Архивное дело на ОАО «Российские железные дороги» (РЖД) представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую сохранность документов, формируемых в ходе деятельности крупнейшей транспортной компании страны. Ключевым звеном в этой системе является Отдел архивов управления делами (или архивные службы/сектора в составе управлений делами филиалов), который осуществляет методическое руководство, контроль и непосредственное хранение архивных фондов.

Место в организационной структуре РЖД

Управление делами (УД) является структурным подразделением центрального аппарата РЖД и управлений железных дорог (филиалов). В его состав, как правило, входит специализированный подразделение по работе с архивами.

• Центральный уровень (Москва): В структуре Управления делами ОАО «РЖД» функционирует отдел (группа) архивов, который определяет единую архивную политику, разрабатывает нормативные документы, утверждает перечни типовых управленческих архивных документов и осуществляет контроль за их исполнением на всей сети.
• Уровень филиалов (Железные дороги): Каждая из 16 железных дорог (филиалов ОАО «РЖД») имеет свое Управление делами. В его структуру входит Архивная служба, Сектор архивов или Отдел архивов.

Пример структуры на дороге (по данным открытых источников):

«Архив Юго-Восточной железной дороги филиала ОАО Российские железные дороги… Сектор архивов входит в состав общего отдела. Управления дороги и осуществляет методическое руководство, консультативно взаимодействует с отделенческими архивами дороги».

Аналогично, на Восточно-Сибирской железной дороге функционирует Служба управления делами, в задачи которой входит архивное обеспечение деятельности филиала.

Основные функции отдела архивов

Деятельность отделов архивов управлений делами регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), уставом ОАО «РЖД», корпоративными стандартами (СТО РЖД) и локальными нормативными актами.

Методическое руководство и контроль

• Разработка и утверждение инструкций по делопроизводству, номенклатур дела, сроков хранения документов.
• Методическое руководство архивами структурных подразделений дороги (депо, участки, станции, дирекции, управления) — так называемыми отделенческими архивами.
• Проведение проверок состояния делопроизводства и формирования архивов в структурных подразделениях.

Формирование и хранение архивных фондов

• Приемка документов на хранение в центральный архив дороги (филиала) по истечении сроков хранения в отделенческих архивах (обычно после 5–10 лет).
• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность).
• Научная обработка фондов: систематизация, описание (составление описей, путемников), учет в государственном реестре архивных фондов (при необходимости).

Информационное обслуживание и выдача документов

• Обеспечение прав граждан и организаций на доступ к архивным документам (согласно ст. 22 Закона об архивном деле).
• Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов (трудовые книжки, личные карточки, приказы о зачислении/увольнении, документы по зарплате, пенсионные дела и т.д.).
• Работа с запросами судов, прокуратуры, следственных органов, Пенсионного фонда (СФР), внутренних структур РЖД.

Электронное документооборот и цифровизация

• Перевод бумажных архивов в электронный вид (сканирование, распознавание, атрибутирование).
• Интеграция с корпоративными системами РЖД (ЭДО, 1С:Документооборот, специализированные архивные информационные системы — АИС «Архив», «ДоксВизор» и др.).
• Обеспечение юридической значимости электронных копий документов (КЭП, метки времени).

Специфика архивных фондов РЖД

Архивы РЖД уникальны по своему составу и объему. Они отражают историю развития транспорта, экономики и социальной сферы страны.

Основные категории документов:

1. Кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки, приказы по кадрам, табели учета рабочего времени, пенсионные дела (до 2002 г.). Это наиболее востребованная категория для выдачи справок.
2. Документы по труду и заработной плате: ведомости выплаты зарплаты, расчетно-платежные ведомости, отчеты по форме Т-1, Т-2.
3. Производственно-технические документы: журналы учета поездов, графики движения, акты освидетельствования путей, документация по ремонту подвижного состава, схемы путей.
4. Нормативно-правовые и организационно-распорядительные: приказы, распоряжения, указы генерального директора, приказы руководителей дорог, уставы, положения, инструкции.
5. Исторические фонды: документы дореволюционных, советских железных дорог, документы об истории строительства магистралей (БАМ, Транссиб и др.). Часть этих фондов может храниться в государственных архивах (РГАНТД, региональные госархивы), но значительная масса остается в ведомственных архивах РЖД.

Взаимодействие с государственными архивами и Росархивом

Ведомственные архивы РЖД не входят в систему Росархива (Федерального архивного агентства), однако взаимодействуют с ним по вопросам:

• Утверждения типовых номенклатур и сроков хранения (в согласовании с Росархивом).
• Передачи особо ценных фондов в государственное хранение (в региональные государственные архивы или РГАНТД — Российский государственный архив научно-технической документации).
• Обучения кадров (повышение квалификации архивистов).
• Участия в межведомственных информационных проектах (например, через Отдел межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД, обеспечивающий работу портала archives.ru).

Важно: Адреса организаций и архивохранилищ РФ, не входящих в систему Росархива (в т.ч. ведомственные архивы РЖД), публикуются в открытых справочниках и на сайтах самих ведомств для обеспечения доступности информации для граждан.

Порядок обращения в архив РЖД (алгоритм для граждан)

Поскольку единого «центрального архива РЖД» для приема граждан не существует (архивы децентрализованы по дорогам), алгоритм действий следующий:

1. Определить железную дорогу (филиал), где работал заявитель или где находилось структурное подразделение (например: Октябрьская ЖД, Московская ЖД, Красноярская ЖД, Юго-Восточная ЖД и т.д.).
2. Найти контакты Управления делами / Архивной службы данной дороги. Обычно они размещены на официальном сайте филиала в разделе «Структура» -> «Управление делами» или «Архив».
3. Подготовить пакет документов:
   • Заявление (по форме или в свободной форме) с указанием ФИО, даты рождения, периодов работы, целей получения справки.
   • Копия паспорта (разворот с фото и пропиской).
   • Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — при необходимости.
   • Нотариальную доверенность — если запрос подает представитель.
4. Направить запрос:
   • По почте (ценным бандеролем с описью вложения).
   • Через ЕПГУ / Госуслуги (если дорога подключена к сервису «Архивная справка онлайн»).
   • Лично (по предварительной записи).
   • Через официальный сайт филиала (форма обратной связи/электронная приемная).
5. Получить ответ в установленный законом срок (до 30 календарных дней со дня регистрации запроса).

Современные вызовы и перспективы развития

На 2026 год ключевыми направлениями развития архивного дела в РЖД являются:

• Полный переход на электронное делопроизводство: прекращение формирования бумажных дел в ключевых бизнес-процессах (Кадры, Договорной работа, Бухгалтерия).
• Создание Единого корпоративного архивного репозитория: централизованное хранение электронных архивных копий с едиными правилами доступа и поиска для всех дорог.
• Искусственный интеллект в обработке документов: автозаполнение карточек описания, распознавание рукописного текста в старых фондах (личные карточки 50-80-х гг.), интеллектуальный поиск.
• Обеспечение кибербезопасности архивов: защита персональных данных сотрудников (согласно 152-ФЗ) и коммерческой тайны при переводе в электронный вид и предоставлении удаленного доступа.
• Работа с «наследием»: массовая цифровизация фондов до 2000 года для снижения нагрузки на бумажные оригиналы и удаленного доступа для ветеранов и наследников.

Отдел архивов управления делами РЖД (в лице архивных служб филиалов) — это не просто «склад бумаг», а высокотехнологичное подразделение, обеспечивающее правовую защищенность компании и социальные права сотен тысяч текущих и бывших сотрудников. Интеграция в корпоративную цифровую экосистему РЖД, стандартизация процессов на уровне холдинга и активная цифровизация исторических фондов делают архивную службу стратегически важным элементом управления данными компании.

Для получения актуальных адресов, телефонов и режима работы конкретного архива рекомендуется обращаться к официальному сайту соответствующего сайту сайту нужного филиала ОАО «РЖД» в разделе «Управление делами» или «Архив».