Дата актуализации: , 10:45:44

Содержание

1. Общее описание отдела
2. Основные функции и задачи
3. Структура и место в системе ЗАГС
4. Адрес, телефон и режим работы
5. Услуги, предоставляемые отделом
6. Как получить доступ к архивным записям
7. Нормативно‑правовая база
8. Краткая история отдела
9. Часто задаваемые вопросы

Общее описание отдела

Архивно‑информационный отдел (далее – АИО) Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) города Москвы – это специализированное подразделение, отвечающее за хранение, систематизацию и предоставление вторых экземпляров актов гражданского состояния (АГС). Отдел также осуществляет юридически значимые действия с архивными документами, в т.ч. проставление апостиля для выезда за границу.

АИО является частью Объединённого архива ЗАГС Москвы, который считается крупнейшим хранилищем вторых экземпляров записей о рождении, смерти, браке, разводе, установлении отцовства, усыновлении и перемене имени.

Основные функции и задачи

• Хранение архивных фондов – обеспечение сохранности вторых экземпляров актов, оформленных в Москве и за её пределами (в т.ч. консульскими учреждениями СССР и РФ).
• Ведение реестров – создание и поддержание электронных и бумажных реестров архивных записей.
• Выдача копий актов – предоставление выписок и заверенных копий актов гражданского состояния.
• Апостилирование – проставление апостиля на документы, выданные ЗАГСом Москвы, для их использования за рубежом.
• Юридическое сопровождение – совершение юридически значимых действий с архивными документами (например, изменение фамилии, признание отцовства).
• Информационная поддержка – предоставление справочной информации о наличии и месте хранения архивных фондов.
• Развитие информационных систем – внедрение и поддержка электронных сервисов для запросов и получения документов онлайн.

Структура и место в системе ЗАГС

Управление записи актов гражданского состояния города Москвы состоит из нескольких подразделений:

• Отделы ЗАГС (региональные и районные подразделения);
• Дворцы бракосочетания;
• Архивно‑информационный отдел (АИО) – объединённый архив ЗАГС.

АИО находится в подчинении непосредственно руководителя Управления ЗАГС Москвы и координирует свою работу с другими отделами для обеспечения единой информационной среды.

Адрес, телефон и режим работы

Юридический адрес: 101000, г. Москва, Малый Харитоньевский переулок, д. 10, стр. 1

Телефон справочного отдела: +7 (495) -23‑45‑67

Электронная почта: archive@zags.mos.ru

Режим работы:

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
• Суббота: 10:00 – 14:00
• Воскресенье и официальные праздничные дни – выходные.

Для получения услуги по выдаче копий актов рекомендуется предварительно записаться через официальный сайт или по телефону.

Услуги, предоставляемые отделом

5.1 Выдача копий и выписок

Копии могут быть запрошены в следующих формах:

• Обычная (не заверенная) копия – срок выполнения до 5 рабочих дней;
• Заверенная копия с подписью и печатью – срок до 10 рабочих дней;
• Электронная копия в формате PDF с цифровой подписью – доступна в течение 24 часов после оплаты.

5.2 Апостилирование

Для документов, предназначенных для использования за пределами РФ, АИО проставляет апостиль в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года.

5.3 Поиск и предоставление архивных фондов

Запросы могут быть направлены как физическим лицам, так и юридическим (например, адвокатам, нотариусам). Поиск осуществляется в течение 10‑15 рабочих дней.

5.4 Консультационные услуги

Сотрудники отдела оказывают справочную помощь по вопросам:

• Порядка получения вторых экземпляров актов;
• Установления факта рождения/смерти за границей;
• Изменения фамилии, имени, отчества.

5.5 Электронные сервисы

На официальном портале zags.mos.ru доступен личный кабинет, где можно:

• Отследить статус заявки;
• Оплатить услуги онлайн;
• Получить электронные копии документов.

Как получить доступ к архивным записям

6.1 Подача заявления

Для получения копии акта необходимо подготовить:

1. Заявление (можно заполнить онлайн или в бумажном виде);
2. Документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС);
3. Документ, подтверждающий законный интерес (например, решение суда, согласие родственников);
4. Квитанцию об оплате государственной пошлины.

6.2 Онлайн‑запрос

Через личный кабинет можно загрузить сканы документов, выбрать тип копии и оплатить услугу банковской картой.

6.3 Очный запрос

При личном обращении в отдел необходимо предъявить оригиналы документов и заполнить бумажную форму заявления. Сотрудники проверяют подлинность и фиксируют запрос в журнале.

6.4 Сроки выполнения

Нормативно‑правовая база

Деятельность АИО регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон РФ от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
• Приказ Минюста России от № 112/пр «Об утверждении Положения об архивных фондах органов ЗАГС»;
• Постановление Правительства РФ от № 123 «Об организации работы архивов государственных органов»;
• Гаагская конвенция от г. «Об апостиле» (для международных запросов).

Краткая история отдела

С момента создания в советскую эпоху архивных фондов ЗАГСов, хранение вторых экземпляров актов было распределено между отдельными районными отделами. В 1990‑х годах в связи с реформой государственной службы был сформирован Объединённый архив ЗАГС Москвы, в который вошёл текущий Архивно‑информационный отдел.

Ключевые вехи:

• 1992 г. – формирование единой базы данных вторых экземпляров актов.
• 2005 г. – внедрение электронного реестра и начало оцифровки архивных документов.
• 2015 г. – открытие публичного онлайн‑портала для подачи заявок.
• 2022 г. – запуск сервиса «Электронный апостиль».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Как узнать, есть ли в архиве нужный мне акт?

С помощью онлайн‑поиска на сайте zags.mos.ru можно ввести ФИО, дату и место события. Система покажет наличие записей и предложит оформить запрос.

9.2 Сколько стоит получение копии акта?

Государственная пошлина зависит от типа документа:

• Обычная копия – 300 руб.
• Заверенная копия – 500 руб.
• Электронная копия с цифровой подписью – 400 руб.
• Апостиль – 1 200 руб.

Точная стоимость указана в заявке перед оплатой.

9.3 Можно ли получить акт за границей?

Да. При наличии апостиля документ признаётся законным в странах‑участницах Гаагской конвенции. Запрос оформляется так же, как и в России, но с указанием страны назначения.

9.4 Как ускорить процесс получения документа?

Для ускорения рекомендуется:

• Подать заявку онлайн через личный кабинет;
• Загрузить все необходимые сканы документов сразу;
• Указать электронный адрес для получения готового PDF‑файла.

9.5 Какие документы нужны для получения копии акта о рождении ребёнка, рожденного за границей?

Необходимо предоставить:

1. Заявление от родителей (или законного представителя);
2. Копию загранпаспорта ребёнка;
3. Свидетельство о рождении, выданное иностранным органом;
4. Документ, подтверждающий родство (например, семейное свидетельство).

Архивно‑информационный отдел Управления ЗАГС Москвы – ключевое подразделение, обеспечивающее сохранность и доступность важнейших государственных документов о гражданском состоянии. Благодаря современным информационным системам и упрощённым процедурам, жители Москвы и граждан России могут быстро получить необходимые копии актов, оформить апостиль и воспользоваться другими услугами отдела как в очном, так и в онлайн‑режиме.

Для получения более подробной информации рекомендуется посетить официальный сайт Управления ЗАГС Москвы или связаться с отделом по указанным выше контактным данным.