Дата актуализации: 16:10:27

В любой организации (государственной, муниципальной или частной) формируется документальный фонд – совокупность всех документов, используемых в деятельности предприятия․ Часть этого фонда, содержащая документы, подлежащие длительному хранению, образует архивный фонд․ Перевод документов в архивное хранение регулируется федеральными нормативными актами, в частности приказом № 77 Росархива от  г․

Правовая база

Основные нормативные документы, определяющие порядок архивного хранения:

1. Приказ Министерства культуры РФ № 77 от «Об организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»․
2. Приказ Росархива № 236 «Об обеспечении сохранности архивных документов»․
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда․
4. Сводные таблицы сроков хранения (бухгалтерские, кадровые, управленческие) – утверждены Росархивом 6 октября 2000 г․

Что считается архивным документом?

Документ считается архивным, если:

• Он имеет историческую, правовую или управленческую ценность для государства, муниципалитета или организации;
• Срок его обязательного хранения превышает 5 лет (в зависимости от категории документа);
• Он относится к документальному фонду, но не используется в текущей операционной деятельности․

Классификация документов, подлежащих архивному хранению

4․1 По типу

• Печатные (бумажные) документы: акты, протоколы, договоры, бухгалтерские отчёты․
• Электронные документы: файлы в формате PDF/A, XML, электронные дела․

4․2 По сроку хранения

Процедура перевода документов в архив

1. Идентификация – определение, какие документы из текущего фонда подлежат архивному хранению (по срокам, ценности, типу)․
2. Подготовка дел – формирование дел (бумажных или электронных) согласно пункту 4․34 Правил: дело, электронное дело․
3. Оформление метаданных – каждый электронный документ должен включать:
   • Файл основной части (PDF/A);
   • Файлы приложений в соответствующих форматах;
   • Электронную подпись (ЭЦП);
   • Описание (метаданные) согласно п․ 141 приказа № 77․
4. Создание резервных копий – каждый электронный документ хранится минимум в двух экземплярах на разных физических носителях (жёсткие диски, оптические диски, магнитные ленты)․
5. Передача в архив – физическая передача бумажных дел в специализированные архивные помещения и/или передача электронных дел в центр хранения электронных документов (федеральный или субъектный)․
6. Регистрация в учётной системе – ввод сведений о деле в справочно‑поисковую систему (Электронный архивный регистр)․

Требования к физическому хранению бумажных документов

Согласно методическим рекомендациям, помещения для архивного хранения должны отвечать следующим условиям:

• Высота помещения не менее 2,5 м (для обеспечения надёжного размещения стеллажей);
• Отсутствие прямого солнечного света и перепадов температуры (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Стены, пол и потолок покрыты материалами, не выделяющими вредных веществ и устойчивыми к влаге․
• Наличие системы контроля доступа и видеонаблюдения․

Электронный архив: особенности и технические требования

7․1 Форматы и стандарты

• Основной файл – PDF/A (долговременный формат, сохраняющий визуальное и текстовое содержание);
• Приложения – форматы, поддерживаемые ГОСТ 7․32 (XML, TIFF, DOCX и др․);
• Электронная подпись – согласно требованиям ФЗ «Об электронной подписи»․

7․2 Инфраструктура

Для обеспечения надёжного электронного архивного хранения необходимо:

• Наличие специализированного центра хранения (федерального или регионального);
• Системы чтения, копирования, перезаписи и контроля целостности файлов;
• Регулярные проверки целостности (контрольные суммы, хеш‑функции);
• Политика многоуровневого резервного копирования (на разных носителях и в разных географических локациях)․

7․3 Поисковая и справочно‑поисковая поддержка

В случае передачи части архивного фонда в электронный центр, взаимосвязь бумажных и электронных дел обеспечивается с помощью:

• Метаданных, включающих уникальный идентификатор дела;
• Справочно‑поисковых систем, позволяющих находить как бумажные, так и электронные документы по единому запросу․

Сроки и порядок уничтожения архивных документов

По истечении установленного срока хранения документы могут быть:

1. Переведены в постоянный архив (если они имеют историческую ценность);
2. Уничтожены в соответствии с приказом № 236 (проведение процедуры утилизации, документальное подтверждение)․

Уничтожение должно быть оформлено актом, подписанным уполномоченными лицами, с указанием количества и типа уничтоженных материалов․

Практические рекомендации для организаций

• Проведите аудит текущего документального фонда – определите, какие документы уже подпадают под архивные сроки․
• Разработайте внутренние регламенты перевода дел в архив, учитывающие как бумажные, так и электронные форматы․
• Обучите персонал работе с метаданными и правилам формирования электронных дел․
• Внедрите автоматизированную систему учёта (ЭАР – электронный архивный регистр) для контроля над перемещением и хранением документов․
• Обеспечьте двойное резервирование всех электронных архивных файлов и регулярно проверяйте их целостность․
• Контролируйте соблюдение условий микроклимата в физических архивах – используйте датчики температуры и влажности․

Часть документов, подлежащих длительному хранению, должна быть переведена в архив в соответствии с новыми правилами, установленными приказом № 77 Росархива от  г․ Правильная организация архивного фонда (бумажного и электронного) гарантирует экономичное, надёжное и законодательно обоснованное хранение любой информации, а также упрощает доступ к ней в будущем․ Соблюдение требований к формату, метаданным, резервному копированию и условиям физического хранения – ключ к сохранности исторического и правового наследия организации․

Автор статьи: Ваш помощник․ Дата публикации: ․