Дата актуализации:  г. 21:27:30

Содержание

1. Правовая база архивного дела в РФ
2. Ключевые понятия и типы архивов
3. Этапы создания архива в организации
4. Требования к помещениям и техническим средствам
5. Комплектование‚ номенклатура дел и учет
6. Передача документов в государственный (муниципальный) архив
7. Цифровое архивирование: особенности и нормативы
8. Практические рекомендации

Правовая база архивного дела в России

Создание и функционирование архивов регулируется совокупностью федеральных законов‚ указов и приказов. Основные нормативные акты:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет правовые основы‚ права и обязанности субъектов архивного дела.
• Приказ Росархива № 77 от  г. (вступил в силу ) – утверждает Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях.
• Правила‚ утверждённые приказом Росархива от 2 марта 2020 г. (в ред. приказа от 26 сентября 2022 г.) – детализируют требования к помещениям‚ противопожарному и охранному режиму‚ температурно‑влажностному режиму и др.
• Положения об Архивном фонде РФ (1994 г.) и о Федеральной архивной службе России (1998 г.) – определяют структуру и функции архивных учреждений.

Все перечисленные документы образуют единую нормативную базу‚ обязательную для исполнения как в государственных‚ так и в частных организациях‚ где создаются архивы для временного хранения документов.

Ключевые понятия и типы архивов

Этапы создания архива в организации

Процесс создания архива условно делится на пять основных стадий.

Подготовительный этап

• Изучить правовую базу (125‑ФЗ‚ Приказ № 77‚ Правила 2020/2022).
• Назначить ответственного за архивное дело (архивариуса) и сформировать архивный отдел.
• Разработать внутренний нормативный документ (приказ/распоряжение) о создании архива‚ указав его цели‚ задачи и полномочия.

Формирование номенклатуры дел

1. Составить номенклатуру дел – перечень дел‚ образующих документальный фонд.
2. Определить сроки хранения для каждой категории документов (согласно Таблице сроков хранения документов‚ утверждённой Приказом № 77).
3. Разработать регистрационные формы (журналы учёта‚ акты приёма‑передачи‚ карточки дел).

Организация помещения

Согласно Правилам 2020/2022‚ архивное помещение должно отвечать требованиям:

• Противопожарный режим – наличие систем автоматической пожарной сигнализации и средств пожаротушения.
• Охранный режим – контроль доступа‚ видеонаблюдение.
• Температурно‑влажностный режим – 18‑22 °C и 45‑55 % относительной влажности.
• Световой режим – минимальное освещение (не более 50 лк) и защита от ультрафиолетового излучения.
• Санитарно‑гигиенический режим – регулярная уборка‚ отсутствие плесени и вредителей;

Комплектование и учёт

1. Создать карточки дел и разместить их в журнале учёта.
2. Оформить акт приёма‑передачи при поступлении новых документов в архив.
3. Вести регистры перемещения (выдача‚ возврат‚ передача в другие архивы).

Подготовка к передаче в государственный архив

• Сформировать пакет документов (перечень‚ акт приёма‑передачи‚ копии карточек дел).
• Согласовать с Государственным архивом РФ (ГАРФ) сроки и порядок передачи.
• Оформить документ о передаче в соответствии с Приказом № 77.

Требования к помещениям и техническим средствам

Физическое хранение

Для бумажных документов рекомендуется использовать:

• Стеллажи из металла или дерева‚ покрытые антивибрационным материалом.
• Папки‚ коробки и файлы‚ соответствующие ГОСТ 7.32‑2001 (оформление архивных документов).
• Системы вентиляции с возможностью регулирования влажности.

Цифровое хранение

При работе с электронными архивными файлами необходимо соблюдать:

• Стандарты ЭДО (Электронный документооборот) и ФЭД (Формат электронного документа).
• Регулярное создание резервных копий (не менее 3 копий‚ хранение в разных географических зонах).
• Контроль целостности файлов (контрольные суммы‚ цифровые подписи).
• Соблюдение требований Приказа № 77 к цифровому архиву (метаданные‚ форматы‚ сроки доступа).

Охранно‑противопожарные системы

Обязательные элементы:

• Система автоматической пожарной сигнализации (СПС).
• Система локального пожаротушения (газовые‚ порошковые установки).
• Контроль доступа (карточные считыватели‚ биометрия).

Комплектование‚ номенклатура дел и учёт

Комплектование – процесс формирования полного комплекта документов по каждому делу.

Номенклатура дел

1. Определяется на основании видов деятельности организации и нормативных сроков хранения.
2. Каждому делу присваивается уникальный код (например‚ 01‑01‑2024‑001).
3. Код отражает: подразделение‚ тип документа‚ год создания.

Учетные регистры

Сроки хранения

Согласно Приказу № 77 (2023) основные сроки:

• Документы бухгалтерского учёта – 10 лет.
• Документы кадрового учёта – 5 лет (для служебных книжек – 10 лет).
• Документы‚ относящиеся к праву собственности – 10 лет (в случае споров – до 20 лет).
• Документы‚ отнесённые к постоянному хранению (исторические‚ научные) – без ограничения.

Передача документов в государственный (муниципальный) архив

1. Подготовка пакета – формирование перечня дел‚ карточек‚ актов и сопроводительных писем.
2. Согласование сроков – согласовать с архивом даты передачи и условия транспортировки.
3. Оформление акта приёма‑передачи – согласно пункту 216 Правил N 77‚ в акте указываются:
   • Перечень передаваемых документов;
   • Состояние документов (повреждения‚ комплектация);
   • Подписи ответственных лиц.
4. Транспортировка – использовать специализированные архивные контейнеры‚ обеспечивающие сохранность при перемещении.
5. Регистрация в ГАРФ – после приёма архив фиксирует документ в реестре постоянного фонда.

После передачи организация сохраняет только копии (если это допускается) и продолжает вести учёт в соответствии с установленными сроками.

Цифровое архивирование: особенности и нормативы

С 2020‑х годов в России активно развиваются нормы цифрового архивирования. Ключевые положения Приказа № 77 (2023) включают:

• Обязательное метаданные‑описание каждого электронного документа (дата создания‚ автор‚ тип‚ срок хранения).
• Требование к форматам – предпочтительно открытые стандарты (PDF/A‚ TIFF‚ XML).
• Наличие системы контроля доступа (ролевой доступ‚ журнал аудита).
• Регулярный проверочный аудит целостности (не реже одного раза в год).

Для небольших организаций рекомендуется использовать облачные сервисы‚ отвечающие требованиям ФЗ 152 «О персональных данных» и ФЗ 149 «Об информации‚ информационных технологиях и защите информации». При этом необходимо:

1. Заключить договор с провайдером‚ включающий пункты о конфиденциальности и сохранности данных.
2. Обеспечить локальное резервное копирование (на отдельном сервере или NAS).
3. Проводить регулярные тесты восстановления данных.

Практические рекомендации

• Начинайте с аудита – проанализируйте текущий документооборот‚ выявите типы документов и их текущие сроки хранения.
• Создайте «архивный план» – документ‚ в котором описаны все процессы: от поступления до передачи в ГАРФ.
• Обучите персонал – проведите инструктаж по правилам обращения с архивными документами и использованию архивных систем.
• Внедрите автоматизацию – используйте специализированные программы (например‚ «Электронный архив»‚ «Документооборот 2.0») для ведения номенклатуры дел и учёта.
• Контролируйте сроки – настройте автоматические напоминания о предстоящих датах уничтожения или передачи.
• Регулярно проверяйте состояние – проводите инспекции помещения‚ проверку целостности бумажных и электронных файлов.
• Документируйте все изменения – любые корректировки в номенклатуре‚ сроках хранения или процедурах фиксируйте в протоколах.

Создание архива в России – процесс‚ требующий тщательного соблюдения правовых требований‚ разработки внутренней нормативной базы и организации надёжных условий хранения. При правильном подходе архив обеспечивает:

• Сохранность исторически ценных документов;
• Соблюдение сроков хранения и предотвращение правовых рисков;
• Эффективный доступ к информации для управленческих и исследовательских целей;
• Подготовку к передаче документов в государственный архив в полном соответствии с Приказом № 77.

Следуя изложенным шагам и рекомендациям‚ любая организация – от небольшого предприятия до крупного государственного учреждения – сможет создать надёжный архив‚ отвечающий современным требованиям законодательства РФ.

Источник информации: Федеральное архивное агентство‚ Приказ Росархива № 77 ‚ Приказ Росархива от 2 марта 2020 г. (в ред. от 26 сентября 2022 г.)‚ Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г.