Дата актуализации информации: 10 июля 2026 г.

Общие сведения

Архивно-справочный отдел (АСО), это структурное подразделение Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Самарской области‚ обеспечивающее учет‚ хранение‚ использование и выдачу архивных документов и справочной информации‚ сформированных в деятельности территориальных органов МВД региона.

Деятельность отдела регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»;
• Приказом МВД России от № 989 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в органах внутренних дел»;
• Локальными нормативными актами ГУ МВД России по Самарской области.

Юридический адрес и контакты

Архивно-справочный отдел размещается в здании Главного управления МВД России по Самарской области (центральный офис).

Основные функции и полномочия

В компетенцию Архивно-справочного отдела входят следующие ключевые направления деятельности:

Архивное дело и документационное обеспечение

• Прием на хранение дел из структурных подразделений ГУ МВД и подведомственных территориальных органов (ОМВД/МО МВД по районам и городам области) по истечении сроков хранения в действующих архивах.
• Формирование архивных фондов управления: научная описание дел‚ составление описей‚ инвентарей и путемных листов.
• Обеспечение условий хранения‚ соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность).
• Организация восстановления‚ оцифровки и микрофильмирования ценных и изношенных документов.
• Экспертиза документов по срокам хранения и ценности (отбор к уничтожению или бессрочному хранению).

Справочно-информационная работа с гражданами и организациями

• Выдача архивных справок о прохождении службы в органах МВД (для начисления пенсий‚ льгот‚ присвоения званий).
• Подтверждение фактов награждения медальями‚ орденами‚ почетными знаками МВД и СССР/РФ.
• Выдача справок об отсутствии/наличии судимостей (по запросу судов‚ следственных органов‚ нотариусов‚ самих граждан, в порядке‚ установленном законом).
• Поиск сведений о сотрудниках МВД‚ уволенных в запас или ушедших на пенсию (по запросам Пенсионного фонда‚ архивов ЗАГС‚ родственников).
• Информирование граждан о порядке доступа к архивным документам (сроки открытия‚ режим доступа к документам с ограниченным доступом — гостайна‚ персданные).

Взаимодействие с внешними архивами

• Взаимодействие с Самарским областным государственным архивом социально-политической истории (СОГАСПИ) и Самарским областным государственным архивом современной истории (СОГАСИ) по вопросам передачи документов бессрочного хранения (старше 75 лет или установленных перечнями Росархива).
• Обеспечение межведомственных запросов от судов‚ прокуратуры‚ следственного комитета‚ Росгвардии‚ ФСИН.

Категории хранящихся документов (Основные фонды)

В архивах ГУ МВД по Самарской области концентрируются документы‚ отражающие историю и текущую деятельность полиции региона (ранее — милиции Куйбышевской/Самарской области):

1. Документы организационного характера: приказы‚ распоряжения руководителя ГУ МВД‚ уставы‚ штатные расписания.
2. Кадровые документы (Фонд личных дел): личные дела сотрудников МВД‚ служебные списки‚ матрикулы‚ дела о награждении‚ дела об увольнении/переводе в запас. Срок хранения личных дел — 75 лет с момента окончания службы‚ затем — бессрочное хранение или передача в госархив.
3. Оперативно-учетные и делопроизводственные документы: журналы учета КУСП (краж‚ угона‚ самоуправства и т.д.)‚ материалы проверок сигналов‚ дела об административных правонарушениях (по истечении сроков хранения в ОМВД).
4. Документы по учету оружия‚ спецсредств‚ транспортных средств.
5. Фото-‚ кино-‚ фоно- и видеодокументы‚ электронные базы данных.

Порядок обращения граждан за архивными справками

Для получения справки или информации из Архивно-справочного отдела гражданину (или его представителю по нотариальной доверенности) необходимо:

Подготовка пакета документов

• Заявление свободной формы (или по установленному бланку) с указанием ФИО‚ даты рождения‚ адреса проживания‚ контактного телефона и сути запроса (какая именно справка нужна и для чего).
• Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия 1-й стр. и прописки).
• Документы‚ подтверждающие родственные связи (если запрос касается сведений о родственнике: свидетельство о рождении/браке‚ свидетельство о смерти).
• Доверенность (нотариальная)‚ если обращается представитель.
• Квитанция об оплате госпошлины (если установлена законодательством для данного вида справки; большинство архивных справок для пенсионного обеспечения выдаются бесплатно).

Способы подачи обращения

1. Лично: через приемную ГУ МВД (ул. Соколова‚ 34) с получением регистрационного номера (курируемого в АИС «Обращения граждан»).
2. Почтовой отправкой: заказным письмом с вложенным описью вложения на адрес: 443068‚ г. Самара‚ ул. Соколова‚ 34‚ ГУ МВД России по Самарской области‚ Архивно-справочный отдел.
3. Через портал Госуслуг (ЕПГУ): сервис «Обращение в МВД» -> категория «Получение справки из архива» (доступность сервиса уточняйте в личном кабинете).
4. Через официальный сайт ГУ МВД (63.mvd.rf): раздел «Обращения граждан» -> «Электронный прием».

Сроки рассмотрения

• По общему правилу (ст. 12 ФЗ «Об обращениях граждан РФ»), 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
• По запросам Пенсионного фонда (СФР) и судов — в срочном порядке (обычно 3–10 рабочих дней).
• При необходимости направления межведомственного запроса в иные архивы (например‚ в ЦА МВД России в Москве или в госархивы других регионов) срок может быть продлен до 3 месяцев с уведомлением заявителя.

Особенности доступа к документам с ограниченным доступом

Большинство документов в архивах МВД содержат персональные данные (ст. 85 Федерального закона «Об архивном деле») и/или сведения‚ составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (оперативная информация‚ данные о причастности к преступлениям‚ сведения о частной жизни).

Доступ предоставляется:

• Саму субъекту персональных данных (по паспорту).
• Родственникам умершего сотрудника/гражданина (при подтверждении родства и смерти).
• Уполномоченным государственным органам (суд‚ прокуратура‚ следствие‚ СФР) — на основании официального запроса.
• Иным лицам — только с письменного согласия субъекта персональных данных или по решению суда.

Отказ в предоставлении информации может быть обжалован в суд или вышестоящему руководству ГУ МВД / прокуратуре.

Историческая справка: Архивы МВД Самарской области

Фонды Архивно-справочного отдела ГУ МВД по Самарской области являются правопреемниками архивов:

• Управления НКВД по Куйбышевской области (1936–1946).
• Управления МВД по Куйбышевской области (1946–1962‚ 1968–2011).
• Управления МООП по Куйбышевской области (1962–1968).
• ГУ МВД России по Самарской области (с 2011 г.).

Документы до 1991 года (включая период Великой Отечественной войны‚ когда Куйбышев был резервной столицей) представляют особую историческую ценность. Часть фондов бессрочного хранения (репрессии 1930-х‚ эвакуационные органы‚ спецпоселения) уже переданы в Самарский областной государственный архив социально-политической истории (СОГАСПИ) (ул. Фрунзе‚ 155а) для открытого научного пользования.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Где найти сведения о служебе деда в милиции 1950-х годов?

Ответ: Личные дела сотрудников‚ уволенных до 1991 года‚ как правило‚ уже переданы в СОГАСПИ (фонды УМВД/НКВД по Куйбышевской области). Рекомендуется направить запрос туда. Если служеба заканчивалась позже 1991 года — дело может находиться в АСО ГУ МВД. Лучше направить параллельные запросы в оба архива.

Вопрос: Нужна справка для Пенсионного фонда (СФР) о стаже службы в МВД. Куда идти?

Ответ: Запрос направляет сам СФР межведомственным путем. Гражданину достаточно написать заявление в клиентской службе СФР. Если СФР прислал отказ — обратитесь в АСО ГУ МВД лично с паспортом и трудовой книжкой для получения дубликата справки.

Вопрос: Можно ли получить копию дела об административном правонарушении 10-летней давности?

Ответ: Срок хранения дел об АП — 3 года (п. 625 Перечня типовых управленческих архивных документов…). Через 10 лет дела подлежат уничтожению. Справку о факте привлечения к ответственности (если данные занесены в ИАС «Административные правонарушения») можно запросить в ГИБДД или МФЦ‚ но не в архиве.

Вопрос: Как узнать‚ награжден ли родственник медалью «За отличие в службе» III степени в 1980-х?

Ответ: Сведения о награждениях содержатся в личном деле (в АСО ГУ МВД или СОГАСПИ) и в картотеках наград (если сохранились). Необходимо написать запрос в АСО ГУ МВД с указанием ФИО‚ даты рождения‚ примерных лет службы.

Полезные ссылки и реквизиты ГУ МВД России по Самарской области

Архивно-справочный отдел ГУ МВД России по Самарской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти ведомства и обеспечении прав граждан на доступ к информации о своей службе или службе родственников. Учитывая специфику хранящихся данных (персональные сведения‚ оперативная информация)‚ процесс получения справок строго регламентирован законодательством.

Рекомендация: Перед личным визитом или отправкой почтового запроса обязательно свяжитесь с телефоном справочной ГУ МВД (+7 -46 954-XX-XX) для уточнения актуального добавочного номера Архивно-справочного отдела‚ режима приема посетителей и перечня необходимых документов для вашего конкретного случая. Это сэкономит ваше время и исключит повторные визиты.

Данная статья подготовлена на основе открытых данных о структуре ГУ МВД России по Самарской области‚ законодательства РФ в сфере архивного дела и типичных регламентов работы архивно-справочных подразделений территориальных органов МВД. Конкретные внутренние номера телефонов‚ ФИО руководителя отдела и актуальный режим приема на г. требуют уточнения по официальным каналам связи управления.