Архивное хранение – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности, доступности и систематического учёта документов, образующих архивный фонд организации․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основы, принципы организации хранения, технические требования и практические рекомендации, действующие в Российской Федерации на ․
Нормативная база
Основополагающий документ – Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле)․ В соответствии с ч․ 1 ст․ 17 Закона организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т․ч․ документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения․
Дополнительно регулируют порядок хранения:
- Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках»․
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․
- Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ (ГАРАНТ, ЮИС Легалакт)․
Эти нормативные акты устанавливают:
- сроки временного и постоянного хранения;
- требования к комплектованию и учёту;
- порядок формирования архивных фондов, объединённых фондов и коллекций;
- условия размещения документов (температурно‑влажностный режим, противопожарная защита, система учёта и топографические указатели)․
Принципы организации хранения архивных фондов
Систематизация по фондам
Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам – архивным фондам, объединённым архивным фондам и архивным коллекциям (п․ 2․1 Правил)․
Формирование фонда
Архивный фонд формируется из документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего органа, организации, гражданина, семьи, рода (п․ 2․2)․ При реорганизации или ликвидации организации законченные дела включаются в её фонд, а незаконченные – передаются правопреемнику после завершения делопроизводства (п․ 2․7)․
Возможность перефондирования
При обнаружении ошибок в первоначальном фондировании допускается изменение фондовой принадлежности документов (перефондирование) – п․ 2․5․ Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит․
Учёт и топографическая привязка
Для каждого документа ведётся учёт в информационной системе архива (если она соответствует техническим требованиям уполномоченных органов)․ Обязательно ведутся топографические указатели, фиксирующие место хранения: номер помещения, стеллажа, шкафа, полки (п․ 1․5, п․ 2․8)․
Технические требования к помещениям и оборудованию
Климатический режим
Для длительного сохранения бумажных документов рекомендуется поддерживать:
- температуру 18 ± 2 °C;
- относительную влажность 45 ± 5 %;
- отсутствие резких колебаний параметров․
Эти показатели закреплены в нормативных актах о противопожарной и санитарно‑гигиенической безопасности архивов․
Стеллажи и системы хранения
- Металлические стеллажи с антикоррозийным покрытием, выдерживающие нагрузку не менее 150 кг на полку․
- Полки оборудованы разделителями и ограничителями, preventing смещение документов․
- Маркировка стеллажей и полок выполняется стойкими этикетками (полиэстер или ламинированная бумага) с указанием номера фонда, дела и года․
Противопожарная защита
- Автоматические системы пожаротушения (водяные, газовые или аэрозольные) в соответствии с требованиями ФЗ‑123 «О пожарной безопасности»․
- Огнестойкие двери и перегородки (класс огнестойкости не менее EI 60)․
- Регулярная проверка и обслуживание систем пожаротушения не реже одного раза в год․
Безопасность от внешних воздействий
- Охрана помещения (контроль доступа, видеонаблюдение)․
- Защита от света: использование плотных штор или светонепроницаемых покрытий на окнах․
- Фильтрация воздуха (HEPA‑фильтры) для снижения количества пыли и спор грибков․
Этапы хранения архивных документов
- Приём и первичная обработка – регистрация поступления, предварительная опись, проверка комплектности․
- Комплектование – формирование дел в соответствии с номенклатурой дел и перечнями типовых архивных документов (п․ 2․2 Правил)․
- Оформление дела – подшивка, прошивание, помещение в кислото‑нейтральные папки или коробки․
- Размещение на хранении – расположение на стеллажах согласно топографическому указателю․
- Учёт и контроль – внесение данных в архивную информационную систему, периодическая инвентаризация (не реже одного раза в 5 лет)․
- Использование – предоставление документов пользователям под расписку, ведение журнала выдачи․
- Передача на постоянное хранение – по истечении срока временного хранения документы передаются в государственный или муниципальный архив на постоянное хранение (ст․ 22 Закона)․
Электронное хранение и цифровизация
Согласно п․ 1․4 Правил, при наличии информационной системы, соответствующей техническим требованиям уполномоченных федеральных органов в сфере ИТ и информационной безопасности, архив может осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в электронном виде․
Основные требования к электронному архиву:
- Хранение на серверах с резервным копированием (минимум две копии в разных географических зонах)․
- Контроль целостности файлов (хеш‑суммы, контрольные суммы)․
- Соблюдение сроков хранения, установленных для бумажных аналогов․
- Обеспечение конфиденциальности и защиты от несанкционированного доступа (шифрование, аутентификация)․
- Ведение метаданных, позволяющих идентифицировать документ (номер дела, дата, автор, тема)․
- руководителе организации;
- уполномоченном должностном лице (например, заведующем архивом или ответственным за делопроизводство);
- службе архивного дела (если она создана в организации)․
- административные штрафы (ст․ 19․4 КоАП РФ);
- дисциплинарную ответственность;
- возмещение ущерба в случае утраты или повреждения документов․
- Проводить ежегодный аудит условий хранения (температура, влажность, освещение, состояние стеллажей)․
- Автоматизировать учет с использованием архивных информационных систем (АИС) с функцией генерации топографических указателей․
- Обучать персонал основам архивного дела и правилам обращения с документами․
- Внедрять систему контроля доступа на основе ролей (RBAC) для электронных архивов․
- Регулярно обновлять номенклатуру дел и перечни типовых документов в соответствии с изменениями законодательства․
- Создавать резервные копии электронных архивов и проверять их восстанавливаемость не реже одного раза в год․
- сохранность документов на протяжении всего установленного срока;
- их доступность для исследователей, государственных органов и граждан;
- минимизацию рисков утраты, повреждения или несанкционированного доступа․
Цифровизация позволяет уменьшить физический износ оригиналов, ускорить поиск и обеспечить резервное хранение․ Однако оригиналы бумажных документов сохраняются в фонде как основной источник до истечения срока их хранения․
Ответственность за хранение архивных фондов
Согласно ст; 17 Закона об архивном деле, ответственность за обеспечение сохранности архивных документов лежит на:
Нарушение требований хранения может повлечь:
Рекомендации по улучшению системы хранения
Хранение архивных фондов – это сложный, но обязательный процесс, регулируемый строгим нормативным комплексом․ Соблюдение требований Федерального закона № 125‑ФЗ, приказов Росархива и методических рекомендаций обеспечивает:
Правильная организация хранения – основа эффективной работы архива, гарантия легитимности и прозрачности управленческой деятельности, а также важный вклад в сохранение исторического наследия Российской Федерации․