Архивное дело играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечении правовых гарантий граждан и поддержке управленческой деятельности органов власти. В городе Воткинске Удмуртской Республики эти функции выполняет Управление по делам архивов Администрации муниципального образования «Город Воткинск». Данная статья подробно освещает историю формирования учреждения, его текущую структуру, фонды, контакты и основные направления работы.

Исторический экскурс: от отдела к управлению

Формирование архивной службы города Воткинска неразрывно связано с административно-территориальными преобразованиями и развитием местного самоуправления.

Ключевые этапы развития:

• Советский период: До 1994 года архивные функции выполнял архивный отдел исполкома Воткинского городского Совета народных депутатов. В его задачи входило централизованное хранение документации органов управления, промышленности, строительства, сельского хозяйства и транспорта.
• Реорганизация 1994 года: Важным вехой стало Решение сессии Воткинского районного Совета народных депутатов от 2 июня 1994 г., в результате которого архивный отдел исполкома районного Совета был реорганизован в Архивный отдел администрации Воткинского района. Параллельно развивался и городской архив.
• Современный этап: В дальнейшем, с усилением роли муниципальных образований, городской архив был преобразован в Управление по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск», получив статус структурного подразделения администрации города с расширенными полномочиями по методологическому руководству и контролю за сохранностью документов во всех организациях города.

Интересный исторический контекст: Термин «вотчинные дела» имеет глубокие корни в российской архивной традиции. Еще в XVIII веке существовал Вотчинный департамент (упразднен в 1852 г.), архив которого, включавший документы Поместного приказа и Вотчинной коллегии, с 1786 года стал известен как Архив прежних вотчинных дел. Это напоминает о многовековой традиции документирования прав собственности и управления на территории России.

Структура и состав архивных фондов

На 1 января 2003 года (согласно доступным статистическим данным за тот период) фонды Управления (тогда еще Архивного отдела администрации района/города) насчитывали значительные объемы. Сегодня фонды продолжают пополняться за счет документов современных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций.

Статистика фондов (на ):

Примечание: Данные приведены на 2003 год для иллюстрации масштаба. На текущий момент объемы фондов значительно превышают указанные показатели за счет ежегодного поступления новых дел.

Особенности формирования НСА (Научно-справочного аппарата):

• НСА состоит из описей фондов.
• Ведется тематическая картотека на решения исполкома Воткинского городского Совета народных депутатов (и последующих органов власти) по разделам: органы управления и власти, промышленность, строительство, сельское хозяйство, транспорт.
• Отдельно систематизируются решения по вводу зданий и сооружений в эксплуатацию, сдаче объектов.

Основные направления деятельности

Деятельность Управления по делам архивов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», законами Удмуртской Республики и локальными нормативными актами города Воткинска.

Ключевые функции:

1. Государственное хранение: Обеспечение сохранности архивных документов, входящих в Архивный фонд города, создание условий для их физического сохранения (температура, влажность, противопожарная безопасность).
2. Формирование фондов: Прием на хранение документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений (образования, культуры, здравоохранения, ЖКХ и др.), а также от ликвидированных/реорганизованных организаций.
3. Информационно-справочное обслуживание: Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам (для подтверждения стажа, зарплаты, места жительства, наград и т.д.) и организациям.
4. Научно-справочная работа: Составление путеводителей, реестров фондов, описание дел, создание электронных баз данных и информационно-поисковых систем.
5. Методологическое руководство: Контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов в структурных подразделениях Администрации города и муниципальных учреждениях.
6. Экспертиза документов: Участие в работе экспертно-проверочных комиссий по определению сроков хранения и ценности документов (отбор к уничтожению или бессрочному хранению).
7. Цифровизация: Перевод наиболее востребованных и ценных документов в электронный вид для удаленного доступа и сохранения оригиналов.

Достижения и признание

Качество работы архивной службы Воткинска отмечается на республиканском уровне. Так, по итогам работы за 2022 год, Воткинский районный архив (взаимодействующий с городским управлением в едином архивном пространстве района) был отмечен Коллегией Министерства архивов Удмуртской Республики среди 20 лучших муниципальных архивов региона за полное выполнение показателей деятельности.

Председатель Комитета по архивному делу Тойкина Наталья Владимировна в докладе на сессии Коллегии подчеркивала ключевые направления развития на 2023 год и последующие периоды: переход на электронное документооборот, внедрение единых стандартов описания и расширение удаленного доступа к архивной информации для граждан.

Контактная информация и режим работы

Для обращения в Управление по делам архивов (получение справок, изучение дел в читальне, консультации) используйте следующие реквизиты:

Типичный режим приема посетителей (читальный зал):

Точное расписание на текущий момент рекомендуется уточнять по телефонам или на сайте администрации, так как оно может меняться.

• Понедельник – четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Суббота, воскресенье: выходные дни
• Последний пятница месяца — санитарный день (прием не осуществляется)

Порядок получения архивных справок

Гражданам, нуждающимся в подтверждении трудовых, жилищных или иных прав, Управление оказывает услуги по выдаче архивных документов.

Основные этапы:

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РФ, документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), доверенность (если оформляет представитель).
2. Написание заявления: По установленному образцу (доступен на сайте или в читальном зале) с указанием цели обращения и реквизитов требуемого документа (название организации, годы работы, должность).
3. Подача заявки: Лично в читальном зале, по почте (с нотариально заверенной подписью) или через портал Госуслуг (если услуга подключена в регионе).
4. Сроки исполнения: Согласно законодательству, справка выдается в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя).
5. Получение результата: Лично, по почте или в электронном виде (заверенная скан-копия).

Взаимодействие с Архивным отделом администрации Воткинского района

Важно отличать два соседних, но самостоятельных архивных учреждения, расположенные в одном городе:

• Управление по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск» — хранит документы органов городского самоуправления, городских школ, больниц, предприятий коммунального хозяйства и т.д.
• Архивный отдел Администрации Воткинского района — хранит документы органов районной власти, сельских администраций, районных учреждений (районная больница, райобразование, колхозы/СПК прошлого).

При поиске документов по личному составу (трудовая книжка, личное дело) необходимо четко понимать: в каком ведомстве (городском или районном) и в какой организации работал человек, чтобы обратиться именно в то архивное учреждение, где хранятся фонды данной организации.

Перспективы развития: Цифровая трансформация

Современный вектор развития Управления по делам архивов Воткинска направлен на:

• Создание Единой архивной информационной системы для интеграции описей фондов города и района.
• Массовую оцифровку фондов личного происхождения (метрические книги, ревизские сказки, confesionalnye rospisi), наиболее востребованных генеалогами.
• Внедрение технологий электронного документооборота (ЭДО) в текущей работе администрации для формирования «рожденных цифровых» архивов.
• Развитие удаленных сервисов — возможность заказа справки и получения скана документа без личного визита в архив.

Управление по делам архивов Администрации МО «Город Воткинск» является важнейшим звеном в системе сохранения документального наследия промышленного центра Удмуртии. От первопрестольных решений городских советов до современных электронных реестров — архив обеспечивает непрерывность власти, защиту социальных прав граждан и доступ к истории родного края для исследователей и потомков. Профессиональная команда архивистов, признанная на республиканском уровне, продолжает работу по систематизации, сохранению и вводу в научный оборот уникальных массивов информации, хранящихся на ул. Дзержинского, 6а.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта Администрации г. Воткинск и справочников муниципальных архивов Удмуртской Республики. Для получения актуальной информации о приеме и составе фондов рекомендуется связаться с Управлением по телефонам: 8 (34145) —60-77, 8 (34145) —80-99.