Трудовой договор – основной документ‚ подтверждающий возникновение трудовых отношений между работником и работодателем. После прекращения действия договора он подлежит обязательному архивному хранению. Ниже рассмотрены нормативные основания‚ сроки хранения‚ этапы формирования дел и практические рекомендации по сдаче трудовых договоров в архив организации.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) – ст. 22.1 устанавливает обязательность хранения документов‚ содержащих сведения о трудовых отношениях.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» – в перечне указаны трудовые договоры‚ служебные контракты‚ соглашения об их изменении и расторжении с указанием сроков хранения.
• Методические рекомендации КонсультантПлюс» «Сроки хранения документов организаций» – уточняют‚ что трудовые договоры относятся к документам личного дела сотрудника.

Сроки хранения трудовых договоров

Согласно приказу Росархива № 236 и разъяснениям КонсультантПлюс‚ трудовые договоры хранятся:

1. В течение действия договора – в личном деле сотрудника (отдел кадров).
2. После расторжения трудового договора – минимум 50 лет с момента прекращения действия договора (для документов‚ содержащих сведения о заработной плате‚ стаже‚ наградах и т.п.).
3. Если договор относится к документам краткосрочного хранения (например‚ копии‚ используемые только для текущего учёта)‚ срок может быть сокращён до 1 года после окончания календарного года‚ в котором договор был исполнен. Пример: договор‚ исполненный в 2018 г.‚ хранится в подразделении до конца 2019 г.‚ а с 2020 г. может быть передан в архив.

Важно: срок отсчёта начинается с 1 января года‚ следующего за годом исполнения договора. Например‚ если трудовой договор был оформлен в декабре 2025 г.‚ то хранение начинается с 1 января 2026 г.

Этапы формирования дела для архива

Правильное оформление дела обеспечивает его сохранность и удобство последующего поиска.

1. Сбор документов в личное дело сотрудника:
   • трудовой договор (оригинал или заверенная копия);
   • соглашения об изменении и расторжении договора;
   • приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
   • документы о повышении квалификации‚ наградах‚ дисциплинарных взысканиях;
   • справки о среднем заработке‚ больничных листах‚ отпусках.
2. Подшивка и нумерация:
   • документы располагаются в хронологическом порядке;
   • каждому листу присваивается порядковый номер;
   • на первой странице дела указываются реквизиты сотрудника (ФИО‚ табельный номер‚ должность).
3. Оформление описи дела:
   • в описи перечисляются все включённые документы с указанием их названий‚ дат и количества листов;
   • опись подписывается ответственным сотрудником кадровой службы и заверяется печатью организации (при наличии).
4. Передача в архив:
   • дело помещается в папку или коробку‚ соответствующую номеру дела;
   • на внешней стороне указываются индекс дела‚ период хранения и дата сдачи;
   • составляется акт приёма‑передачи‚ который подписывает представитель кадровой службы и архивариус.

Особенности хранения электронных трудовых договоров

С развитием электронного документооборота всё чаще трудовые договоры оформляются в электронном виде. Требования к их хранению:

• электронный документ должен быть обеспечен электронной подписью (УКЭП) и соответствовать требованиям Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
• хранение осуществляется в информационной системе кадрового учёта с ограничением доступа только уполномоченным лицам;
• сроки хранения электронных копий такие же‚ как и у бумажных оригиналов;
• при необходимости предоставления документа сотруднику или государственному органу выдаётся заверенная печатная копия или выписка из электронного архива с отметкой о подлинности.

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• обеспечить сохранность трудовых договоров в течение установленного срока;
• организовать своевременную сдачу дел в архив после прекращения трудового отношения;
• предоставить сотруднику доступ к своему трудовому договору по его требованию (в соответствии со ст. 62 ТК РФ).

Права работника

• требовать выдачи копии трудового договора или справки о его содержании;
• получать информацию о месте хранения своего личного дела и порядке доступа к нему;
• обращаться в архив организации за получением документов‚ необходимых для подтверждения стажа‚ права на пенсию и другие социальные выплаты.

Практические рекомендации

1. Регулярно проверяйте актуальность списков дел‚ подлежащих сдаче в архив (например‚ раз в квартал).
2. Ведите журнал учёта сдачи‑приёма дел‚ фиксируя даты‚ номера дел и ответственных лиц.
3. Обеспечьте условия хранения: сухое‚ прохладное помещение‚ защищённое от прямого солнечного света и насекомых.
4. При переходе на электронный документооборот сохраняйте дубликат бумажного оригинала в течение первого года после ввода системы‚ чтобы минимизировать риски потери данных.
5. Обучайте сотрудников кадровой службы правилам формирования описей и работе с архивом – это сократит количество ошибок при сдаче дел.

Трудовой договор – не просто договорённость о работе‚ а важный архивный документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ право на социальные гарантии и пенсионные выплаты. Соблюдение требований законодательства (ФЗ‑125‚ приказ Росархива № 236) и правил внутренней документооборота гарантирует его законное хранение‚ доступность при необходимости и защиту прав как работника‚ так и работодателя. Правильное оформление дел‚ своевременная сдача в архив и соблюдение установленных сроков хранения – ключевые элементы эффективной кадровой и архивной политики любой организации.