Архивное дело в Республике Казахстан представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую сохранение, учет и использование документов, составляющих документированную память нации․ Эффективное управление архивами является залогом правопорядка, прозрачности государственной администрации и сохранения историко-культурного наследия․
Нормативно-правовая основа
Деятельность архивов в Казахстане регулируется иерархией нормативных правовых актов:
- Конституция РК — гарантирует право граждан на доступ к информации, касающейся их прав и свобод․
- Закон РК «Об архивном деле и архивах» (от 22 декабря 1998 г․, с последними изменениями) — основной специальный закон, определяющий принципы, организацию архивного дела, права и обязанности субъектов архивных отношений․
- Кодекс РК «Об административных процедурах», регламентирует порядок предоставления архивных справок и копий документов․
- Постановления Правительства РК — утверждают типовые инструкции, правила формирования фондов, порядок передачи дел в государственные архивы, а также стандарты хранения и оцифровки․
- Отраслевые стандарты (СТ РК) — например, СТ РК 1542-2017 «Архивное дело․ Основные требования к организации архивного дела в организации», стандарты по описанию дел, составу реквизитов, оцифровке․
Организационная структура архивной системы
Система архивов РК строится по территориально-отраслевому принципу и делится на три основных уровня:
Федеральный (республиканский) уровень
- Комитет по архивам и документационному обеспечению Министерства культуры и информации РК — уполномоченный орган, осуществляющий руководство и межотраслевую координацию․
- Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГА РК) (г․ Астана) — главный архив страны, хранящий фонды высших органов власти, управления и ведомств республиканского подчинения (с 1917 г․ по наши дни)․
- Архив Президента Республики Казахстан, хранит документы Администрации Президента, Советов Безопасности и другие фонды высшего эшелона власти․
- Областные (городские республиканского значения) государственные архивы — подведомственны Комитету, хранят документы местных исполнительных органов и организаций регионального значения․
Отраслевой уровень
Министерства, ведомства, национальные компании (например, «Самрук-Казына», КНБ, МВД, МО, МИД) имеют свои центральные отраслевые архивы и архивы подведомственных организаций․ Они формируются по делам ведомственного подчинения и передаются в государственные архивы по истечении сроков хранения (обычно 10–25 лет) или при ликвидации организации․
Муниципальный и организационный уровень
- Архивы акimatов районов/городов, хранят документы местного самоуправления․
- Архивы организаций (внутренние архивы) — создаются в каждом юридическом лице (АО, ТОО, ИП, бюджетные организации) для текущего делопроизводства и хранения дел до передачи в государственный/отраслевой архив․
Ключевые процессы управления архивами
Документооборот и делопроизводство
Основа архивного управления — грамотная организация делопроизводства в организации-создателе․ Включает:
- Регистрацию входящих/исходящих/внутренних документов․
- Сборку дел по номенклатуре (утвержденному ежегодно)․
- Оценку документов (экспертизу ценности) с составлением актов отбора к уничтожению или передаче в архив․
- Оформление дел к архиву (переплет, описание, зашивка, скрепление печатью)․
Экспертиза документов (Оценка ценности)
Критически важный этап․ Проведается экспертной комиссией организации (для внутренних архивов) или государственной экспертной комиссией (при передаче в госархивы)․ Документы делятся на категории сроков хранения:
- Постоянное хранение (историческая, научная, культурная ценность) — передача в госархивы․
- Временное хранение (10, 25, 50, 75 лет) — хранение в отраслевых/организационных архивах с последующим пересмотром․
Хранение и обеспечение сохранности
Требования регламентируются СТ РК и санитарными нормами:
- Микроклимат: температура 18±2°C, относительная влажность 50±5%․
- Пожарная безопасность: системы пожаротушения (газовые, порошковые), не повреждающие бумагу․
- Антибиологическая защита: дезинсекция, дератизация․
- Физическая безопасность: контроль доступа, видеонаблюдение, сигнализация․
Научно-справочный аппарат и доступ
- Составление описаний дел (фонд, опись, дело, лист) — основной поисковый инструмент․
- Ведение электронных баз данных (АИС «Архив», «Электронный архив» ведомств)․
- Предоставление документов: выдача справок, копий, оригиналов (в читальных залах) по запросам граждан и организаций․
Цифровая трансформация: «Электронный архив» и «Электронное правительство»
Казахстан активно внедряет цифровые технологии в архивное дело в рамках концепции «Цифровой Казахстан» и проекта «Электронное правительство» (egov․kz):
Оцифровка фондов
Массовое сканирование документов постоянного хранения и высокого спроса․ Создание цифровых копий с привязкой к метаданным (XML/JSON по стандартам Dublin Core / ISAD(G))․ Использование OCR (распознавание текста) для казахского и русского языков․
Единая архивная информационная система
Разработка и внедрение корпоративных систем управления архивами (ЭАРХ — Электронный архив) в госорганах и КГУ․ Интеграция с системой делопроизводства (СЭД — Система электронного документооборота) для автоматического формирования архивных пакетов (SIP — Submission Information Package по модели OAIS)․
Портал «Архивы Казахстана» (archives․gov․kz)
Единая точка доступа для граждан: поиск по описям, заказ справок онлайн, оплата услуг, получение цифровых копий через личный кабинет eGov․
Долгосрочное сохранение электронных документов (ДСХЭД)
Решение проблемы «цифровой пропасти»: миграция форматов, контроль целостности (хеш-суммы), эмуляция сред, использование доверенных репозиториев․ Внедрение стандартов ISO 14721 (OAIS) и ISO 16363 (аудит доверительных репозиториев)․
Кадровое обеспечение и образование
Для работы в архивах требуется специальное образование․ В РК подготовку кадров осуществляют:
- КазНУ им․ аль-Фараби (факультет истории, архивоведение и вспомогательные исторические дисциплины)․
- ЕНУ им․ Л․Н․ Гумилева․
- Колледжи культуры (среднее специальное образование по специальности «Архивоведение»)․
- Система повышения квалификации (Комитет по архивам, НЦ «Гылым» и др․) — обязательна раз в 3-5 лет для архивистов госархивов․
Актуальные проблемы и вызовы
- Объемы бумажных массивов: Дефицит складских площадей в госархивах (особенно в Алматы, Астане, Шымкенте)․ Необходимость строительства современных депо․
- Переход на «безбумажку»: Проблема правовой силы электронных оригиналов, квалифицированных электронных подписей (КЭП) и печатных бланков строгой отчетности в архивах․
- Персональные данные: Баланс между правом на доступ к информации (ст․ 18 Конституции) и защитой ПД (Закон «О персональных данных и их защите»)․ Сроки закрытости личных дел (75 лет со дня создания)․
- Финансирование: Недостаточное бюджетное обеспечение на оцифровку, восстановление документов, закупку оборудования для микроклимата․
- Архивы ликвидированных/приватизированных предприятий: Проблема поиска и сохранения фондов бывших совхозов, заводов, НПФ, банков․ Ответственность часто размыта․
Международное сотрудничество
Казахстан является членом Международного совета по архивам (ICA), участвует в работе раздела «Архивы» ЮНЕСКО (программа «Память мира» — в реестре внесены фонды ЦГА РК, manuscrits)․ Ведется сотрудничество с архивами стран СНГ (Межгосударственный архивный совет), РФ, Китая, стран ЕС (проекты Erasmus+ по обмену опытом оцифровки)․
Управление архивами в Казахстане находится на этапе активной модернизации․ Ключевым вектором развития является переход от «бумажного» пассивного хранения к активному управлению информационными активами в цифровой среде․ Успех зависит от решения трех стратегических задач: построения современных депо для физических оригиналов, создания доверенных цифровых репозиториев для электронных документов и подготовки архивистов нового формата — специалистов, владеющих IT-компетенциями, правовым регулированием и архивной теорией․
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РК (на 2024–2025 гг․), стандартов СТ РК и практики Комитета по архивам и документационному обеспечению МКИ РК․