Дата подготовки материала: 12:12:00 ().

Архивное управление – важная составляющая государственной и корпоративной деятельности в Республике Беларусь. Оно обеспечивает сохранность, доступность и эффективное использование документального наследия, а также соблюдение требований законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. В данной статье рассмотрены нормативные акты, методические рекомендации, особенности создания электронных архивов и практическая организация архивного подразделения в организациях.

Нормативно‑правовая база

Основные законы и указы

• Указ Президента Республики Беларусь № 188 от г. – регулирует вопросы создания и функционирования электронных архивов в государственных органах и организациях.
• Решение коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от г. – «Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».
• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (2011‑11‑25) – определяют виды архивов (управленческой, научно‑технической, аудиовизуальной, электронной документации) и порядок их ведения.

Методические документы Министерства юстиции РБ

1. Методические рекомендации по оформлению обложек дел (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от № 2). PDF, 539 K
2. Методические рекомендации по работе с документами в организациях, внедряющих международные стандарты ISO на системы управления (менеджмента) (приказ от № 28). PDF, 617 K

Электронный архив по Указу № 188

Согласно Указу Президента № 188, республиканские органы государственного управления, государственные организации, подчиненные Правительству РБ, облисполкомы и Минский горисполком обязаны:

• обеспечить размещение и хранение электронных документов в автоматизированной информационной системе Ведомственный архив (АИС);
• соблюдать требования к формату, метаданным и срокам сохранности электронных записей;
• проводить регулярный аудит и контроль целостности хранимых данных.

Для реализации этих требований рекомендуется:

1. Определить ответственное подразделение (службу электронного документооборота).
2. Выбрать сертифицированную АИС, соответствующую стандартам ISO/IEC 27001 и национальным требованиям к защите информации.
3. Разработать внутренние положения о порядке ввода, индексации, поиска и выдачи электронных документов.
4. Обеспечить обучение персонала работе с системой и basics архивного описания электронных ресурсов.

Структура архивного управления в организации

Архив организации может быть оформлен как:

• самостоятельное структурное подразделение (архивный отдел);
• подразделение в составе делопроизводственной службы (общий отдел, секретариат, канцелярия и т.п.).

Независимо от выбранной формы, архивное подразделение должно:

• руководствоваться действующим законодательством РБ в сфере делопроизводства и архивного дела;
• соблюдать распорядительные документы руководства организации;
• вести учет поступающих документов (реестры, описи, карточки);
• обеспечить условия хранения, соответствующие типу носителя (бумажный, магнитный, оптический, электронный);
• проводить периодическую экспертизу ценности документов и их отбор на постоянное или временное хранение;
• организовать доступ пользователей к архивным фондам в соответствии с установленными режимами конфиденциальности.

Практический путеводитель по созданию архива организации

1. Анализ текущего состояния делопроизводства. Определить объемы и типы документов, подлежащих архивному хранению.
2. Разработка положения об архиве. Включить цели, задачи, функции, права и обязанности сотрудников, порядок взаимодействия с другими подразделениями.
3. Выбор места расположения. Обеспечить соответствие санитарно‑гигиеническим, пожарным и охранным требованиям.
4. Оформление нормативной документации. Подготовить инструкции по приему, описанию, хранению и выдаче документов; утвердить формы описей, актов приема‑передачи.
5. Техническое оснащение. Приобрести стеллажи, климатическое оборудование, средства защиты от пожара и несанкционированного доступа; при создании электронного архива – серверы, системы резервного копирования, АИС.
6. Обучение персонала. Провести вводные инструкции по работе с архивом, правилам обращения с документами и основам архивного описания.
7. Запуск и мониторинг. Ввести архив в эксплуатацию, установить контроль за соблюдением регламентов, периодически проводить аудит и корректировать процессы.

Контакты и полезные ресурсы

Для получения актуальной информации и методической поддержки можно обратиться к следующим организациям:

• Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) – ул. Независимости, 116, 220114, г. Минск; тел. +375 17 272‑67‑78; e‑mail: infomail.narb.by; сайт: narb.by.
• Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ – предоставляет методические рекомендации, нормативные акты и консультации.
• Национальный центр электронных услуг (АИС «Ведомственный архив») – отвечает за техническую реализацию электронных архивов в соответствии с Указом № 188.

Эффективное архивное управление в Республике Беларусь строится на сочетании четкой нормативной базы, современных методических рекомендаций и внедрения информационных технологий. Соблюдение требований Указа № 188, использование утвержденных методических документов и правильная организация архивного подразделения позволяют обеспечить надежное хранение документального наследия, минимизировать риски потери информации и повысить доступность данных для государственных и корпоративных пользователей.

Следуя предложенным шагам и используя приведенные ресурсы, любая организация сможет создать архив, соответствующий законодательным требованиям и отвечающий современным потребностям в управлении информацией.