Архивные документы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) представляют собой бесценный источник информации для восстановления прав граждан, составления родословных и проведения исторических исследований. В городе Москве функции хранения, учета и выдачи архивных справок на основе вторых экземпляров актовых записей осуществляет специализированное структурное подразделение — Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС города Москвы (часто называемый «Объединенным архивом ЗАГС»).

Статус и место в системе управления

Управление записи актов гражданского состояния города Москвы (Управление ЗАГС Москвы) является главным органом, осуществляющим государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени и смерти на территории столицы.

Структурно Управление ЗАГС Москвы включает в себя:

• Районные (межрайонные) отделы ЗАГС;
• Дворцы бракосочетания;
• Архивно-информационный отдел (Объединенный архив ЗАГС).

Именно Архивно-информационный отдел является крупнейшим хранилищем вторых экземпляров записей актов о регистрации рождений, смертей, заключении браков и других действий гражданского состояния, составленных на территории Москвы.

Адрес и контакты Архивно-информационного отдела

Для личного обращения или направления почтового запроса используется следующий адрес:

Адрес: 101000, г. Москва, Малый Харитоньевский переулок, д. 10, стр. 1.

Примечание: Режим работы, график приема посетителей и контактные телефоны рекомендуется уточнять на официальном портале «Электронная Москва» (mos.ru) или сайте Управления ЗАГС Москвы перед визитом, так как они могут изменяться.

Основные функции и предоставляемые услуги

Деятельность отдела регулируется законодательством РФ об актах гражданского состояния и архивном деле. Ключевые задачи включают:

1. Хранение архивного фонда: Обеспечение сохранности вторых экземпляров актовых книг (метрических книг) с 1918 года по настоящее время.
2. Выдача повторных свидетельств: Оформление дубликатов свидетельств о рождении, браке, разводе, смерти, перемене имени, усыновлении в случае утери или непригодности оригиналов.
3. Выдача архивных справок и выписок: Предоставление официальных документов с данными из актовых записей для судов, нотариусов, пенсионных фондов, консульств и граждан (например, справка формы № 33, выписка из актовой записи).
4. Поисковые работы: Проведение исследований по запросам граждан на предмет наличия/отсутствия записи акта гражданского состояния.
5. Цифровое преобразование: Участие в проекте оцифровки фондов для предоставления удаленного доступа через сервис «Моя семья».

Порядок обращения и получения документов

Способы подачи заявления:

• Лично: В приемном помещении Архивно-информационного отдела (по адресу выше).
• Через портал Госуслуг (ЕПГУ) / «Электронная Москва»: Самый удобный способ заказа повторного свидетельства или справки с доставкой по почте или выдачей в удобном отделе ЗАГС/МФЦ.
• Почтой: Направление заказного письма с нотариально заверенным заявлением и копией паспорта.
• Через нотариуса/суд: Направление официального запроса.

Необходимые документы для гражданина:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Документы, подтверждающие родственные отношения с лицом, по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении, браке, перемене имени), — обязательно для получения сведений о других лицах (ст. 9 ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»).
• Заявление установленного образца.
• Квитанция об оплате госпошлины (при оплате через Госуслуги скидка 30%).

Особенности поиска записей до 1918 года (Метрические книги)

Важно различать два типа архивов в Москве:

Если искомое событие (рождение, венчание, смерть) произошло до 1918 года, необходимо обращаться в ЦГА г. Москвы (ул. Болотная, д. 15, стр. 1) или использовать онлайн-сервис «Моя семья» (myfamily.mos.ru), предоставляющий удаленный доступ к оцифрованным метрическим книгам.

Платные услуги и прейскурант

Помимо государственных услуг (выдача свидетельств, справок за госпошлину), Архивно-информационный отдел оказывает платные архивные услуги на основании прейскуранта, утвержденного директором архивного учеждения (Управления ЗАГС).

Стоимость таких услуг зависит от:

• Сложности поиска (наличие точных дат, названий отделов ЗАГС/церквей);
• Объема копирования документов;
• Срочности выполнения заказа;
• Необходимости заверения копий печатью архива.

Важно: Если актовые книги ЗАГС в государственные архивы (ЦГА) не передавались (то есть они хранятся в Объединенном архиве ЗАГС), то повторные свидетельства или архивные справки выдают именно органы ЗАГС (Архивно-информационный отдел).

Онлайн-сервис «Моя семья», удаленный доступ к фондам

Для удобства граждан и исследователей портал «Архивы России» и городская система «Электронная Москва» предоставляют доступ к сервису «Моя семья». Он обеспечивает удаленный доступ к оцифрованным документам Архивного фонда Москвы:

• Метрическим книгам православных церквей (до 1918 г.);
• Актовым книгам ЗАГС (после 1918 г.) — по мере их оцифровки и ввода в базу.

Это позволяет провести предварительный поиск записи самостоятельно, узнать номер тома, дела и страницы, что значительно ускоряет последующее оформление официальной справки в Архивно-информационном отделе.

Территориальное распределение архивов ЗАГС Москвы (исторический аспект)

С 1918 года по настоящее время на территории Москвы функционировало множество районных и уездных отделов ЗАГС. В процессе административно-территориальной реформы (переименования районов, объединений) архивы этих отделов централизовались.

В настоящее время Архивно-информационный отдел на Малом Харитоньевском переулке является единым центром хранения вторых экземпляров книг практически всех исторических и действующих отделов ЗАГС города Москвы. Гражданину не нужно знать, в каком именно районном отделе была составлена запись в 1950 или 1980 году — запрос направляется в единый Объединенный архив.

Полезные советы при обращении в архив

1. Собирайте максимально точные данные: ФИО (на момент события), точная или примерная дата, название ЗАГС/района/церкви. Ошибки в датах — главная причина отказов в поиске.
2. Проверяйте «Моя семью» заранее: Если запись найдена в базе, распечатайте или сохраните скриншот с реквизитами дела (фонд, опись, дело, лист) — это сэкономит время архивариуса и деньги за поиск.
3. Оформляйте доверенность: Если вы запрашиваете документ не для себя и не для несовершеннолетнего ребенка, а для брата, сестры, дяди/тети, дедушки/бабушки, необходима нотариальная доверенность или личное присутствие того, в чьем интересах запрос.
4. Уточняйте форму документа: Для судов/нотариусов часто нужна именно выписка из актовой записи (а не справка), для консульств — часто требуется апостиль (ставится Управлением юстиции Москвы на оригинале свидетельства/справки).

Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС города Москвы по адресу Малый Харитоньевский переулок, 10, стр. 1, это главная точка доступа к документам гражданского состояния столицы за период с 1918 года. Благодаря централизации фондов, внедрению электронных сервисов («Госуслуги», «Моя семья») и возможности удаленного заказа, процесс получения архивных документов стал максимально прозрачным и доступным для жителей любой точки России и зарубежных стран.

Для событий до 1918 года следует использовать ресурсы ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» и сервис «Моя семья». Грамотное сочетание обращений в эти два учреждения позволяет восстановить полную историю семьи на протяжении нескольких столетий.

Статья подготовлена на основе открытых данных официальных порталов: mos.ru, Архивы России, ГБУ ЦГА г. Москвы. Актуально на . Перед визитом обязательно уточняйте режим работы и актуальные реквизиты на официальных сайтах.