Архивно-информационный отдел (АИО) Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) города Москвы — это крупнейшее в столице хранилище вторых экземпляров записей актов гражданского состояния. Именно сюда обращаются за дубликатами свидетельств о рождении, браке, разводе, смерти, установлении отцовства, усыновлении или смене имени, если первичные записи были составлены органами ЗАГС Москвы.
В статье собрана актуальная информация об адресе, режиме работы, предоставляемых услугах, особенностях получения документов с апостилем и правилах обращения на 2026 год.
Контактная информация и реквизиты
Адрес и индекс
По данным открытых источников и справочников, отдел находится по адресу:
- Индекс: 101000
- Город: Москва
- Улица/Дом: Малый Козихинский переулок (точный номер дома уточняйте на официальном сайте или по телефону, так как в источниках указывается начало адреса: «Москва, Малый…»)
Важно: Перед визитом обязательно уточняйте точный адрес на официальном сайте mos.ru или по телефону горячей линии, так как адресация может уточняться.
Телефоны связи
- Горячая линия Управления ЗАГС Москвы: +7 (495) -97-52-46
- Рекомендуется звонить заранее для уточнения режима работы конкретного окна и необходимости предварительной записи.
Режим работы и правила приема (Важные изменения с 2022 года)
С 21 марта 2022 года введены существенные изменения в порядке приема граждан:
⚠ Внимание: Только по предварительной записи!
Архивно-информационный отдел осуществляет личный приём граждан исключительно по предварительной записи.
- Без записи в электронной очереди или через портал госуслуг во вход не пустят.
- Запись открывается за определенное количество дней (обычно 30 дней вперед).
- Прийти нужно строго в выбранный временной слот.
Как записаться на прием:
- Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) — раздел «Запись на прием в ЗАГС» → «Получение справки из архива ЗАГС».
- Через официальный сайт mos.ru (раздел «Запись на прием в органы ЗАГС»).
- По телефону горячей линии +7 (495) -97-52-46 (для уточнения деталей).
Основные функции и хранимые фонды
АИО является объединенным архивом ЗАГС Москвы. Здесь централизованно хранятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные:
- Районными и межрайонными отделами ЗАГС Москвы (текущими и ликвидированными).
- Дворцами бракосочетания.
- Консульскими учреждениями СССР (документы о регистрации актов гражданского состояния советских граждан за границей).
Какие документы можно найти/заказать:
- Свидетельства о рождении (в т.ч. дореволюционные и советские периоды);
- Свидетельства о заключении брака и расторжении брака.
- Свидетельства о смерти.
- Акты об установлении отцовства.
- Акты об усыновлении (удочерении).
- Акты о смене имени, фамилии, отчества.
Согласно историческим справкам, в фондах хранятся уникальные документы, касающиеся советских военнослужащих, находившихся за рубежом во время и после Втор мировой войны, а также документы с 1917 года (с момента публикации Декрета о гражданском браке).
Предоставляемые услуги и сроки
| Услуга | Описание | Сроки |
|---|---|---|
| Выдача дубликата свидетельства (справки) | Основная услуга. Выдается на основании архивной записи. Документ имеет полную юридическую силу. | Обычно 1 рабочий день (в день обращения или на следующий), если запись найдена в электронной базе. Поиск в бумажных фондах может занять до 30 дней. |
| Поиск архивной записи | Если точные данные (номер записи, том, год) неизвестны, сотрудники проводят поиск по ФИО и дате. | До 30 календарных дней (согласно закону). |
| Апостилирование документов (Апостиль Гаагской конвенции) | Ключевая особенность АИО: Только этот отдел проставляет апостиль на документы, выданные всеми московскими ЗАГСами (и дворцами бракосочетания). | ~1 неделя (5-7 рабочих дней). Раньше было 3-5 дней, но из-за роста объема заявлений срок увеличился. |
| Комплексная услуга: Дубликат + Апостиль | Рекомендуемый вариант для езды за границу. Подается одно заявление сразу на получение дубликата и его апостилирование. | Суммарно 1-2 недели (1 день на дубликат + ~1 неделя на апостиль). |
| Выдача архивной справки (форма 33/34) | Для судов, нотариусов, пенсионного фонда, восстановления прав на жилье и т.д. | В день обращения или в установленный законом срок. |
Особенности получения Апостиля в АИО ЗАГС Москвы
Это одна из самых востребованных услуг отдела. Многие агентства и миграционные центры рекомендуют обращаться именно сюда, так как:
- Единый центр: Апостиль проставляеться на документы всех московских ЗАГСов и дворцов бракосочетания. Не нужно ехать в конкретный районный ЗАГС.
- Схема «Два в одном»: Можно сразу подать заявление на получение дубликата и на апостилирование. Это экономит время (не нужно записываться дважды и ждать выдачу дубликата, а потом снова идти за апостилем).
- Объемы: Из-за массового получения дубликатов в Москве (в т.ч. для ВНЖ/РВП/гражданства РФ) нагрузка на отдел выросла. Срок апостилирования сейчас составляет около недели.
Что нужно для апостилирования:
- Оригинал свидетельства (или только что полученный дубликат).
- Паспорт заявителя (или доверенность на представителя).
- Заявление на простановку апостиля (заполняется на месте или заранее).
- Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается отдельно за каждый документ).
Кто имеет право получить документ?
Согласно Федеральному закону № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», доступ к записям ЗАГС ограничен. Документы выдаются:
- Саму лицу, которого касается запись (с 14 лет).
- Родителям, усыновителям, детям (взрослым), супругам.
- Нотариусам, судам, органам опеки (по официальным запросам).
- Другим лицам, только по нотариальной доверенности или при предъявлении документов, подтверждающих законные интересы (например, свидетельство о праве наследования).
Необходимые документы для визита
Чек-лист для личного приема (после записи в электронной очереди):
- Паспорт РФ (оригинал).
- Заявление (можно заполнить заранее на Госуслугах или взять бланк на месте).
- Документы-основания (если забираете не свой документ): свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о браке, доверенность нотариальная и паспорт доверенного лица.
- Квитанция об оплате госпошлины (для дубликата — 350 руб., за апостиль — 2500 руб. за документ. Суммы актуальны на 2026 г., проверяйте на Госуслугах/сайте ФНС). Оплата возможна через Госуслуги (со скидкой 30% на госпошлину за дубликат) или в банке/терминале.
- Талон электронной очереди (на телефоне или распечатанный).
Альтернативные способы получения (без визита в АИО)
Не всегда нужно ехать в Архивно-информационный отдел лично:
- МФЦ «Мои Документы»: Можно подать заявление на дубликат в любом МФЦ Москвы. Запрос уйдет в АИО электронно. Готовый документ придет в то же МФЦ. Но: Апостиль через МФЦ оформить нельзя, для этого все равно нужен АИО.
- Портал Госуслуг: Заказ дубликата свидетельства с доставкой по почте (Почта России) или выдачей в МФЦ. Удобно, если не нужен апостиль.
- Почтовое отделение (ПОЧТА РОССИИ): В некоторых отделениях принимают заявления на дубликаты ЗАГС.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли прийти без записи «на удачу»?
Нет; С марта 2022 года вход строго по талонам электронной очереди. Охрана не пропустит без записи.
Сколько времени хранится запись в архиве?
Записи актов гражданского состояния хранятся вечно. Через 100 лет они переходят в государственные архивы (Главный архив Москвы), но АИО ЗАГС остается основным оператором по выдаче дубликатов на неограниченный срок.
Что делать, если запись не найдена в электронной базе?
Сотрудники инициируют ручной поиск по бумажным фондам (картотекам). Срок поиска — до 30 дней. Вам выдадут справку о принятии заявления на поиск. Если запись найдена — вызовут за дубликатом. Если нет — выдадут официальный отказ (справку об отсутствии записи), который можно обжаловать в суде для восстановления записи.
Нужно ли легализовывать документы ЗАГС СССР для зарубежа?
Документы, выданные ЗАГСами СССР (до 1991 г.), для стран-участниц Гаагской конвенции 1961 г. подлежат апостилированию в АИО Управления ЗАГС Москвы. Для стран, не входящих в конвенцию, требуется консульская легализация в МИД РФ.
Можно ли заказать дубликат за граничным гражданином?
Да, через нотариально заверенную доверенность на представителя в Москве или через консульство РФ (для направления запроса в ЗАГС). Но апостиль проставляется только на территории РФ в АИО.
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный сайт Управления ЗАГС Москвы: mos.ru/structure/departments/zags/ (раздел «Архивно-информационный отдел»).
- Портал Госуслуг (заказ дубликата/запись на прием): gosuslugi.ru
- Сайт Мэра и Правительства Москвы (поиск отделений/запись): mos.ru
- Горячая линия ЗАГС Москвы: +7 (495) -97-52-46
Резюме
Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС Москвы — это центральный хаб для получения архивных дубликатов метрических книг столицы и единственное место в Москве для простановки апостиля на документы ЗАГС. Ключевые правила успеха: запишитесь заранее через Госуслуги, возьмите все оригиналы документов и оплатите пошлины онлайн (экономия 30%). Если нужен апостиль, заказывайте его сразу вместе с дубликатом, чтобы сэкономить неделю ожидания.
Данная статья составлена на основе открытых данных интернета и справочной информации на ноябрь 2026 года. Режимы работы, адреса и тарифы могут меняться. Перед визитом обязательно проверяйте актуальную информацию на официальных ресурсах mos.ru и gosuslugi.ru.