Архивно-информационный отдел (АИО) является ключевым структурным подразделением Управления записи актов гражданского состояния города Москвы (Управления ЗАГС Москвы). Это крупнейшее в столице хранилище вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, играющее критически важную роль в обеспечении прав граждан на получение сведений о своих родственниках, восстановлении утерянных документов и ведении генеалогических исследований.

Общие сведения и статус

Официально отдел часто называют Объединенным архивом ЗАГС Москвы. Он концентрирует в себе вторые экземпляры записей актов, составленных органами ЗАГС Москвы за многие десятилетия. Деятельность отдела регулируется Федеральным законом № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативными актами Правительства Москвы.

Адрес и контакты

• Адрес: 101000, г. Москва, Малый Харитоньевский переулок, д. 10, стр. 1.
• Метро: Сокольническая линия (станции «Китай-город», «Лубянка» или «Охотный ряд» — в зависимости от выхода).
• Телефоны справок: (495) -20-73-00 (архив), а также общие номера Управления ЗАГС Москвы.

Руководство отдела: Начальник и заместители

На протяжении многих лет (по данным открытых источников за 2017–2021 годы и более поздними периодами) отделом успешно руководит высококвалифицированный специалист в области архивного дела и ЗАГС.

Заместитель начальника

• Орлова Татьяна Владимировна — Заместитель начальника отдела. Курирует оперативную работу с обращениями граждан, взаимодействие с территориальными отделами ЗАГС и вопросы внутреннего архивного учета.

Примечание: Данные о руководстве актуальны на основе открытых источников за 2017–2023 годы. Для получения самой свежей информации рекомендуется обращаться на официальный сайт mos.ru или портал Управления ЗАГС Москвы.

Основные функции и полномочия начальника отдела

Начальник Архивно-информационного отдела несет персональную ответственность за:

1. Хранение и сохранность фондов: Обеспечение надлежащих условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность) для миллионов томов записей актов (рождение, смерть, заключение и расторжение брака, установление отцовства, усыновление, перемены имени).
2. Организация выдачи сведений: Контроль за своевременным и законным рассмотрением запросов граждан, юристов, нотариусов, судов и иных уполномоченных органов.
3. Цифровизация и электронное документооборот: Руководство проектами по сканированию фондов, созданию электронных баз данных и интеграции с порталом госуслуг (ЕПГУ) и порталом мэра Москвы (mos.ru) для возможности заказа справок онлайн.
4. Методическое руководство: Координация работы архивов территориальных отделов ЗАГС Москвы (передача вторых экземпляров записей в Объединенный архив по истечении сроков хранения в отделах).
5. Кадровая и финансовая политика: Управление персоналом архива (архивисты, операторы, технический персонал), составление и исполнение бюджета подразделения.

Какие документы хранятся в Объединенном архиве ЗАГС Москвы

Фонды отдела составляют уникальный массив исторической и правовой информации. Здесь хранятся вторые экземпляры записей актов о:

• Рождении (с начала XX века, в т.ч. дореволюционные метрические книги, переданные в архив).
• Смерти.
• Заключении брака.
• Расторжении брака (в т.ч. через суды и ЗАГС).
• Установлении отцовства.
• Усыновлении (удочерении) — доступ к данным ограничен законом (тайна усыновления).
• Перемене имени, фамилии, отчества.

Важно: В территориальных отделах ЗАГС хранятся первые экземпляры записей в течение 100 лет (для рождений/браков/смертей) или 75 лет (для расторжений браков/усыновлений/перемены имени), после чего они передаются в Архивно-информационный отдел (Объединенный архив) на вечное хранение.

Режим работы и порядок обращения

Работа с посетителями организована с учетом высокой нагрузки (годов в десятки тысяч обращений).

Прием посетителей (общий порядок):

• Работа ведется, как правило, по предварительной записи через портал mos.ru (раздел «Запись на прием в ЗАГС» -> «Архивно-информационный отдел») или по телефонам справок.
• Без записи можно получить консультацию или сдать почтовый запрос, но выдачу готовых документов лучше планировать заранее.

Способы получения справки/сведений:

1. Через Госуслуги (ЕПГУ) / mos.ru: Самый быстрый и удобный способ. Справка формируется в электронном виде (с ЭЦП) или направляется в выбранный отдел ЗАГС / МФЦ для получения на бумаге.
2. Лично в Архивно-информационном отделе: По предварительной записи.
3. Почтовым запросом: На адрес отдела с нотариально заверенным подписью заявителя и копией паспорта.
4. Через МФЦ «Мои Документы»: Заявление принимается в любом МФЦ, дальше запрос уходит в Архив ЗАГС.

Особенности доступа к информации (Закон о защите персональных данных)

Начальник отдела и его заместители строго следствуют ст. 9 ФЗ-143. Выдача сведений из записей актов гражданского состояния производится:

• Заявителю лично (о себе, о детях до 18 лет).
• Родителям, супругам, взрослым детям, братьям/сестрам, дедушкам/бабушкам, внукам — при наличии документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой).
• Нотариусам, судам, органам опеки, полиции — на основании официальных запросов.
• Иным лицам — только после истечения 100 лет со дня составления записи (переход в общедоступные архивные фонды), либо при наличии нотариальной доверенности от заинтересованного лица.

Историческая справка и интересные факты

В кабинете начальника Архивно-информационного отдела, как отмечалось в СМИ (материал mos.ru от 2020 года), под стеклом хранится исторический документ — Декрет о гражданском браке, о детях и ведении книг актов состояния от 1917 года. Это символизирует непрерывность традиций ведения учета актов гражданского состояния в России.

Архив уникален тем, что сохраняет память о поколениях москвичей. Здесь можно найти записи о рождении известных ученых, писателей, артистов, героев войны, а также восстановить историю своей семьи на глубину нескольких поколений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли прийти в архив без записи?

Рекомендуется записаться через mos.ru. Без записи можно попасть в зону ожидания, но гарантии приема в удобное время нет.

Сколько времени занимает поиск записи?

Согласно закону, срок выдачи справки, до 30 календарных дней с момента подачи заявления. На практике при электронном заказе часто готово за 3–10 дней, если запись оцифрована.

Что делать, если запись не найдена в Архиве ЗАГС Москвы?

Возможно, запись находится в территориальном отделе ЗАГС (если не прошел 100-летний срок), в архиве другой области (если событие было не в Москве) или в Главархиве Москвы (дореволюционные метрические книги некоторых лет). Специалисты АИО помогут определить путь дальнейшего поиска.

Как связаться с начальником отдела по служебному вопросу?

Официальные обращения направляются через канцелярию Управления ЗАГС Москвы (адрес: Малый Харитоньевский переулок, д. 10) или через систему электронного обращений на mos.ru.

Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС Москвы под руководством Елимовой Евгении Александровны является надежным хранилищем правовой памяти столицы. Благодаря активной цифровизации и внедрению электронных сервисов, доступ к архивным документам стал максимально открытым и удобным для москвичей и гостей столицы. Независимо от цели обращения — оформление наследства, получение гражданства, составление родословной или восстановление утерянного свидетельства — специалисты отдела оказывают профессиональную помощь в строгом соответствии с законодательством;

Статья подготовлена на основе открытых данных официального портала mos.ru, справочников Управления ЗАГС Москвы и открытых источников интернета за 2017–2026 годы. Актуальность контактных данных и режима работы рекомендуется проверять на официальном сайте mos.ru перед визитом.