Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивно-информационные отделы (АИО) управлений ЗАГС являются ключевыми звеньями в системе хранения и предоставления сведений об актах гражданского состояния. В отличие от территориальных отделов ЗАГС, которые в основном занимаются текущей регистрацией (рождение, брак, смерть, перемены имени), архивные отделы специализируются на долгосрочном хранении, формировании архивных фондов и выдаче архивных справок и дубликатов документов, составленных в прошлые годы.

Ниже представлена подробная статья, охватывающая правовую базу, структуру фондов, перечень услуг, порядок обращения и актуальные контактные данные (на примере крупнейшего в России Архивно-информационного отдела Управления ЗАГС города Москвы, а также общие принципы работы региональных отделов).

Правовая основа и статус

Деятельность архивных отделов ЗАГС регулируется следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст. 36, 37, 41, 44) — определяет порядок хранения записей актов, сроки передачи в архивы и правила выдачи повторных документов.
Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — регулирует вопросы архивного хранения, учета и пользования документами.
Постановление Правительства РФ от № 1662 «Об утверждении Правил государственной регистрации актов гражданского состояния» — детализирует процедуры работы с архивными фондами.
Приказы Министерства юстиции РФ и региональные нормативные акты.

Важно: Согласно ст. 36 Закона № 143-ФЗ, записи актов гражданского состояния подлежат вечному хранению. Вторые экземпляры записей актов (а с 1979 года — первые экземпляры) передаются в архивно-информационные отделы управлений ЗАГС субъектов РФ.

Что хранится в архивах ЗАГС: структура фондов

Фонды архивно-информационных отделов формируются за счет поступления записей актов гражданского состояния из территориальных органов ЗАГС по истечении установленных сроков хранения.

Основные категории хранящихся документов:

Записи акта о рождении (с 1921 года по настоящее время).
Записи акта о заключении брака (включая расторжение брака, признание недействительным).
Записи акта о смерти.
Записи акта о перемене имени, фамилии, отчества.
Записи акта об усыновлении (удочерении) (с ограниченным доступом в соответствии со ст. 41 Закона № 143-ФЗ).
Записи акта об установлении отцовства.

Специфические фонды (на примере Москвы и крупных регионов):

Консульские архивы: Записи актов, составленные консульскими учреждениями СССР и РФ за границей.
Военные комендатуры: Записи актов, составленные органами ЗАГС при военных комендатурах советских войск за границей.
Ликвидированные ЗАГС: Документы от органов ЗАГС, прекративших деятельность (например, архивы бывших районов, входящих в состав города).
Реестры восстановленных записей: Документы, восстановленные судебным порядком при утрате оригиналов (погибшие в пожарах, наводнениях, во время войны).

Хронология хранения экземпляров (согласно Постановлению № 1662):

1921–1978 гг.: В архивы передавались вторые экземпляры записей актов (первые оставались в территориальных ЗАГС).
С 1979 г. по настоящее время: В архивы передаются первые экземпляры записей актов (вторые экземпляры перестали составляться в бумажном виде с переходом на ЕГР ЗАГС).

Основные услуги, предоставляемые архивным отделом

Архивно-информационный отдел не производит государственную регистрацию актов (не женит, не разводит, не регистрирует рождение «с нуля»). Его функции — информационно-справочные и архивные.

Выдача архивных справок и повторных свидетельств

Это самая востребованная услуга. Граждане обращаются за:

Свидетельствами о рождении, браке, разводе, смерти (повторные, в случае утери/порчи оригинала).
Справками формы № 7, № 9, № 10, № 11, № 12, № 13, № 14, № 15, № 16, № 17, № 18, № 19, № 20, № 21, № 22, № 23, № 24, № 25 (в зависимости от вида записи и цели получения).
Справками о незамужестве (для заключения брака за границей) — с возможностью немедленного апостилирования (см. ниже).

Апостилирование документов (Ключевая функция московского АИО)

Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС Москвы уполномочен проставлять апостиль на документы, выданные всеми московскими ЗАГС (как текущими, так и архивными).

Практический совет: Если вам нужна справка о незамужестве (или другой документ) с апостилем для заграницы, рационально сразу подать заявление в Архивный отдел (или через МФЦ/Госуслуги с выбором АИО как места получения). Это сэкономит время: не нужно сначала получать справку в районном ЗАГС, а потом ехать в архив за апостилем. Срок оформления «под ключ» — обычно 1 неделя (ранее было 3–5 дней, сроки выросли из-за роста объема заявлений).

Генеалогические и исторические запросы

Поиск записей актов для восстановления родословной (генеалогия).
Подтверждение фактов, имеющих юридическое значение (место рождения родителей для получения гражданства, факт брака для наследования и т.д.).
Выдача архивных копий записей актов (фото/скан записи акта) для судебных разбирательств, нотариусов, консульств.

Восстановление утерянных записей

Если запись акта не найдена в архиве (утеряна, уничтожена), АИО выдает Справку об отсутствии записи акта (форма № 34). На основании этой справки гражданин обращается в суд для установления факта, имеющего юридическое значение (ст. 264 ГПК РФ), после чего по решению суда запись восстанавливается.

Порядок обращения и получения услуг

Способы подачи заявления:

Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) / портал мэра Москвы (для Москвы) — РЕКОМЕНДУЕМЫЙ СПОСОБ.
- Выбор услуги: «Получение повторного свидетельства / справки из архива ЗАГС».
- Выбор места получения: Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС (для документов старше сроков хранения в районных ЗАГС или для апостилирования).
- Оплата госпошлины онлайн (со скидкой 30%).
- Получение уведомления о готовности и приход за документом.
Через МФЦ «Мои Документы» (для Москвы) или аналогичные центры в регионах. Прием заявлений, выдача готовых документов.
Лично в окне приема Архивно-информационного отдела. Требуется предварительная запись (часто через терминал на месте или электронную очередь).
Почтовой отправкой (заказным письмом с вложенным описью вложения). Для невыездных граждан, иногородних и иностранцев. Необходимо прикладывать нотариально заверенную копию паспорта и квитанцию об оплате пошлины.
Через доверенное лицо (по нотариальной доверенности с указанием полномочий на получение документов ЗАГС).

Необходимые документы для обращения:

Паспорт гражданина РФ (или иное документ, удостоверяющий личность).
Документы, подтверждающие родственные отношения с лицом, запись акта которого запрашивается (свидетельства о рождении, браке, перемене имени) — обязательно для получения сведений о других лицах (ст. 41 Закона № 143-ФЗ).
Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее через Госуслуги).
Квитанция об оплате госпошлины (если оплата не производилась онлайн).
Доверенность (если оформляет представитель).

Сроки исполнения:

Стандартный срок: до 30 календарных дней (согласно ст. 37 Закона № 143-ФЗ) с момента поступления заявления в архив.
Фактические сроки в АИО Москвы: обычно 5–10 рабочих дней для выдачи справки/свидетельства; 7–10 рабочих дней для выдачи с апостилем.
Срочное оформление: Законом не предусмотрено для архивных запросов, однако на практике при личном обращении с полным пакетом документов поиск может быть произведен быстрее (в день обращения или на следующий день), если запись оцифрована и индексирована.

Особенности доступа к информации (Конфиденциальность)

Согласно ст. 41 ФЗ № 143, сведения о записях актов гражданского состояния являются конфиденциальной информацией. Доступ к ним имеют:

Само лицо, в отношении которого составлена запись (с 14 лет).
Родители, усыновители, дети (совершеннолетние), супруги, при предъявлении документов, подтверждающих родство/брак.
Нотариусы, суды, органы опеки, консульские учреждения — по официальным запросам.
Иные лица — только по решению суда или с нотариальным согласием заинтересованного лица.

Сроки открытия архивов для свободного доступа (генеалогия): Информация о рождении становится открытой через 100 лет со дня составления записи, о браке и смерти — через 75 лет (п. 5 ст. 41 Закона № 143-ФЗ). До истечения этих сроков поиск по фамилии «для интереса» без доказательства родства невозможен.

Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС г. Москвы (Флагман системы)

Крупнейший в России объединенный архив ЗАГС. Является методологическим центром для регионов.

Адрес и контакты (актуально на 2026 год):

Адрес: г. Москва, Малый Харитоньевский переулок, д. 10 (район Басманный, метро «Бауманская», «Курская», «Чкаловская»).
Индекс: 101000.
Телефон справки / единый контактный центр: +7 (495) -39-55-55 (единый номер Управления ЗАГС Москвы).
Режим работы приемной (обычно): Понедельник–Пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00). Суббота, Воскресенье — выходные. Обязательно уточняйте на Госуслугах или по телефону перед визитом, режим может меняться.
Сайт: mos.ru (раздел «Управление ЗАГС» -> «Архивно-информационный отдел»).

Структура отдела (основные сектора):

Сектор приема и выдачи документов (фронт-офис).
Сектор архивного хранения и учета фондов (депо).
Сектор информационно-справочной работы (поисковые группы).
Сектор апостилирования и легализации документов.
Сектор оцифровки и электронного документооборота (перевод фондов в ЕГР ЗАГС / АИС «ЗАГС-Архив»).

Архивные отделы в регионах (Общие принципы)

В каждом субъекте РФ при Управлении ЗАГС (или Министерстве юстиции/Агентстве по архивам) функционирует Архивно-информационный отдел (или Отдел архивов ЗАГС).

Пример: Краснодарский край

Наименование: Архивный отдел управления ЗАГС Краснодарского края.
Адрес: г. Краснодар, ул. Тургенева, 134.
Принцип работы аналогичен московскому: хранение вторых/первых экземпляров записей актов с 1921 г., выдача справок, апостилирование (если уполномочен), генеалогические запросы.

Как найти адрес и телефон своего региона:

Зайти на официальный сайт Управления ЗАГС / Минюста вашего региона.
Раздел «Архив» или «Архивно-информационный отдел».
Или воспользоваться картами (2ГИС, Яндекс.Карты) запросом: «Архив ЗАГС [Название города/региона]».

Цифровизация и ЕГР ЗАГС: современное состояние

С 2021 года ведется активная работа по интеграции архивных фондов в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС).

Оцифровка: Массовое сканирование бумажных томов записей актов (1921–1990-е гг.) с распознаванием текста (OCR) для полнотекстового поиска.
Единая информационная система (АИС «ЗАГС-Архив»): Позволяет сотрудникам любого ЗАГС страны (и МФЦ) видеть наличие записи в архиве и формировать запрос электронно.
Результат для гражданина: Сокращение сроков поиска с недель до минут (если запись уже в базе), возможность заказать справку в любом МФЦ страны («Межведомственное взаимодействие»), а не только в архиве хранения.

Важный нюанс: Не все фонды еще оцифрованы. Записи до 1921 г. (метрические книги) хранятся в Государственных архивах субъектов РФ (ГАРХ), а не в ЗАГС. Записи 1921–1990-х гг. могут быть частично не загружены в ЕГР ЗАГС, тогда поиск производится вручную по картотекам/томам в депо Архивного отдела.

Типичные проблемы и способы их решения

Проблема	Причина / Решение
Запись не найдена в ЕГР ЗАГС / АИС	Запись не оцифрована или оцифрована с ошибками (ОПЕЧАТКИ в фамилии, дате). Решение: Подать заявление в Архивный отдел для ручного поиска по бумажным томам/картотекам. При обнаружении — внесение в ЕГР ЗАГС.
Расхождение данных (ФИО, дата) в паспорте и записи акте	Исторические ошибки, перемены алфавита, «самовольные» изменения в советское время. Решение: Получение архивной копии записи акта -> обращение в ЗАГС для исправления записи (ст. 43 Закона № 143-ФЗ) -> при отказе, в суд.
Отказ в выдаче справки о родственнике	Нет документов, подтверждающих родство (утеряны свидетельства). Решение: Восстановить цепочку документов через суд (установление факта родства) или обратиться к нотариусу за запросом (нотариус имеет право запрашивать архивы без доказательства родства при открытии наследственного дела).
Долгое ожидание апостиля (Москва)	Высокая нагрузка на сектор апостилирования АИО. Решение: Подача через Госуслуги заранее (за 2-3 недели до нужной даты). Использование услуг посредников/юристов, которые регулярно посещают архив (они могут ускорить физическую подачу/забор, но не административный срок).
Запись акта составлена за границей (Консульство/Военная комендатура)	Такие фонды хранятся централизованно (в Москве — в АИО УЗАГС Москвы). Решение: Обращаться именно в Архивно-информационный отдел УЗАГС Москвы (М; Харитоньевский переулок), в районные ЗАГС их нет.

Пошаговая инструкция: Как получить архивную справку с апостилем в Москве (Алгоритм 2026)

Подготовка: Скан паспорта (разворот с фото + прописка), скан свидетельства о рождении/браке (своего или родственника), скан документа о перемене имени (если есть).
Госуслуги (mos.ru): Услуга «Получение справки из архива ЗАГС» или «Получение повторного свидетельства».
- Тип документа: выбираете нужный (рождение, брак, смерть, незамужестве).
- Критически важный пункт: Место получения — Архивно-информационный отдел УЗАГС Москвы (М. Харитоньевский пер., 10).
- Дополнительная услуга: «Апостилирование» (галочка/пункт меню).
Оплата: Госпошлина за выдачу документа (350 руб. за справку, 350 руб. за свидетельство — ставки 2024-2026 гг., уточняйте на портале) + Госпошлина за апостиль (2500 руб. за каждый документ). Скидка 30% при оплате через Госуслуги.
Ожидание: Придет уведомление «Документ готов» (обычно через 5-7 рабочих дней).
Получение: Приход в АИО (М. Харитоньевский пер., 10) с паспортом (и доверенностью, если забирает представитель). Проход по адресу: вход в здание Управления ЗАГС, навигация по стендам «Архив», «Апостиль», «Выдача».
Проверка: На месте проверьте правильность ФИО, дат, номеров актов, наличия печати АПОСТИЛЬ (квадратная печать на русском/английском/французском), подписи уполномоченного лица, даты простановки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку из архива ЗАГС в другом городе (не по месту жительства)?

Да. Через портал Госуслуг или МФЦ можно выбрать любое удобное место получения (МФЦ в вашем городе), если запись акта уже внесена в ЕГР ЗАГС. Если запись не в ЕГР ЗАГС (старые фонды, сложный поиск) — запрос перенаправляется в архив хранения (например, в Москву), сроки увеличиваются. Для апостилирования московских документов — только через АИО Москвы (лично, почтой или доверенным лицом).

Что такое «Архивная копия записи акта» и зачем она нужна?

Это полная копия (фото/скан) листа книги записей акта с печатью «Совпадает с оригиналом» и подписью начальника архива/архивиста. Нужен для: судов (доказательство факта), консульств (виза, гражданство), нотариусов (наследование), генеалогии. Имеет большую юридическую силу, чем краткая справка.

Сколько стоит услуга в Архивном отделе?

Услуги государственной регистрации (выдача повторных свидетельств, справок) — платные (госпошлина). Поиск информации в архиве по запросу гражданина — бесплатен (за исключением сложных генеалогических исследований за пределами установленных сроков, но на практике поиск для выдачи документа включен в пошлину). Апостиль — отдельная госпошлина (2500 руб.).

Могу ли я сфотографировать запись акта в архиве сам?

Обычно нет. В залах чтения архивов ЗАГС (если они есть) фотографирование оригиналов томов запрещено для сохранности документов и защиты персональных данных. Выдается официальная заверенная копия/справка.

Где хранятся метрические книги до 1917/1921 года?

В Государственных архивах субъектов РФ (ГАРХ) или в Российском государственном историческом архиве (РГИА, СПб) / РГАДА (Москва). В Архивный отдел ЗАГС они не поступали. Поиск там — платный, по архивным описям.

Архивно-информационный отдел управления ЗАГС — это не просто «склад старых бумаг», а высокотехнологичный центр обеспечения прав граждан на доступ к информации о своем гражданском статусе. Ключевые моменты для успешного взаимодействия:

Используйте Госуслуги / портал Мэра Москвы для предварительной записи и оплаты (экономия времени и денег).
Для документов с апостилем (Москва) — обращайтесь сразу в АИО УЗАГС Москвы (М. Харитоньевский пер., 10), это единственный уполномоченный орган.
Подготовьте документы, подтверждающие родство, если заказываете справку не на себя.
Учитывайте сроки (до 30 дней по закону, 1 неделя фактически в Москве с апостилем).
При сложностях (ошибки, утеря записи, предреволюционные документы), консультируйтесь с юристами, специализирующимися на ЗАГС и архивах.

Грамотное обращение в архивный отдел позволяет решить вопросы наследования, оформления гражданства, выезда за границу и восстановления семейной истории быстро и законно.

Данная статья носит информационный характер. Нормативная база, адреса, телефоны, режимы работы и размеры госпошлин могут меняться. Перед визитом или подачей заявления обязательно проверяйте актуальную информацию на официальных ресурсах: gosuslugi.ru, mos.ru (для Москвы), сайтах управлений ЗАГС регионов или по телефонам единых справочных служб.