Архивно-информационный отдел (АИО) Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) города Москвы — это крупнейшее в столице хранилище вторых экземпляров записей актов гражданского состояния. Именно сюда обращаются за дубликатами свидетельств‚ архивными справками и простановкой апостиля на документы‚ выданные московскими органами ЗАГС.

В статье собрана актуальная информация об адресе‚ режиме работы‚ предоставляемых услугах и особенностях обращения в отдел на 2026 год.

Ключевые функции и значение отдела

Архивно-информационный отдел является объединенным архивом ЗАГС Москвы. Его основная миссия — обеспечение сохранности и доступности архивных фондов органов записи актов гражданского состояния столицы.

Что хранится в архиве:

• Вторые экземпляры записей актов о рождении и смерти;
• Записи о заключении и расторжении браков;
• Документы об установлении отцовства и усыновлении;
• Акты о перемене имени‚ фамилии‚ отчества;
• Записи‚ составленные консульскими учреждениями СССР за рубежом (в т.ч. касающиеся советских военнослужащих‚ находившихся за границей во время и после Втор мировой войны).

По словам руководителей отдела‚ фонды архива уникальны: здесь хранятся документы‚ начиная с 1917 года‚ когда был подписан Декрет о гражданском браке‚ о детях и ведении книг актов состояния — основополагающий документ для всей системы советских и российских ЗАГС.

Адрес и контакты

Важно уточнять адрес перед визитом‚ так как в открытых источниках встречаются разные варианты (исторически отдел располагался на Садовой-Спасской улице‚ 6‚ стр. 2‚ однако рекомендуется проверять актуальное местоположение на официальном сайте mos.ru или по горячей линии).

Режим работы и порядок обращения

Режим работы может меняться‚ особенно в праздничные периоды или в связи с эпидемиологической ситуацией. Обязательно проверяйте актуальное расписание на портале mos.ru или по телефону горячей строки перед поездкой.

Типичный порядок действий:

1. Предварительная запись. Большинство услуг требует записи через портал Госуслуги (gosuslugi.ru) или портал mos.ru. Без записи вход может быть ограничен.
2. Подготовка документов. Паспорт заявителя‚ документы‚ подтверждающие родственные связи (при запросе чужих записей)‚ заявление установленного образца.
3. Личный визит или представительство. Документы можно получить лично или через доверенное лицо с нотариальной доверенностью.
4. Оплата госпошлины. Оплата производится заранее (через Госуслуги‚ банковское приложение или терминал на месте) — квитанция нужна для выдачи.

Основные предоставляемые услуги

Выдача дубликатов свидетельств и архивных справок

Это самая востребованная услуга. Если первоначальная запись акта составлялась в каком-либо московском ЗАГСе (районном‚ районном дворце бракосочетания)‚ второй экземпляр хранится именно в АИО.

• Сроки: Обычно до 30 календарных дней (по закону)‚ на практике часто быстрее — от нескольких дней до недели.
• Особенность: С 2022 года наблюдается рост обращений (более 10 тыс. москвичей в год)‚ что может увеличивать сроки выдачи.

Простановка апостиля (Апостилирование)

Ключевая компетенция: Архивно-информационный отдел исключительно проставляет апостиль на документы‚ выданные всеми московскими ЗАГСами;

Поисковые работы (Генеалогические запросы)

Возможен запрос архивной справки о факте регистрации акта (рождения‚ брака‚ смерти) для восстановления истории рода. Сроки выполнения таких запросов дольше стандартных, до месяца и более.

Структурное подчинение

Архивно-информационный отдел является структурным подразделением Управления записи актов гражданского состояния города Москвы (Управления ЗАГС Москвы); Наравне с ним в структуру входят:

• Районные отделы ЗАГС (первичная регистрация актов);
• Дворцы бракосочетания (торжественная регистрация);
• Академический отдел ЗАГС и др.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку онлайн без визита в архив?

Да. Через портал Госуслуг или mos.ru можно заказать выдачу дубликата свидетельства с доставкой по почте (Почта России) или получением в удобном МФЦ/ЗАГСе. Апостиль на такой документ также можно заказать дистанционно‚ но сам документ с апостилем придет по почте или выдастся в АИО.

Что делать‚ если запись акта сделана не в Москве?

АИО Москвы хранит только вторые экземпляры актов‚ составленных органами ЗАГС г. Москвы (и консульскими учреждениями СССР‚ подведомственными МИД СССР по линии Москвы). Если запись сделана в Московской области или другом регионе — нужно обращаться в архивный отдел (или ЗАГС) того субъекта РФ.

Нужна ли доверенность для получения документа родственником?

Да. Получение дубликатов свидетельств о рождении/смерти/браке/разводе третьими лицами возможно только при наличии нотариальной доверенности или если лицо является родителем (для получения свидетельства о рождении ребенка) / супругом (в определенных случаях). Требования к доверенности строгие: она должна содержать полномочия на получение документов в органах ЗАГС.

Полезные советы перед визитом

• Запишитесь заранее через Госуслуги. Это сэкономит часы ожидания в очереди.
• Проверьте комплект документов. Для апостиля нужен именно свежевыданный дубликат (или старый‚ но в хорошем состоянии‚ без ламинации). Старые советские справки «формат А5» или ламинированные документы для апостиля не принимаются — нужен дубликат современного образца.
• Учтите нагрузку. В летний период и перед новогодними каникулами нагрузка максимальна. Планируйте визит за 2–3 недели до нужной даты.
• Используйте горячую линию +7 (495) -97-52-46 для уточнения нюансов по вашему конкретному случаю (например‚ поиск записи 1920-х годов).

Данная статья составлена на основе открытых данных официальных источников (mos.ru‚ Агентство городских новостей «Москва»‚ справочников 2ГИС‚ отзывов пользователей) за период 2017–2022 гг. и актуализирована с учетом практики обращений на 2026 год. Официальные реквизиты‚ режим работы и сроки предоставления услуг могут менятся. Перед визитом обязательно подтверждайте информацию на портале mos.ru или по телефону горячей линии.