Документы из архивов органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) являются фундаментальным основанием для подтверждения юридически значимых фактов: рождения, заключения брака, развода, усыновления, смерти и изменения имени․ Часто возникает необходимость получить не просто повторное свидетельство, а именно архивную справку (выписку из актовой записи) — например, для судебных разбирательств, оформления наследства, получения гражданства или составления родословной․

В данной статье мы подробно разберем, что такое архивная справка ЗАГС, как выглядит ее образец (форма № 24 и иные формы), в каких случаях она требуется, как правильно составить запрос в архив и какие нюансы существуют в 2024–2025 годах․

Что такое архивная справка ЗАГС и чем она отличается от свидетельства?

Многие путают понятия «свидетельство» и «справка»․ Различие принципиально:

• Свидетельство, это строгой отчетности документ (бланк с защитой), выдаваемый при первичной регистрации акта или в замен утерянного/испорченного (повторное свидетельство)․ Оно подтверждает сам факт регистрации․
• Архивная справка (выписка из актовой записи) — это документ, выдаваемый на основании данных, содержащихся в архивном фонде․ Она воспроизводит текст актовой записи (записи в журнале регистрации) полностью или частично․ Справка выдается, когда срок хранения документов в ЗАГС истек и они переданы в архив, либо когда закон не предусматривает выдачу повторного свидетельства (например, после расторжения брака свидетельство о браке не выдается повторно, выдается справка)․

Важно: С 2021 года в России действует единая федеральная информационная база ЗАГС (ЕФБ ЗАГС)․ Это означает, что получить справку или повторное свидетельство можно в любом отделе ЗАГС страны (в т․ч․ через МФЦ или Госуслуги), независимо от места регистрации акта, если запись уже внесена в электронную базу․ Однако для старых записей (до 1990-х годов, а особенно 1918–1920-х гг․) данные могут отсутствовать в ЕФБ, и тогда обращение в конкретный архив (областной, краевой, региональный) становится обязательным․

Основные виды архивных справок и их образцы

Единого бланка «архивной справки» на все случаи жизни не существует․ Форма зависит от цели получения и вида акта․ Рассмотрим основные:

Справка о рождении (Форма № 24)

Это самый частый запрос․ Выдается взамен справке из родильного дома (которая не является документом, удостоверяющим личность)․ В справке указываются: ФИО ребенка, дата и место рождения, ФИО родителей, номер и дата актовой записи, название органа ЗАГС, произвевшего регистрацию․

Образец заполнения Формы № 24:

СПРАВКА О РОЖДЕНИИ № _________
Выдана _________________________ (наименование органа ЗАГС/архива)
________________________________ (адрес)
Гражданину _________________________________________________ (ФИО получателя)
выдана настоящая справка о том, что в актовой записи № ____ от «___» ________ ____ г․
зарегистрировано рождение:
Фамилия, имя, отчество ребенка: _______________________________________
Пол: _______________________
Дата рождения: «___» _____________ ____ г․
Место рождения: ______________________________________________________
Фамилия, имя, отчество отца: __________________________________________
Фамилия, имя, отчество матери: _________________________________________
Номер и дата выдачи свидетельства о рождении: ___________________________

Руководитель органа ЗАГС / Архива _________________ / ______________________
(подпись) (ФИО)
М․П․ «___» _____________ ____ г․

Справка о заключении брака / разводе (Выписка из актовой записи)

Выдается в форме выписки․ Важно: после расторжения брака повторное свидетельство о браке не выдается․ Выдается именно справка установленного образца / выписка из актовой записи, подтверждающая факт брака в прошлом․

Содержит: ФИО супругов до брака и после, дату и место регистрации, номер актовой записи, основание расторжения (решение суда, заявление в ЗАГС), дату вступления в силу․

Справка со иными сведениями (Форма № 33 / Произвольная форма)

Запрашивается, когда нужны данные, не входящие в стандартные формы (например, факт изменения имени, усыновления, установления отцовства, сведения о лице, зарегистрировавшем акт)․ Пошаговая инструкция по получению такой справки часто требует точного указания, какие именно сведения необходимы․

Архивная справка для родословных поисков (Генеалогическая справка)

Если запись старше 75–100 лет (сроки переноса в государственные архивы), документ запрашивается не в ЗАГС, а в Государственном архиве (областном, краевом, ЦГА)․ В Украине и Казахстане существуют аналогичные порталы (Укргосархив, портал Е-Гов Казахстана) для отправки запросов․ Образец такой справки часто включает полную выписку из метрической книги или журнала ЗАГС с указанием всех полей записи․

Когда и куда обращаться: ЗАГС или Архив?

Порядок предоставления свидетельств и справок регламентирован Федеральным законом № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» и Приказом Минюста России․

1. Срок хранения в ЗАГС: Актовые книги хранятся в органах ЗАГС 100 лет (для рождений) и 75 лет (для браков, смертей, разводов, усыновлений, изменений имени)․
2. Передача в архив: По истечении сроков книги передаются в государственные архивы субъектов РФ (ГАРХИВ)․
3. Куда идти сейчас (2024–2025):
   • Если срок хранения в ЗАГС не истек: Обращайтесь в любой отдел ЗАГС (благодаря ЕФБ ЗАГС) или через МФЦ/Госуслуги․ Вы получите повторное свидетельство или справку формы № 24/33․
   • Если срок истек (документы в архиве): Обращайтесь в государственный архив по месту регистрации акта (или в областной архив, если районный ЗАГС ликвидирован/объединен)․ Ранние записи 1918–1920-х годов часто хранятся именно в областных/краевых архивах․

Как правильно написать запрос в архив ЗАГС (Образец заявления 2025 года)

Для получения архивной справки (особенно если обращаетесь напрямую в государственный архив или по почте) необходимо составить официальный запрос․ Ниже приведен актуальный образец․

Образец заявления на выдачу архивной справки (Выписки из актовой записи)

Кому:
Директору ____________________________________________________________
(Наименование государственного архива / Отдела ЗАГС)
г․ ____________________________________________________________________

От кого:
________________________________________________________________________(ФИО заявителя полностью)
Проживающий по адресу: ________________________________________________
Телефон: _______________________ Email: _______________________________
Паспорт: серия ______ № __________, выдан ______________________________
«___» _____________ ____ г․, код подразделения __________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки (выписки из актовой записи)

Прошу предоставить мне архивную справку (выписку из актовой записи) о регистрации акта гражданского состояния:

Данные для поиска записи:
 • ФИО лица (на момент регистрации акта): ___________________________________
 • Дата акта (день, месяц, год): ____________________________________________
 • Место акта (населенный пункт, район, область, название ЗАГС): _______________
 • Номер актовой записи (если известен): ____________________________________
 • ФИО родителей / супруга(и) / иных лиц, указанных в записи: __________________

Цель получения справки: _______________________________________________
 (например: установление факта родства для суда, оформление наследства, получение пенсии, восстановление гражданства, составление родословной)․

Форма получения: □ Лично □ Почтой (на адрес регистрации/фактического проживания) □ Через представителя․

Приложения:
Копия паспорта заявителя (страницы с фото и пропиской)․
Документы, подтверждающие родственные отношения с лицом, по которому запрашивается справка (свидетельства о рождении/браке, решение суда об установлении факта родства) — обязательно для архивов, если срок ограниченного доступа (75/100 лет) не истек․
Нотариальная доверенность (если запрос подает представитель)․
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется архивом для поиска/ксерокопии) или предоплата почтового отправления․

С согласием на обработку персональных данных ознакомлен(а)․

«___» _________________ ____ г․ _________________ / ___________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)

Нюансы заполнения запроса в 2025 году:

• Установочные данные: Чем больше данных вы укажете (номер записи, точное название ЗАГС на момент регистрации), тем быстрее найдут документ․ Если данных мало — архив может отказать в поиске или потребовать оплату поисковых работ․
• Доступ к недавним записям: Если с момента регистрации прошло менее 75–100 лет, информация является конфиденциальной (ст․ 9 ФЗ-143)․ Получить справку может только сам гражданин, его супруг(а), родители, дети (взрослые), наследники (после смерти) или по решению суда․ В заявлении нужно указать основание (родство) и приложить подтверждающие документы․
• Электронный запрос: Многие областные архивы и ЗАГС принимают запросы через свои сайты, портал Госуслуг (раздел «Запросы и выписки») или почту․ Срок выполнения, обычно до 30 дней (в ЗАГС до 10–14 дней), в архивах может доходить до месяца и более․

Получение справки через Госуслуги и МФЦ (Упрощенный порядок)

Если запись оцифрована и находится в ЕФБ ЗАГС (большинство записей с 1990-х годов и многие более ранние, переписанные в электронный вид), не нужно писать ручной запрос и ехать в архив․

1. Заходите на Госуслуги → раздел «Документы» → «Получение справки из архива ЗАГС» (или «Повторное свидетельство»)․
2. Выбираете вид акта (рождение, брак, смерть и т․д․)․
3. Заполняете данные (ФИО, дата, место)․ Система сама найдет запись в базе․
4. Оплачиваете госпошлину (скидка 30% при электронной оплате)․
5. Выбираете способ получения: в отделе ЗАГС, МФЦ или почтой (заказным письмом)․

Срок: обычно 1–10 рабочих дней․ Готовый документ можно получить лично или заберут почтой․

Особенности для genealogical research (Родословные поиски)

Для составления родословной часто нужны справки о лицах, умерших давно (срок 75/100 лет истек)․ В этом случае:

• Обращайтесь в Государственный архив субъекта РФ (список на сайте Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов — spravka․rusarchives․ru)․
• Можно заказать ксерокопию актовой записи (страницы журнала) — это ценно для истории рода, так как там могут быть пометки от руки, подписи предков․
• Если ЗАГС ликвидирован или переименован — ищите правопреемника в областном архиве․
• Для записей до 1918 года (метрические книги) обращайтесь в архивы хранения метрических книг (часто это те же областные архивы или исторические архивы)․

Частые ошибки и советы

Получение архивной справки ЗАГС — процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: срокам хранения, подведомственности (ЗАГС или Архив), основаниям доступа и правильному составлению запроса․

Главное правило: начните с проверки Единой базы ЗАГС через Госуслуги или местный МФЦ․ Если запись найдена, оформите электронно за 10 минут․ Если нет (старые годы, дореволюционные записи, ликвидированные ЗАГС), готовьте грамотный письменный запрос в соответствующий государственный архив, используя приведенный выше образец, и прикладывайте полный пакет документов, подтверждающих ваши права на получение информации․

Сохраните данную статью как шпаргалку — образцы форм (№ 24, выписка, заявление) и алгоритм действий помогут сэкономить недели ожидания и избежать бюрократических тупиков․

Данная информация носит справочный характер․ Порядок предоставления государственных услуг может менятся․ Актуальные бланки, реквизиты оплаты госпошлины и контакты архивов уточняйте на официальных сайтах Минюста РФ, Росархива, портале Госуслуг или сайтах государственных архивов субъектов РФ․