Архивно‑информационный отдел (далее – АИ‑отдел) является одним из ключевых подразделений Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в России. Он отвечает за хранение, систематизацию и предоставление доступа к вторым экземплярам актов гражданского состояния, а также за информационную поддержку граждан и государственных органов.

Правовое основание деятельности

Деятельность АИ‑отдела регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон 13-ФЗ «Об актах гражданского состояния» от г.;
• Постановление Правительства РФ № 527 от г. «Об организации работы архивов органов государственной власти»;
• Приказ Минюста России № 33 от г. «Об утверждении Положения об объединённом архиве органов ЗАГС».

Миссия и основные задачи отдела

1. Хранение и охрана документов – обеспечение надёжного и длительного сохранения вторых экземпляров актов о рождении, смерти, браке, разводе, усыновлении, установлении отцовства и перемене имени.
2. Информационное обеспечение – предоставление справок, выписок и копий актов гражданского состояния гражданам, юридическим лицам и государственным органам.
3. Автоматизация и цифровизация – внедрение и поддержка информационных систем, позволяющих быстро находить и выдавать нужные документы.
4. Консультирование – помощь заявителям в оформлении запросов, разъяснение порядка получения архивных справок.
5. Контроль качества – проверка целостности и достоверности хранимых документов, проведение регламентных проверок.

Структура АИ‑отдела в Москве (пример)

В Управлении ЗАГС города Москвы АИ‑отдел входит в состав объединённого архива ЗАГС. Его структура включает:

• Отдел приёма и регистрации запросов;
• Отдел архивного хранения и консервации документов;
• Отдел информационных технологий и защиты информации;
• Отдел аналитики и статистики;
• Отдел взаимодействия с другими архивными учреждениями.

Адрес и контактные данные (Москва)

Главный офис АИ‑отдела находится по адресу:

Какие документы хранит АИ‑отдел?

В архиве хранятся вторые экземпляры следующих актов:

• Актов о рождении (в т.ч. двойные и многодетные записи);
• Актов о смерти;
• Свидетельств о заключении и расторжении брака;
• Документов, подтверждающих установление отцовства;
• Актов об усыновлении и удочерении;
• Документов о перемене имени, фамилии, отчества;
• Справок о регистрации брака, разводе, рождении детей и др.

Как получить архивную справку или копию акта?

Процедура получения документов упрощена и состоит из нескольких шагов:

1. Подготовка запроса. Заявитель заполняет форму «Заявление о выдаче архивной справки» (можно онлайн через портал Госуслуг или в отделе лично).
2. Предоставление документов. Необходимо приложить удостоверение личности и, при необходимости, документ, подтверждающий интерес (например, решение суда).
3. Оплата госпошлины. Стоимость услуги зависит от типа документа (обычно от 200 до 500 рублей).
4. Обработка запроса. Сотрудники отдела ищут нужный акт в архиве (в среднем 1–3 рабочих дня).
5. Получение документа. Гражданин может забрать справку лично, получить её по почте или в электронном виде (PDF с цифровой подписью).

Информационные системы, используемые в АИ‑отделе

Для обеспечения быстрого доступа к архивным данным отдел использует комплекс современных ИТ‑решений:

• АРМ «ЗАГС» – автоматизированный рабочий место пользователя, позволяющее вести поиск по ФИО, дате, номеру акта.
• Электронный архив (ЭА) – централизованная база данных, где хранятся сканированные копии всех вторых экземпляров.
• Система защиты информации – включает шифрование, контроль доступа и журналирование действий сотрудников.
• Сеть LAN – построена по протоколу IEEE 802.3 (Ethernet) с использованием кабеля UTP cat.5 и коммутаторов 10/100/1000 Base‑T.

Взаимодействие с другими органами

АИ‑отдел активно сотрудничает с:

• Федеральной службой государственной регистрации (Росреестр) – обмен данными о браках и разводах;
• Судебными органами – предоставление справок в рамках судебных разбирательств;
• Региональными архивами – передача старых актов в государственные архивы РФ;
• Медицинскими учреждениями – подтверждение факта рождения/смерти при выдаче медицинских справок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Как узнать, хранится ли нужный мне акт в архиве?

Для уточнения наличия акта достаточно позвонить по телефону отдела или отправить запрос через портал ЗАГС Москвы. Сотрудники проверят реестр и сообщат о наличии.

9.2 Можно ли получить архивный документ в электронном виде?

Да. При наличии сканированного образца акта отдел может выдать документ в формате PDF с электронной подписью, что признаётся юридически значимым.

9.3 Сколько времени занимает поиск и выдача документа?

Стандартный срок – от 1 до 3 рабочих дней. При сложных запросах (например, поиск в старых бумажных реестрах) срок может быть увеличен до 10 дней.

9.4 Какие документы нужны для получения справки о смерти?

Необходимо предоставить:

• Удостоверение личности заявителя;
• Документ, подтверждающий интерес (например, заявление наследника);
• Оплату госпошлины.

9.5 Можно ли оформить запрос дистанционно?

Да. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) можно заполнить электронную форму, загрузить сканы документов и оплатить услугу онлайн.

Перспективы развития АИ‑отдела

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация всех архивных материалов (сканирование и OCR‑распознавание текста);
• Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности выдаваемых справок;
• Расширение онлайн‑сервиса «Самообслуживание», позволяющего получать документы без посещения офиса;
• Усиление защиты персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Архивно‑информационный отдел управления ЗАГС РФ – это фундаментальная часть государственной системы регистрации актов гражданского состояния. Он обеспечивает надёжное хранение жизненно важных документов, предоставляет гражданам быстрый доступ к архивным справкам и поддерживает цифровую трансформацию государственных услуг. Благодаря постоянному внедрению новых технологий и улучшению сервисов, АИ‑отдел становится всё более удобным и доступным для всех слоёв населения.

Дата актуализации информации: 09:02:55