Архивное дело в Республике Казахстан представляет собой строго регламентированную сферу государственной деятельности, направленную на сохранение документального наследия нации․ В основе функционирования этой системы лежит понятие Национального архивного фонда (НАФ), совокупности документов, составляющих архивную память страны․ Статья подробно разбирает законодательную базу, организационную структуру, ключевые процессы управления документами и актуальные изменения на 10 июля 2026 года․

Законодательная основа: Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах»

Главным нормативным правовым актом, регулирующим общественные отношения в сфере архивного дела, является Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее — Закон)․ Текст закона актуализирован с изменениями и дополнениями по состоянию на 22 января 2025 года․

Предмет регулирования (ст․ 1 Закона)

Закон устанавливает правовые основы для:

• сбора и комплектования документов;
• их хранения и государственного учета;
• использования документов НАФ;
• государственного управления архивным делом в РК․

Ключевые понятия

В статье 1 Закона закреплены основные термины, в т․ч․:

1. Национальный архивный фонд — совокупность документов, подлежащих обязательному хранению в архивах Республики Казахстан․
2. Архивный фонд, совокупность архивных документов, сформированная в процессе деятельности физических и юридических лиц (п․ 3, с изменениями от Приказа и․о․ Министра культуры и информации РК от № 115-НҚ, вводится в действие по истечении десяти календарных дней после официального опубликования)․
3. Упорядочение, комплекс операций по приведению документов в состояние, пригодный для учета и хранения․
4. Централизованный государственный учет — единая система учета документов НАФ․

Подзаконные акты: Правила и регламенты

Для практического внедрения положений Закона разработан комплекс подзаконных актов․ Ключевые из них утверждены Приказами Министра культуры и информации РК от 22 декабря 2014 года:

Важно: Данные Правила разработаны в соответствии со ст․ 18 Закона и учитывают нормы Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», что обеспечивает интеграцию бумажных и электронных архивов․

Правила централизованного государственного учета

Отдельным актом (разработанным на основании п․ 18-1 ч․ 2 ст․ 18 Закона и п․ 2 ч․ 3 ст․ 16 Закона РК «О государственном учете․․․») установлена процедура ведения единого реестра документов НАФ․ Это позволяет:

• вести единый информационный ресурс о составе фондов;
• обеспечивать мониторинг сохранности документов на всей территории страны;
• формировать отчетность для уполномоченного органа․

Структура системы архивов РК

Система архивов Республики Казахстан формируется по территориальному и ведомственному принципам и включает:

• Центральный государственный архив (ЦГА РК) — ведущий научный, методический и координирующий центр․
• Областные, городские (стандартные) архивы — хранят документы местных органов управления, предприятий и организаций регионального значения․
• Ведомственные архивы — формируются при министерствах, агентствах и иных государственных организациях (архивы МВД, МО, МФА и др․)․
• Архивы негосударственных организаций — документы коммерческих структур, общественных объединений, подлежащие обязательному хранению по закону․

Все перечисленные архивы являются хранилищами частей единого Национального архивного фонда․

Ключевые процессы управления документами

Комплектование и приемка (Правила № 145, 146)

Процесс перевода документов в состав НАФ проходит этапы:

1. Отбор и экспертиза — определение ценности документов (исторической, научной, практической) комиссиями по экспертизе․
2. Подготовка к сдаче — упорядочение, описание, оформление описей и инвентарей․
3. Приемка в архив — проверка соответствия требованиям Правил № 146 (сохранность, полнота, оформление)․
4. Государственный учет — присвоение учетных номеров, внесение в Централизованный государственный учет․

Хранение и обеспечение сохранности

Требования к условиям хранения (температура, влажность, освещение, противопожарная защита, биозащита) являются обязательными для всех архивов, независимо от ведомственной подчиненности․ Нарушение режима хранения влечет ответственность по ст․ 27 Закона․

Использование и доступ к документам

Закон гарантирует право доступа к документам НАФ, однако устанавливает дифференцированный режим:

• Гражданам РК — доступ на общих основаниях (ст․ 25 Закона)․
• Иностранцам и лицам без гражданства — доступ предоставляется в порядке, установленном ст․ 26 Закона (с учетом международных договоров и законодательства)․
• Ограничения — документы, содержащие государственные секреты или негосударственные тайны (коммерческую, банковскую, адвокатскую и др․), предоставляются только по специальным разрешениям или после снятия грифа секретности/истечения сроков ограничения доступа․

Вывоз документов за пределы РК

Согласно статье 26 Закона (Глава 7), вывоз документов НАФ за границу Республики Казахстан допускается исключительно в исключительных случаях:

• для участия в международных выставках (по решению Правительства РК);
• для восстановления утраченных фондов (на основании международных договоров);
• во временное хранение в случае угрозы уничтожению на территории РК (военное положение, стихийные бедствия)․

Вывоз осуществляется под строгой охраной и страховкой, с обязательным возвращением в установленные сроки․

Цифровизация архивного дела: Электронные документы

Современный этап развития НАФ неразрывно связан с переходом на электронное документооборот․ Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах» работает в тесной связке с Законом РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»․

Ключевые направления:

• Создание электронных архивов и систем электронного документооборота (СЭД) в госорганах․
• Обеспечение юридической значимости электронных копий документов (с использованием ЭЦП)․
• Цифровизация фондов для удаленного доступа пользователей (порталы «Электронный архив», интеграция с e-Gov)․
• Долгосрочное хранение электронных документов (миграция форматов, контроль целостности хеш-сумм)․

Государственное управление и ответственность

Уполномоченный орган

Государственное управление архивным делом осуществляет Министерство культуры и информации Республики Казахстан (ранее, МКР)․ Оно:

• разрабатывает нормативные правовые акты (например, Приказ № 115-НҚ от );
• ведет Централизованный государственный учет;
• осуществляет контроль за соблюдением законодательства․

Ответственность за нарушения (ст․ 27 Закона)

Нарушение законодательства о НАФ и архивах влечет ответственность, установленную Законами РК:

• Административная (штрафы за несдачу документов в срок, нарушение режима хранения, несанкционированное уничтожение) — Кодекс РК об административных правонарушениях․
• Уголовная (умышленное уничтожение, повреждение, хищение документов НАФ) — Уголовный кодекс РК․
• Гражско-правовая (возмещение ущерба, причиненного архивным фондам)․
• Дисциплинарная для должностных лиц архивов и создателей документов․

Актуальные изменения на 2026 год

Наиболее значимым недавним изменением стал Приказ и․о․ Министра культуры и информации РК от 17 марта 2026 года № 115-НҚ․ Данный акт:

1. Внес изменения в определение «архивный фонд» (п․ 3 ст․ 1 Закона), уточнив критерии отнесения документов к фондам․
2. Установил новые требования к метаданным электронных документов при их сдаче в архивы․
3. Скорректировал сроки приемки документов, сформированных в электронном виде, с учетом жизненного цикла информационных систем․

Документ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования (т․е․ примерно с 28-29 марта 2026 года)․ Все архивы и создатели документов обязаны привести свою внутреннюю документацию (инструкции, регламенты) в соответствие с новыми нормами․

Национальный архивный фонд Республики Казахстан — это не просто совокупность старых бумаг, а стратегический информационный ресурс государства․ Законодательная база, во главе с Законом от № 326-I и детализированная Приказами № 145, № 146 (2014 г․) и свежими поправками 2026 года (Приказ № 115-НҚ), создает надежный правовой каркас для:

• гарантированного сохранения документальной памяти;
• прозрачного и равного доступа граждан к архивной информации;
• эффективной интеграции архивных процессов в цифровую экосистему «Электронного правительства»․

Соблюдение правил комплектования, учета, хранения и использования документов является прямым долгом каждого госоргана, организации и должностного лица, работающего с документами, составляющими НАФ․

Справка: Статья подготовлена на основе текста Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах» (ред․ от ), Приказов МКИ РК № 145, № 146 от , Приказа и․о․ Министра культуры и информации РК № 115-НҚ от ․ Дата актуальности информации: ․