Архивное дело в городе Димитровграде Ульяновской области представляет собой важнейший элемент информационной инфраструктуры муниципалитета. Несмотря на то, что в открытых источниках часто фигурирует общая Администрация города Димитровграда (ИНН 7302011562, ОГРН 1027300539892, юр. адрес: г. Димитровград), функцию управления архивными фондами и предоставления архивных услуг осуществляет специализированное структурное подразделение или автономное учреждение.

В данной статье подробно рассматривается правовая база, организационная структура, основные функции и способы обращения в архивный орган Димитровграда.

Правовая основа деятельности

Деятельность архивной службы города регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий принципы организации архивного дела, права и обязанности субъектов архивных отношений.
• Закон Ульяновской области «Об архивном деле в Ульяновской области» — региональный закон, регламентирующий компетенцию органов местного самоуправления в сфере архивного дела.
• Постановления Администрации города Димитровграда — локальные нормативные акты, утверждающие Положение об архивном органе, структуру, штатное расписание и правила пользования фондами.
• Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» — регламентирует сроки и порядок ответа на письменные запросы (включая архивные справки).

Организационно-правовая форма и подчиненность

На текущий момент архивная функция в Димитровграде, как правило, реализуется в одной из двух форм (точную актуальную форму необходимо уточнять на официальном сайте администрации dimitrovgrad.ulgov.ru в разделе «Структура администрации» или «Муниципальные учреждения»):

1. Архивный отдел (управление, сектор) Администрации города Димитровграда. Является структурным подразделением исполнительного органа местного самоуправления. Руководитель подчинен непосредственно Главе города или Заместителю главы по социальным вопросам.
2. Муниципальное бюджетное учреждение (МБУ) «Архив города Димитровграда» (или «Централизованная архивная система»). Отдельная юридическая лицо, созданное Администрацией для осуществления архивных функций. Имеет свой штат, смету, печать и банковские реквизиты, но находится в ведении Администрации.

Важно: Юридическим лицом по отношению к третьим сторонам (банки, налоговая, контрагенты) часто выступает именно Администрация города Димитровграда (ИНН 7302011562, КПП 730201001), если архив не выделен в отдельное МБУ. Все официальные запросы адресуются руководителю Администрации города;

Основные функции и полномочия

В соответствии со ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ и местным законодательством, администрация архива (архивный орган) осуществляет следующие ключевые функции:

Формирование и учет архивных фондов

• Прием на хранение документов органов местного самоуправления города, муниципальных учреждений (школ, больниц, ЖЭК, комитетов управления) по истечении сроков хранения в ведомствах-образователях.
• Прием документов ликвидированных или реорганизованных муниципальных организаций.
• Государственная регистрация архивных фондов (присвоение индексов фондам, описям, делам).
• Ведение государственных реестров архивных фондов и учетных документов (описания, указатели, картотеки).

Обеспечение сохранности документов

• Организация хранения в специализированных хранилищах, соответствующих требованиям СанПиН и ГОСТ (температура, влажность, пожаротушение, защита от несанкционированного доступа).
• Реставрация, оздоровление, микролитование и оцифровка документов.
• Составление актов научной экспертизы документов (акты отбора/уничтожения) для документов с истекшими сроками хранения.

Информационно-справочное обслуживание (Работа с запросами)

Это самая востребованная функция для граждан и организаций:

• Социально-правовые справки: подтверждение стажа, заработной платы, назначения пенсий, льгот, факта работы/обучения (архивы ликвидированных предприятий, школ, больниц).
• Генеалогические и исторические справки: сведения о рождении, браке, смерти (ЗАГСовские фонды, если они переданы в архив), составе семей, месте жительства (домовые книги, списки избирателей, переписи).
• Земельно-имущественные справки: архивы БТИ, земельных комитетов, архитектурных управлений (планы участков, технические паспорта домов, акты приема-передачи).
• Выдача копий документов: заверенные копии, выписки, дубликаты (в пределах закона о защите персональных данных № 152-ФЗ).

Методологическое руководство

• Консультации ведомств-образователей (администрации районов, управлений, школ, больниц) по вопросам делопроизводства, экспертизы документов, составления номенклатур дел и сроков хранения.
• Проверка состояния делопроизводства в муниципальных организациях (плановые и внеплановые проверки).

Состав архивных фондов Димитровграда (Специфика города)

Учитывая, что Димитровград — город атомной отрасли (РИАР, ГК «Росатом»), закрытый административно-территориальный объект (ЗАТО) до 1990-х годов, фонды архива имеют уникальную специфику:

• Фонды органов власти: Городской Совет депутатов трудящихся, Исполнительный комитет, Администрация города (с 1990-х).
• Фонды промышленных предприятий: Архивы НИИАР (НИИ атомных реакторов), Завода «Маяк» (в части гражданской продукции/соцобъектов), строительных трастов, теплосетей, водоканала.
• Фонды социальной сферы: Архивы ликвидированных/реорганизованных школ, детских садов, поликлиник, больниц, домов культуры, библиотек (личные дела учеников/учащихся, медицинская документация по срокам хранения).
• Земельно-градостроительные фонды: Проекты генеральных планов, схемы межевания, материалы по заселению города (с 1950-х годов).
• Фонды общественных организаций: Городской комитет КПСС, ВЛКСМ, профсоюзов, ветеранских организаций.
• Личные фонды: Строителей города, ученых НИИАР, почетных граждан Димитровграда.

Порядок обращения за архивной справкой

Способы подачи запроса

1. Личный визит в читальный зал. Требуется паспорт гражданина РФ. Заполнение заявки на выдачу архивной справки по установленному образцу.
2. Почтовое отправление (ценным письмом с описью вложения). Адресуется: Администрация города Димитровграда, Архивный отдел (или МБУ «Архив»), 433500, Ульяновская обл., г. Димитровград, [Улица, дом — уточнить на сайте].
3. Электронная форма (Госуслуги / Сайт администрации). На портале «Госуслуги» часто доступна услуга «Получение архивной справки» (региональный реестр услуг). На сайте dimitrovgrad.ulgov.ru в разделе «Обращения граждан» или «Архив» может быть размещена электронная форма.
4. Через МФЦ (Мои Документы). Некоторые виды архивных справок (например, о стаже до 2002 г.) можно заказать через МФЦ, они передают запрос в архив и выдают готовый результат.

Необходимые документы для запроса

• Копия паспорта заявителя (страницы с фото и пропиской).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос от имени родственника: свидетельства о рождении/браке, смена имени).
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в архиве/МФЦ), если запрос подает представитель.
• Реквизиты для ответа (адрес почты, e-mail, телефон).

Сроки исполнения

• По ФЗ № 59-ФЗ: до 30 календарных дней с момента регистрации входящего документа.
• По ФЗ № 125-ФЗ (ст. 42): справки выдаются в течение 30 дней; в сложных случаях срок может быть продлен руководителем архива до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Платные услуги (ускоренное оформление, сложные генеалогические поиски): сроки оговариваются по договору/заявке.

Электронные ресурсы и удаленный доступ

Современная администрация архива развивает цифровые направления:

• Электронный каталог (ЭК): Поиск по фондам, описям, делам (название фонда, годы, количество дел) на сайте администрации или на портале «Архивы Ульяновской области».
• Цифровые копии документов: Постепенное сканирование частотных фондов (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи, домовые книги) и выкладывание в открытый доступ или по запросу.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Информация об архиве Димитровграда в федеральном реестре архивов.
• Ресурсы «Память народа», «Подвиг народа», «Обд Мемориал»: Для запросов о участниках ВОВ архив направляет в федеральные базы, но может помочь в уточнении местного контекста (эвакуационные больницы, списки призывников военкомата).

Контактная информация (Справочно)

Внимание: Контакты могут меняться. Актуальные данные всегда проверяйте на официальном сайте Администрации города Димитровграда.

Платные архивные услуги

В соответствии со ст. 43 ФЗ № 125-ФЗ и Постановлением Администрации, за определенные виды работ взимается плата (услуги оказываются на основании договора/заявки с предоплатой):

• Генеалогические поиски (по часам работы архивариуса).
• Изготовление копий документов (ксерокопия, сканирование, фотографирование без вспышки).
• Выдача справок в ускоренном порядке (если предусмотрено локальным актом).
• Написание исторических справок о предприятиях, улицах, зданиях.
• Консультации по архивному делу для коммерческих организаций.

Справки социально-правового характера (пенсионные, стаж, льготы) выдаются БЕСПЛАТНО в установленные законом сроки.

Типичные проблемы и рекомендации при обращении

1. Отсутствие документов в фондах. Не все документы дошли до наших дней (погибли при переездах, пожарах, не сданы в архив ведомствами). Архив выдает официальный ответ «Документы не обнаружены», который принимается Пенсионным фондом (СФР) для назначения пенсии по свидетельствам очевидцев/суду.
2. Персональные данные (152-ФЗ). Срок ограничения доступа к документам с персональными данными — 75 лет со дня создания. Доступ предоставляется только субъекту ПДн или его наследнику/законному представителю (при предъявлении пакета документов).
3. Разрозненность фондов. Документы одного предприятия могут находиться в разных фондах (например, кадровые дела — в фонде предприятия, личные дела рабочих — в фонде профкома, зарплатные ведомости, в фонде бухгалтерии/администрации). Указывайте в запросе максимально много деталей (ФИО, дата рождения, название предприятия/учреждения, годы работы/обучения, номер цеха/класса).
4. Режим работы читального зала. Часто работает в сокращенном режиме (например, 3 дня в неделю) или требует предварительной записи по телефону/email из-за малого штата.

Администрация архива Димитровграда (в составе Администрации города или как МБУ) является гарантом сохранения исторической памяти города-атома, города строителей и ученых. Её деятельность переходит на цифровые рельсы: внедряются электронные каталоги, оцифровываются фонды, развиваются сервисы на «Госуслугах».

Для успешного получения справки или проведения научного исследования рекомендуется:

• Заблаговременно уточнить контакты и режим работы на сайте dimitrovgrad.ulgov.ru.
• Подготовить максимально полный пакет исходных данных (ФИО, даты, названия организаций).
• Использовать электронные каналы связи (почта, Госуслуги) для экономии времени.

Архив — это не «склад старых бумаг», а активный информационный ресурс, защищающий ваши права и историю города.

Статья подготовлена на основе открытых данных (реквизиты Администрации города Димитровграда: ИНН 7302011562, ОГРН 1027300539892), Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и типовой структуры муниципальных архивных органов. Для получения юридически значимых сведений обращайтесь в официальные источники.