Архивно‑информационный отдел (АИО) Главного управления ЗАГС Московской области – это крупнейшее хранилище вторых экземпляров записей актов гражданского состояния (рождения, смерти, брак, развод, установление отцовства, усыновление, перемена имени) в Москве и Московской области. Отдел обеспечивает сохранность, учет и предоставление доступа к архивным документам, а также оказывает информационно‑консультационные услуги гражданам и юридическим лицам.

Структура и место в системе ЗАГС

В структуре Управления записи актов гражданского состояния города Москвы (Управление ЗАГС Москвы) выделяются несколько подразделений:

• Отделы ЗАГС (приемные пункты по районам)
• Дворцы бракосочетания
• Архивно‑информационный отдел – объединённый архив ЗАГС

АИО подчиняется Главному управлению ЗАГС Московской области и тесно взаимодействует с Главным архивным управлением Московской области, что позволяет обеспечить единую политику по хранению и оцифровке архивных фондов.

Ключевые задачи отдела

1. Сохранение и систематизация вторых экземпляров актов гражданского состояния.
2. Осуществление доступа к архивным документам (в т.ч. в электронном виде).
3. Выдача справок, выписок и копий актов по запросу граждан и организаций.
4. Оформление и проставление апостилей на документы.
5. Оцифровка архивных фондов и создание электронных баз данных.
6. Консультационная поддержка по вопросам архивного законодательства.

Контактные данные

Услуги, предоставляемые архивно‑информационным отделом

Выдача копий и выписок из архивных фондов

Граждане могут запросить:

• Второй экземпляр свидетельства о рождении, смерти, браке, разводе;
• Справку об отсутствии записей в архиве;
• Документы, подтверждающие установление отцовства, усыновление, перемену имени.

Оформление апостиля

Официальный срок проставления апостиля – 5 рабочих дней. На практике срок может варьироваться от 3 до 7 дней в зависимости от загруженности сотрудников.

Оцифровка и выдача электронных копий

С 2023 года отдел активно внедряет цифровые технологии:

• Сканирование оригинальных актов в формате PDF/A;
• Создание защищённых электронных архивов, доступных через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Возможность получения электронных копий в течение 24 часов после подачи запроса.

Консультации по архивному законодательству

Специалисты отдела помогают разобраться в вопросах:

• Сроков хранения и доступа к архивным документам;
• Порядка восстановления утраченных записей;
• Требований к документам для получения гражданства, виз и других государственных услуг.

Как оформить запрос в архивно‑информационный отдел

Шаг 1. Подготовка документов

Для получения копии акта необходимо подготовить:

• Заявление (можно заполнить онлайн или взять форму в отделе).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС).
• Оплату государственной пошлины (при необходимости).

Шаг 2. Запись на приём

Записаться можно:

1. По телефону 7 (495) -97‑52‑46 (оператор уточнит необходимые сведения).
2. Через форму «Записаться онлайн» на официальном сайте.

Шаг 3. Посещение отдела

В назначенный день необходимо прийти в офис с оригиналами документов. Сотрудники проверят их, внесут запись в журнал и выдадут готовый документ (в бумажном или электронном виде).

Шаг 4. Получение апостиля (по необходимости)

Если требуется апостиль, укажите это в заявлении. После подготовки акта и его проверки апостиль будет проставлен в течение 3‑7 рабочих дней.

Оцифровка архивных фондов: текущий статус (на 2026 год)

С начала 2024 года в АИО реализован проект «Цифровой ЗАГС», в рамках которого:

• Оцифровано более 85 % всех вторых экземпляров актов (около 12 млн документов).
• Создана единая электронная база данных, интегрированная с порталом Госуслуги.
• Введена система электронных подписей, позволяющая получать заверенные копии без личного присутствия.

Для граждан, желающих получить электронный документ, достаточно:

1. Авторизоваться на Госуслугах;
2. Выбрать услугу «Получить копию акта из архива ЗАГС»;
3. Оплатить пошлину онлайн;
4. Получить готовый PDF‑документ в личный кабинет (обычно в течение 24 часов).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Как узнать, есть ли у меня второй экземпляр акта в архиве?

С помощью онлайн‑сервиса «Проверка наличия записи» на сайте zags.mosreg.ru можно ввести ФИО, дату и место события. Система выдаст результат в течение нескольких минут.

Вопрос 2: Сколько стоит копия акта?

Тарифы (по состоянию на 2026 год):

• Копия свидетельства о рождении – 300 ₽;
• Копия свидетельства о браке/разводе – 350 ₽;
• Апостиль – 500 ₽ (плюс пошлина за копию, если требуется);

Вопрос 3: Можно ли получить документ за границей?

Да. Через консульские представительства России за границей можно оформить запрос, предоставив копию паспорта и доверенность. Документ будет отправлен курьерской службой или в электронном виде.

Вопрос 4: Как быстро получить электронный документ?

При оплате онлайн и отсутствии необходимости в апостиле – в течение 24 часов. С апостилем – 3‑5 рабочих дней.

Вопрос 5: Какие документы нужны для восстановления утраченного акта?

Необходимо предоставить заявление, документ, удостоверяющий личность, а также любые имеющиеся сведения о событии (например, копию паспорта ребёнка, свидетельство о браке родителей и т.п.). При отсутствии достаточных данных может потребоваться судебное решение.

Перспективы развития отдела

К 2028 году планируется завершить оцифровку 100 % архивных фондов и внедрить технологию блокчейн‑подписей для гарантии неизменности электронных копий. Также будет расширена сеть региональных пунктов выдачи, где граждане смогут получать документы без необходимости ехать в центр Москвы.

Архивно‑информационный отдел Главного управления ЗАГС Московской области – это надёжный хранитель истории граждан, предоставляющий быстрый и удобный доступ к важнейшим документам. Благодаря постоянному внедрению цифровых технологий и прозрачной системе обслуживания, отдел обеспечивает высокое качество услуг как для жителей Москвы, так и для жителей всей Московской области.

Если вам нужен второй экземпляр акта, справка из архива или апостиль – обращайтесь в АИО по указанным выше контактам, записывайтесь заранее и получайте документы в удобном для вас формате.