:

Заявление (форма установленного образца);
Копия паспорта гражданина Республики Казахстан;
Трудовая книжка (или её заверенная копия) – указывает наименование организации, периоды работы;
Документы, подтверждающие цель запроса (например, выписка из Пенсионного фонда, решение суда о назначении пенсии);
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) или подтверждение через SMS‑пароль (требуется регистрация в базе мобильных граждан).

При запросе стажа до 1991 года (советский период) целесообразно также приложить копию любого документа, подтверждающего работу в СССР (трудовая книжка, справка с места работы, приказ о приёме/увольнении).

Где и как подать запрос?

Онлайн через портал eGov.kz

Согласно стандарту, утверждённому Архивом Президента Республики Казахстан, подача запроса осуществляется в электронном виде:

Авторизоваться на портале egov.kz (требуется учётная запись с подтверждённым номером телефона).
Перейти в раздел «Госуслуги» → «Архивные услуги» → «Заказать архивную справку».
Нажать кнопку Заказать услугу онлайн.
Заполнить все обязательные поля заявления:

ФИО, ИИН, дата рождения;
Контактные данные (телефон, e‑mail);
Цель запроса (подтверждение трудового стажа для пенсии);
Периоды и организации, за которые требуется информация;
Прикрепить сканы/фотографии требуемых документов (паспорт, трудовая книжка, доверенность и т.д.).

Подписать заявление ЭЦП или ввести SMS‑пароль, полученный на зарегистрированный номер.
Отправить заявку и получить уникальный номер обращения.

После подачи заявления заявитель получает уведомление о принятии запроса в работу и approximate сроки исполнения (см. ниже).

Личное обращение в архив

Если онлайн‑подача невозможна, можно посетить территориальный государственный архив лично:

Северо‑Казахстанский государственный архив (г. Петропавловск) – для запросов по стажу в СКО;
Архив Президента РК (г. Нур‑Султан) – для общереспубликанских запросов;
Ведомственные архивы министерств и ведомств (например, архив Минтруда и соцзащиты населения).

При личном визите необходимо:

Предъявить оригинал паспорта и копию;
Представить трудовую книжку (или копию) и иные подтверждающие документы;
Заполнить бумажное заявление по форме, утверждённой приказом Архива Президента РК № 929 от ;
Оплатить государственную пошлину (если предусмотрена текущим законодательством);
Получить квитанцию о принятии документов и номер заявления.

Сроки исполнения запроса

Согласно нормативным актам, срок предоставления архивной справки составляет:

до 10 рабочих дней – при электронной подаче через eGov.kz при условии полного комплекта документов;
до 20 рабочих дней – при личном обращении в архив;
В случае необходимости направления запроса в другой государственный или ведомственный архив (например, в архив другого региона) срок может быть продлён до 30 рабочих дней с уведомлением заявителя о причинах задержки.

Если в архиве отсутствуют запрашиваемые документы, выдаётся мотивированный ответ об отсутствии информации на государственном хранении с указанием, куда следует направить запрос далее.

Образец архивной справки (упрощённый вид)

Архивная справка о трудовом стаже обычно содержит следующие реквизиты:

Поле	Пример заполнения
Наименование архива	Северо‑Казахстанский государственный архив
Номер справки	СК‑АРХ‑2026‑00123
ФИО заявителя	Иванов Иван Иванович
ИИН	123456789012
Период работы	–
Наименование организации	ТОО «Северный завод»
Должность	Инженер‑механик
Размер средней заработной платы	45 000 тенге (за 1994 г.)
Примечание	Сведения подтверждены трудовыми книжками и приказами о приёме/увольнении, хранящимися в фонде № 45, опись 12, дело 345.
Дата выдачи
Подпись архивариуса, печать	_____________________

В справке также может быть указано, что документы находятся на государственном хранении, а копия заверена подписью уполномоченного лица и печатью архива.

Полезные рекомендации

Предварительная проверка: перед подачей запроса уточните в архиве (по телефону или через сайт) наличие нужных фондов и описей. Это сократит время ожидания.
Качество копий: если трудовая книжка повреждена, сделайте качественное сканирование (минимум 300 dpi) и приложите оба варианта – оригинал и копию.
ЭЦП vs SMS: если у вас нет ЭЦП, используйте SMS‑пароль – он доступен всем гражданам, зарегистрированным в базе мобильных граждан.
Хранение ответа: полученную архивную справку рекомендуется хранить в оригинале и сделать нотариально заверенную копию для подачи в Пенсионный фонд или другие учреждения.
Советский стаж: для периодов до 1991 года направляйте запрос одновременно в архив Казахстана и в соответствующий архив бывшей СССР (например, Центральный государственный архив РФ в Москве) – часто информация дублируется.
Контроль статуса: в личном кабинете eGov.kz можно отслеживать этапы обработки заявления (принято, в работе, готово к выдаче).

Запрос в архив Казахстана для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии – это прозрачная и регламентированная процедура, доступная как в онлайн‑формате через портал eGov;kz, так и в традиционном виде через личное обращение в государственный архив. Соблюдение перечня необходимых документов, правильное заполнение заявления и своевременная оплата государственной пошлины (если требуется) гарантируют получение справки в установленные сроки. Наличие архивной справки значительно упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом, социальными службами и судебными органами, обеспечивая законное право на получение пенсионных выплат.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться в службу поддержки eGov.kz или непосредственно в контактный центр выбранного архива – специалисты помогут оформить запрос корректно и избежать типичных ошибок.