Опись дел – это систематизированный перечень документов‚ хранящихся в архивных фондах․ В Тюменской области описи играют ключевую роль как в традиционном бумажном делопроизводстве‚ так и в современных электронных системах доступа к архивным материалам․

Что такое опись дел?

Опись – это список вложенного в конверт или в электронный пакет содержимого‚ оформляемый по официальному бланку (форма 107)․ В ней указываются:

• Наименование фонда и дела;
• Год(ы) создания документов;
• Количество листов‚ томов‚ файлов;
• Краткое содержание (аннотация) каждой единицы;
• Указание на статус (постоянное хранение‚ временное‚ ограниченный доступ и т․п․)․

Опись служит доказательством целостности передаваемых материалов и упрощает поиск нужных документов в архивных фондах․

Форма 107

Официальный бланк описи (форма 107) утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 июня 2015 г․ и используется как в бумажном‚ так и в онлайн‑режиме․ На портале Архивы России доступна возможность заполнить форму онлайн․

История развития архивного дела в Тюменской области

1. 1917 г․ После революции документы‚ завершившие делопроизводство к 7 ноября 1917 г․‚ переходят в собственность государства․
2. Сентябрь 1919 г․ В Тобольске создаётся коллегия губернского архива – начало государственной архивной службы в регионе․
3. 1990‑2000‑е годы – реорганизация архивных структур‚ формирование Государственного архива Тюменской области (ГАТО) и муниципальных архивов․
4. 2010 г․ Запуск системы Электронный архив Тюменской области в режиме on‑line․ В открытый доступ выложены отсканированные описи дел четырёх государственных архивов․
5. 2018 г․ Научно‑практическая конференция «Роль архивов в современном обществе»‚ посвящённая 100‑летию государственной архивной службы России․
6. 2021 г․ Переработка и усовершенствование описи дел постоянного хранения (пример – фонд R‑320)․

Основные архивные учреждения Тюменской области

3․1 Государственный архив Тюменской области (ГАТО)

Адрес: Тобольск‚ ул․ Ленина‚ 12․
Тел․: (3452) -2‑15‑40‚ факс: (3452) -2‑16‑66․
E‑mail: tumen_arhivmail․ru

ГАТО управляет несколькими фондовыми подразделениями‚ среди которых:

• Фонд R‑320 – «Тюменская городская комиссия по делам бывших красногвардейцев и красных партизан» (1918‑1939‚ 1942‑1957)․
• Фонд социально‑политической истории․
• Фонд административных документов муниципального уровня․

3․2 Архивы муниципальных образований

В Тюменском муниципальном районе действует отдел по работе с обращениями граждан‚ делопроизводству и архиву․ Информация о структуре доступна на официальном сайте Администрации Тюменского муниципального района․

Электронный архив Тюменской области

Система Электронный архив Тюменской области предоставляет:

• Онлайн‑доступ к сканированным описям всех фондов государственного архива․
• Поиск по ключевым словам‚ датам‚ номерам фондов и дел․
• Возможность скачивания описи в формате ․doc или ․pdf․
• Интеграцию с национальной базой Архивы России․

Для доступа требуется регистрация на портале archives․ru и согласие с условиями использования электронных ресурсов․

Пример онлайн‑описи (фонд R‑320)

Как оформить и получить опись дел?

5․1 Подача запроса

1. Определите интересующий вас фонд и дело (информацию можно найти в Электронном архиве)․
2. Заполните онлайн‑форму запроса на сайте ГАТО или отправьте письменный запрос по почте․
3. Укажите цель исследования (научная работа‚ genealogy‚ юридическое дело и т;п․)․
4. При необходимости приложите копию паспорта и согласие на обработку персональных данных․

5․2 Оформление описи

После подтверждения наличия документов архив выдаёт:

• Копию описи вложения (форма 107) – подтверждающий документ о передаче․
• Электронный файл с полной описью (PDF/ DOC)․
• При желании – возможность заказать скан-копии или оригиналы․

5․3 Стоимость и сроки

Для гражданских запросов опись предоставляется бесплатно․ За копирование и доставку могут взиматься тарифы‚ установленные архивом (см․ тарифный лист)․

Нормативно‑методические документы

• Приказ ФГУП «Почта России» от 17 июня 2015 г․ № 332‑М/ № 107 – утверждение формы описи вложения․
• Методические рекомендации ГАТО по составлению описи дел (2021 г․)․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (2020 г․) – общие требования к ведению описи․
• Региональные нормативные акты Тюменской области‚ регулирующие рассекречивание и доступ к архивным материалам․

Практическое значение описи дел

Описи позволяют:

• Ускорить поиск нужных документов в огромных фондах (в ГАТО более 10 млн листов)․
• Обеспечить правовую защиту при передаче ценных документов (опись – доказательство неизменности содержимого)․
• Систематизировать источниковедение для учёных‚ историков и генеалогов․
• Контролировать состояние хранения (постоянное‚ временное‚ ограниченный доступ)․

Кейс: исследование репрессий 1921 г․

Исследователь запросил описи из фонда «Крестьянское восстание 1921 г․ в Тюменской губернии»․ Получив электронную опись‚ он быстро отобрал нужные протоколы‚ сократив время полевого исследования с нескольких недель до нескольких дней․

Перспективы развития описи дел в Тюменской области

• Полная цифровизация всех бумажных описей к 2028 году․
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической генерации аннотаций․
• Расширение открытого доступа к документам‚ находящимся в публичном достоянии․
• Создание мобильного приложения для быстрого просмотра описей в полевых условиях․

Опись дел – это фундаментальный инструмент архивного дела Тюменской области․ Она объединяет традиционные бумажные практики и современные электронные решения‚ обеспечивая прозрачность‚ доступность и сохранность исторических документов․ Знание правил оформления‚ доступа к электронным описям и нормативных актов позволяет эффективно использовать архивные ресурсы как для научных исследований‚ так и для личных целей․

Помните: при работе с архивными материалами всегда уточняйте актуальные правила доступа на официальных сайтах Администрации Тюменского муниципального района и Портала Архивы России․