Архивное дело в Российской Федерации представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую сохранность, учет и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. На сегодняшний день (по состоянию на ) нормативная база и организационная структура продолжают развиваться, адаптируясь к вызовам цифровизации и изменяющимся требованиям законодательства. Данная статья подробно рассматривает правовые основы, структуру, функции и ключевые аспекты организации работы трех основных типов архивов: государственных, ведомственных и муниципальных.

Правовая и нормативная основа

Деятельность всех архивов, независимо от их ведомственной подчиненности, строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы, понятия, состав Архивного фонда РФ, права и обязанности субъектов архивного дела.
• Приказ Росархива от № 77 — «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Это ключевой подзаконный акт, регламентирующий عمليку работы архивов на местах (в органах власти, организациях, ведомственных архивах).
• Положения о структурных подразделениях Федерального архивного агентства (Росархива), осуществляющих методическое руководство и контроль (Отдел обеспечения сохранности и учета, Отдел организационной работы и мониторинга и др.).
• Региональные законы и нормативные правовые акты субъектов РФ в области архивного дела.

Важно: Согласно ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ (ред. от ), источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.

Государственные архивы: структура и функции

Понятие и место в системе

Государственные архивы образуют государственную архивную службу. Это специализированные учреждения (федеральные, региональные), созданные для постоянного хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, переданных им в установленном порядке.

Типология государственных архивов

Система государственных архивов включает (по данным Росархива):

• Федеральные архивы (например, ГАРФ, РГАНИ, РГВИА и др.);
• Архивы субъектов Российской Федерации (государственные архивы областей, краев, республик);
• Государственные архивы документов по личному составу (18 архивов по данным на 2026 год);
• Специализированные архивы (научно-технические, кинофотофоно документов и др.).

Ключевые функции

1. Комплектование: Прием документов от органов государственной власти, организаций, источников комплектования (согласно ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ).
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (микроклимат, пожаробезопасность, антибиологическая защита), восстановление документов;
3. Научно-архивная обработка: Расклассификация, систематизация, описание, составление справочных аппаратов (путеводителей, описей).
4. Использование: Предоставление документов государственным органам, организациям и гражданам (архивные справки, копии, научные исследования).
5. Методическое руководство: Федеральные и региональные архивы оказывают помощь ведомственным и муниципальным архивам в совершенствовании организации работы.

Ведомственные архивы: специфика и организация работы

Понятие и правовой статус

Ведомственный архив — это часть государственного Архивного фонда РФ, однако он не входит в систему государственной архивной службы. Они создаются в структуре министерств, ведомств, государственных корпораций и их подведомственных организаций.

Понятие ведомственного архива широко: это может быть как крупный центральный архив министерства, так и специально выделенная комната, шкаф или стеллаж для хранения документов постоянных и долговременных сроков хранения в структурном подразделении организации.

Нормативное регулирование их деятельности

С 31 июля 2023 года организация хранения, комплектования, учета и использования документов в ведомственных архивах осуществляется строго в соответствии с Приказом Росархива № 77 (Правила организации хранения… в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях).

Основные задачи ведомственных архивов

• Сбор и хранение документов, образующихся в деятельности ведомства/организации (текущий архив, архив организации).
• Подготовка документов к передаче в государственные архивы (селекция, оформление описей, акты приема-передачи).
• Обеспечение доступа к документам для нужд самого ведомства (правовые, кадровые, хозяйственные справки).
• Соблюдение сроков хранения и правил доступа к сведениям ограниченного доступа (Гос. тайна, Перс. данные, Ком. тайна и др.).

Организационно-методическое обеспечение

Методическое руководство ведомственными архивами осуществляют уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела и государственные архивы. Отделы Росархива (например, Отдел обеспечения сохранности и учета) оказывают помощь в совершенствовании организации и методики работы ведомственных архивов по профильным направлениям.

Муниципальные архивы: особенности организации на уровне МО

Определение и формы создания

Согласно определению Росархива, муниципальный архив, это:

• Структурное подразделение органа местного самоуправления (МР, ГО, ЗАТО);
• ИЛИ муниципальное учреждение, создаваемое этим органом.

И те, и другие осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Задачи и функции (на примере типовых положений)

1. Организационно-методическое руководство: Надзор за ведомственными архивами и службами по документационному обеспечению управления муниципальных организаций.
2. Содействие организациям других форм собственности: В порядке реализации государственных полномочий Администрации по сохранению, комплектованию и использованию их архивов.
3. Работа с архивными хранилищами: Выполнение комплекса работ по обеспечению сохранности, учета документов.
4. Информационно-справочное обслуживание: Выдача архивных справок, предоставление документов гражданам и организациям.
5. Государственное/муниципальное задание: Выполнение работ по государственному (муниципальному) заданию (заказу) на хранение и использование документов.

Пример организационной структуры (Омск, Грязинский МР и др.)

На практике муниципальные архивы часто объединяют функции:

• Приема и хранения фондов ликвидированных/реорганизованных муниципальных организаций.
• Методического центра по делопроизводству для администрации и подведомственных учреждений.
• Центра доступа для граждан (социально-правовые справки, архивы ЗАГСов и др.).

Единые технологические процессы (согласно Приказу № 77)

Независимо от типа архива (государственного, ведомственного, муниципального), Приказ Росархива № 77 устанавливает единые требования к ключевым процессам:

Хранение

• Соответствие помещений-хранилищ категориям хранения (К-1, К-2, К-3) в зависимости от ценности и сроков хранения документов.
• Обеспечение микроклиматических параметров (температура, влажность), освещения, пожаротушения.
• Размещение дел на стеллажах с соблюдением систем размещения (статический, динамический адрес).

Комплектование

• Формирование фондов по принципу происхождения (фондобразующий — организация/лицо).
• Селекция (экспертиза ценности) документов с составлением актов отбора/уничтожения.
• Прием документов от источников комплектования по актам приема-передачи.

Учет

• Ведение государственной учета документов Архивного фонда РФ (фундаментальные учетные документы: описи, карточки фондов, реестры передач).
• Применение автоматизированных систем архивного учета (АСАУ) для формирования электронных описей и поиска.
• Инвентаризация фондов (полная, выборочная) для выявления утерь/повреждений.

Использование

• Организация читальных залов, удаленного доступа (порталы архивов, АИС «Архивы России»).
• Обеспечение прав доступа с учетом законных ограничений (ст. 15 ФЗ № 125-ФЗ: 30/75/100 лет).
• Предоставление копий (бумажных, электронных), заверенных в установленном порядке.
• Публикация документов, составление тематических сборников, путеводителей.

Взаимосвязь и взаимодействие уровней

Эффективная работа архивной системы невозможна без вертикальных и горизонтальных связей:

Современные вызовы и векторы развития (2026 год)

1. Цифровая трансформация: Массовое оцифрование фондов, внедрение ЭДО (электронного документооборота) в организациях-источниках требует от архивов умения работать с «рожденными цифровыми» (born-digital) документами, обеспечения их юридической значимости и долговременного сохранения (ЦОД, электронные хранилища).
2. Единая государственная автоматизированная информационная система архивов (ЕГАИСА / АИС «Архивы России»): Интеграция описаний всех уровней в единый поисковый портал для граждана и ученого.
3. Кадровый голод: Нехватка квалифицированных архивистов (архивоведов) в муниципальных и ведомственных архивах, необходимость системного повышения квалификации.
4. Безопасность информации: Усиление требований к защите персональных данных и сведений, составляющих гостайну, при предоставлении документов в удаленном формате.
5. Оптимизация сети: Консолидация мелких хранилищ, создание современных региональных центров хранения с высокими параметрами безопасности.

Организация государственных, ведомственных и муниципальных архивов в РФ представляет собой единую систему, сплоченную Федеральным законом № 125-ФЗ и детализированную Приказом Росархива № 77. Ключевым принципом является единообразие требований к хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ независимо от того, где они находятся — в федеральном архиве, в архиве министерства или в архиве муниципального района.

На современном этапе приоритетом становится не просто «хранение бумаги», а формирование цифровых архивных ресурсов, доступных для общества и государства, при сохранении гарантий подлинности и сохранности оригиналов. Методическая работа Росархива и уполномоченных органов субъектов РФ направлена на поддержку ведомственных и муниципальных архивов в этом сложном переходе, обеспечивая непрерывность документальной памяти страны.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 77), справочной информации Федерального архивного агентства и открытых данных официальных сайтов архивных учреждений (актуально на ).