Архивное агентство (Федеральное архивное агентство – Росархив) является центральным органом исполнительной власти, отвечающим за государственное управление в сфере архивного дела в Российской Федерации. Оно обеспечивает формирование, хранение, использование и защиту документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся как в государственных, так и в муниципальных архивах.

Основные функции агентства

• Разработка и утверждение нормативных актов, регулирующих архивную деятельность;
• Осуществление методического руководства государственными и муниципальными архивами;
• Контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела;
• Организация автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда;
• Обеспечение доступа граждан и организаций к архивным документам через справочно‑информационные центры и открытые данные;
• Содействие комплектованию архивных фондов, включая выявление и привлечение источников комплектования.

Нормативно‑правовая база

Деятельность Росархива основана на ряде ключевых нормативных документов:

1. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах – утверждён приказом Росархива от № 64. Данный порядок определяет принципы и требования к ведению учёта в автоматизированном режиме.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН – утверждены приказом Минкультуры России от № 19;
3. Статья 20 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – регламентирует составление списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
4. Распоряжение Правительства РФ от № 809, которым создан Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) – правопреемник центрального архива.

Автоматизированный государственный учет

Согласно Временному порядку от 2000 года, учет документов Архивного фонда ведётся в единой автоматизированной системе, которая обеспечивает:

• Единообразную классификацию и описание документов;
• Возможность быстрого поиска и предоставления сведений о местонахождении документов;
• Формирование статистической отчётности по состоянию архивного фонда;
• Интеграцию с региональными и муниципальными информационными системами.

Примером реализации является Государственная информационная система удаленного использования архивных документов, доступная через Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов.

Справочно‑информационный центр и открытые данные

Справочно‑информационный центр (СИЦ) Росархива выполняет следующие функции:

• Консультирование заявителей по вопросам местонахождения и использования архивных документов;
• Предоставление бесплатных услуг по поиску места хранения документов (плата за услуги не взимается);
• Ведение баз данных по местам хранения документов по личному составу;
• Размещение открытых данных о деятельности агентства в сети Интернет.

Открытые данные включают сведения о:

• Перечне государственных информационных систем, находящихся в ведении Росархива;
• Результатах комплексных проверок учреждений (например, РГАДА);
• Политиках обработки и защиты персональных данных в архивах;
• Сведениях о среднемесячной заработной плате и условиях труда сотрудников архивов.

Хранение документов Архивного фонда

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в соответствии с законодательно установленным порядком:

• Постоянно – в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов РФ, муниципальных архивах;
• В федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях;
• В организациях, уполномоченных на хранение отдельных категорий документов.

Примеры конкретных хранилищ:

• Центральный государственный архив Санкт‑Петербурга (ЦГА СПб) – обеспечивает хранение документов, связанных с историей Северной столицы;
• ГБУ Центральный государственный архив г. Москвы – один из крупнейших муниципальных архивов страны;
• Главное архивное управление Московской области – отвечает за формирование и содержание архивного фонда региона;
• Российский государственный архив кинофотофонодокументов (РГАКФФД) – специализируется на audiovisual‑материалах.

Муниципальные архивы: роль и особенности

Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления, которое:

• Формирует и хранит документы местного значения (нормативные акты, протоколы, дела по благоустройству и т.д.);
• Обеспечивает доступ к этим документам для граждан, организаций и органов власти;
• Взаимодействует с Росархивом в части методического руководства и контроля за соблюдением норм хранения и использования.

Примером взаимодействия является работа Агентства по делам архивов Пермского края, которое осуществляет контроль за выполнением переданных органам местного самоуправления функций по ведению муниципальных архивов.

Перспективы и проблемы комплектования

Комплектование государственных и муниципальных архивов остаётся одной из ключевых задач. На круглых столах и конференциях (например, в Башкортостане) обсуждаются:

• Методы выявления новых источников комплектования (предприятия, учреждения, частные коллекции);
• Проблемы обеспечения сохранности электронных документов;
• Необходимость повышения квалификации архивных работников в условиях цифровой трансформации;
• Финансирование и материально‑техническое обеспечение архивных учреждений.

Для решения этих вопросов разрабатываются региональные программы комплектования, а также внедряются современные технологии сканирования, метаданных и облачного хранения.

Федеральное архивное агентство (Росархив) играет центральную роль в обеспечении единой государственной политики в области архивного дела. Благодаря нормативной базе, автоматизированным системам учёта, справочно‑информационному центру и политике открытых данных агентство обеспечивает прозрачность, доступность и сохранность документального наследия России. Муниципальные архивы, будучи важным звеном этой системы, получают необходимую методическую поддержку и контроль, что способствует эффективному комплектованию и использованию архивных фондов на всех уровнях управления.