Архивное дело на железнодорожном транспорте — это не просто хранение старых бумаг‚ а сложная‚ регламентированная система обеспечения правовых‚ исторических и производственных интересов отрасли. Отдел архивов управления железной дороги (часто входящий в состав Службы управления делами или Архивной службы филиала АО «РЖД») является ключевым звеном в цепочке сохранения документального наследия одной из крупнейших транспортных систем мира.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность отделов архивов на железных дорогах строго регламентируется федеральным законодательством и внутренними корпоративными стандартами.

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной документ‚ определяющий порядок формирования‚ хранения и использования архивных фондов.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к сведениям‚ содержащим гостайну‚ коммерческую тайну и персональные данные.
• Приказы Росархива и Приказы Министерства транспорта / АО «РЖД» — устанавливают типовые номенклатуры дел‚ сроки хранения и правила формирования архивов структурных подразделений.
• Локальные нормативные акты (ЛНА), например‚ «Инструкция о делопроизводстве»‚ «Положение об архиве»‚ «Регламент по предоставлению архивных справок и копий» (как‚ например‚ на Октябрьской ЖД‚ утвержденный ).

Организационная структура и подчинение

Типичная схема подчинения отдела архивов выглядит следующим образом:

1. Управление железной дороги (Филиал АО «РЖД») — высший уровень управления на дороге.
2. Служба управления делами (СУД) / Департамент документооборота — функциональное управление‚ курирующее делопроизводство.
3. Отдел архивов (Архивная служба‚ Сектор архива хозяйственной службы) — непосредственный исполнитель функций по хранению и использованию фондов.

Примеры из практики:

• На Октябрьской железной дороге функционирует Отдел архивов Службы управления делами.
• На Южной железной дороге документы передаются в сектор архива хозяйственной службы управления.
• На Горьковской железной дороге (Киров) архив входит в состав Службы управления делами (адрес: Октябрьский проспект‚ 26).
• На Юго-Восточной железной дороге (Воронеж) архив является структурным подразделением филиала АО «РЖД».

Основные функции отдела архивов

Приемка и экспертиза документов

Отдел архивов принимает дела от структурных подразделений дороги (депо‚ участки путей‚ станций‚ центральные аппараты управления) по истечении сроков хранения в действующих архивах подразделений. Проводится архивная экспертиза (ценностная экспертиза) для определения сроков хранения: временные (10‚ 25‚ 50‚ 75 лет) или постоянные.

Научно-справочная работа и описание фондов

• Составление номенклатур дел (перечней дел‚ подлежащих архивированию).
• Ведение описаний фондов (фондовые описи‚ описи дел по годам).
• Создание путеводителей и справочных приборов для поиска информации.
• Перевод описей в электронный вид (Автоматизированные информационные системы — АИС «Архив»‚ «Дело» и др.).

Обеспечение сохранности фондов

Соблюдение режима хранения (температура‚ влажность‚ освещение)‚ антипожарная защита‚ дезинсекция‚ восстановление поврежденных документов (реставрация)‚ микрофильмирование и оцифровка уникальных экземпляров.

Информационное обслуживание (Справочно-информационная работа)

Это одна из самых востребованных функций. Она включает:

• Выдачу архивных справок о стаже‚ заработной плате‚ награждениях (для пенсионного обеспечения‚ судебных споров‚ подтверждения трудовой истории);
• Выдачу копий и выписок из документов (приказы о приеме/увольнении‚ личные карточки‚ служебные характеристики).
• Обслуживание генеалогических запросов (поиск предков‚ работавших на ЖД).
• Предоставление документов для научных исследований (история дороги‚ строительство линий‚ реформы).
• Ответы на межведомственные запросы (Пенсионный фонд‚ суды‚ прокуратура‚ МВД).

Состав архивных фондов: что хранится?

Фонды отдела архивов управления ЖД уникальны по своему составу и отражают всю историю железнодорожного транспорта региона.

Кадровые документы (наиболее востребованы)

• Личные дела рабочих и служащих (служебные списки‚ анкеты‚ автобиографии).
• Приказы о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении‚ назначении зарплаты‚ награждении.
• Табели учета рабочего времени‚ ведомости начисления заработной платы.
• Личные карточки учетка (формы № П-1‚ Т-2 и др.).
• Пример: В Центральном муниципальном архиве Москвы (ЦМАМ‚ фонд 2804) хранятся личные дела рабочих и служащих Северной железной дороги за 1895–1936 гг.‚ что показывает глубину сохранения кадровых серий.

Производственно-технические документы

• Проекты строительства и реконструкции путей‚ станций‚ мостов‚ туннелей.
• Акты технического освидетельствования‚ планы путей‚ профили путей.
• Документы по материально-техническому снабжению‚ учету подвижного состава.
• Отчеты о перегонах‚ погрузке/выгрузке‚ формировании поездов.

Организационно-распорядительные документы

• Приказы и распоряжения главы управления (начальника дороги).
• Протоколы совещаний‚ коллегий‚ профкомов.
• Документы по изменению границ дорог‚ созданию/ликвидации подразделений (отделов‚ управлений‚ округов).

Документы по социальным вопросам и быту

• История железнодорожных поселков‚ станций‚ домов культуры‚ больниц‚ школ‚ детских садов.
• Документы по жилищному обеспечению служащих.

Особенности доступа к документам

Сроки доступа (ФЗ-125‚ ст. 13)

• Общего доступа: документы‚ срок хранения которых истек (обычно 75 лет для кадровых дел с персональными данными‚ 30 лет для общих дел).
• Ограниченного доступа: документы‚ содержащие сведения‚ составляющие гостайну‚ коммерческую тайну‚ персональные данные (доступно только субъекту ПДн или по решению суда/прокурора).

Порядок обращения

1. Написание официального запроса (по почте‚ через Госуслуги‚ на портале АО «РЖД»‚ лично).
2. Указание точных реквизитов: ФИО‚ дата рождения‚ период работы‚ название предприятия/станции/депо‚ должность.
3. Оплата услуг (если предусмотрено тарифами филиала) за поиск‚ копирование‚ заверение копий.
4. Получение ответа (справки‚ копии‚ уведомление об отсутствии сведений).

Важно: Многие дороги (Октябрьская‚ Юго-Восточная и др.) публикуют Регламенты по предоставлению услуг на своих официальных сайтах в разделах «Архив» или «Служба управления делами»‚ где прописаны сроки исполнения запросов (обычно до 30 дней) и формы заявлений.

Централизованные и государственные архивы: куда уходят фонды?

Не все документы хранятся в отделах архивов управлений ЖД бессрочно. По истечении установленных сроков (или при ликвидации/реорганизации дороги) фонды с постоянным сроком хранения передаются в государственные архивы:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — хранит фонды центральных органов управления (Наркомпуть‚ МПС СССР‚ МПС РФ)‚ материалы по строительству магистралей (Царскосельская‚ Транссиб‚ БАМ).
• Государственные архивы субъектов РФ (краевые‚ областные‚ городские), принимают фонды ликвидированных предприятий‚ депо‚ участков путей‚ станций‚ расположенных на соответствующей территории (например‚ Архивная служба Воронежской области хранит фонды Юго-Восточной ЖД).
• Центральный муниципальный архив Москвы (ЦМАМ) — фонды московских путей и управлений (Северная ЖД).
• Архивы Санкт-Петербурга — фонды Октябрьской ЖД (ранее Московско-Виндукская‚ Николаевская и др.)‚ Комиссариата путей сообщения.

Цифровизация и современные вызовы

Современный отдел архивов управления ЖД сталкивается с задачами цифровой трансформации:

• Массовая оцифровка кадровых фондов (личные дела‚ личные карточки) для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
• Внедрение Электронного архива (ЭА) и интеграция с корпоративными системами АО «РЖД» (СЭД — системы электронного документооборота).
• Создание Единого архивного информационного ресурса для поиска по всем дорогам (проблема: разрозненность баз данных разных филиалов).
• Обеспечение кибербезопасности электронных фондов.

Практическое значение для граждан и бизнеса

Работа отдела архивов имеет прямое социальное и экономическое значение:

Резюме: роль отдела архивов в системе управления ЖД

Отдел архивов управления железной дороги — это не «кладбище бумаг»‚ а активный информационный ресурсный центр. Его эффективность определяет:

• Правовую защищенность организации (подтверждение законности решений прошлых лет).
• Социальную справедливость по отношению к ветеранам и действующим сотрудникам (подтверждение стажа‚ наград‚ прав на льготы).
• Сохранение исторической памяти отрасли (хроника строительства Великого Сибирского пути‚ БАМ‚ электрификации‚ войны и восстановления).
• Прозрачность и управляемость активов (знание границ земельных участков‚ истории объектов недвижимости).

В условиях перехода АО «РЖД» на безбумажные технологии роль отдела архивов смещается от физического хранения к управлению информационными активами жизненного цикла — от рождения электронного документа до его переноса в государственный архив или уничтожения. Профессионализм архивистов‚ знание специфики железнодорожной документации (терминология‚ структура предприятий‚ исторические перемены названий дорог) остается ключевым компетенцией‚ которую невозможно полностью автоматизировать.

Полезные контакты для начала поиска (общие рекомендации):

1. Определите‚ на конкретной железной дороге (Октябрьской‚ Московской‚ Красноярской‚ Забайкальской и т.д.) работал человек или находилось предприятие.
2. Зайдите на официальный сайт филиала АО «РЖД» (раздел «Контакты» -> «Служба управления делами» / «Архив»).
3. Найдите Регламент предоставления архивных услуг и форму заявления.
4. Если дорога ликвидирована или реорганизована — обращайтесь в государственный архив региона (список fonds на сайте Росархива: archives.gov.ru).

Статья подготовлена на основе открытых источников‚ нормативных актов РФ и информации с профильных форумов (ЯрИРО‚ СЦБИСТ‚ генеалогические сообщества) по состоянию на 2026 год.