В последние годы архивное законодательство России претерпело существенные изменения. Появились новые нормативные акты, уточнены требования к хранению бумажных и электронных документов, а также введены новые процедуры контроля и ответственности. Статья — подробный обзор самых важных документов, их ключевых положений и практических рекомендаций для организаций.

Нормативно‑правовая база 2023‑2025 гг.

Список основных актов, которые необходимо учитывать в работе с архивом:

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Правила 2023) – основной документ, регламентирующий как бумажные, так и электронные архивные документы.
• Приказ Минкультуры России № 77 от  г. – отменил прежние архивные нормативы и ввёл новые требования к оформлению дел, описей и передаче в архив.
• Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции 2024 г.) – уточнены полномочия архивных служб, порядок проведения экспертизы ценности и уничтожения документов.
• Стратегия цифровой трансформации России (утверждена МИНЦИФРЫ в марте 2024) – задаёт цели по переходу на электронный документооборот и централизованному хранению ЭАД к 2030 году.
• Технические регламенты СЭХД (Системы электронного хранения документов) – утверждены , но в 2024‑2025 гг. получены новые комментарии и рекомендации.

Подробный обзор нормативных актов, вступивших в силу в 2020‑2023 годах, а также их перспектив до 2024 года можно найти в семинаре компании «Делопроизводство и архив в организации – 2024: новые правила работы с документами».

Что изменилось в Правилах 2023?

1. Добавлен отдельный раздел, посвящённый передаче электронных архивных документов (ЭАД) в архив и их приёму.
2. Уточнены требования к комплектованию дел постоянного и долговременного сроков хранения – теперь обязательна систематизация внутри дела и заполнение листа‑заверителя.
3. Введена новая форма описи для документов, хранящихся более 10 лет (временных сроков);
4. Определены требования к помещениям архива – температура, влажность, защита от пыли и электромагнитных излучений.
5. Установлен порядок проведения экспертизы ценности и составления акта об уничтожении документов, сроков которых истек.
6. Подробно описан процесс передачи дел в государственный или муниципальный архив – график передачи, акт приёма‑передачи, сертификат соответствия.

Ключевые изменения 2024 года

Согласно материалу «Архивное законодательство 2025», в 2024 году вступили в силу следующие нововведения:

• Обновлённые требования к формированию дел постоянного срока хранения – обязательна электронная подпись ответственного лица и наличие цифровой копии всех документов.
• Установлен единый порядок прошивки дел – мастер‑класс прошивки дел постоянного срока хранения теперь включён в обязательную программу обучения архивных сотрудников.
• Введена обязательная практическая работа по заполнению листа‑заверителя и оформлению обложек дел в рамках сертификационных семинаров.
• Новые формы описи электронных документов (ЭАД) – обязательный файл‑описание в формате XML, содержащий метаданные, хеш‑сумму и ссылку на контейнер.
• Ужесточение ответственности за нарушение правил хранения – административные штрафы от 30 000 до 300 000 рублей за несоблюдение сроков хранения и отсутствие учёта.

Как подготовить архив к проверке в 2024‑2025 гг.

Ниже представлена пошаговая чек‑лист для организаций, желающих привести архив в соответствие с новыми требованиями.

Аудит текущего состояния

1. Соберите все локальные нормативные акты (положения об архиве, инструкции по комплектованию, регламенты доступа).
2. Проверьте, соответствуют ли они Правилам 2023 и последним приказам Минкультуры.
3. Составьте реестр документов с истёкшими сроками хранения и определите их дальнейшую судьбу (уничтожение, перевод в исторический фонд).

Организация бумажных дел

• Разделите документы на постоянный, долговременный и временный сроки хранения.
• Оформите листы‑заверители и обложки дел согласно образцам, приведённым в семинаре Локсит.
• Проведите прошивку дел – используйте стандартные прошивочные машины, фиксируйте дату и подпись ответственного лица.
• Составьте описи дел (бумажных и электронных) в новых формах, включив в них:
  • Наименование документа;
  • Срок хранения;
  • Краткое содержание;
  • Примечания (например, «доступ ограничен»).

Перевод в электронный архив (ЭАД)

1. Определите источники электронных документов (корпоративные СЭД, ERP‑системы, почтовые серверы).
2. Создайте контейнер ЭАД – один архивный файл (например, ZIP или TAR) с вложенными документами и файлом‑описанием в XML;
3. Проверьте целостность файлов (SHA‑256 хеш‑сумма) и подпишите контейнер электронной подписью.
4. Загрузите контейнер в Систему электронного хранения документов (СЭХД), соответствующую требованиям типовых функциональных характеристик (утверждены ).
5. Внесите запись в журнал учёта ЭАД – дата, номер дела, ответственный, ссылка на контейнер.

Подготовка к передаче в государственный архив

• Составьте график передачи дел (по тематикам, срокам хранения).
• Подготовьте акт приёма‑передачи – укажите перечень дел, их состояние, подписи ответственных.
• Обеспечьте транспортировку в условиях, исключающих повреждения (упаковка, маркировка).
• Получите сертификат соответствия от архивного учреждения (в рамках семинара Локсит выдаётся сертификат участнику).

Ответственность и контроль

Контрольно‑надзорные органы (Росархив, Минкультуры) проводят проверки по следующим основаниям:

• Отсутствие или несоответствие локальных нормативных актов требованиям федеральных правил.
• Неправильное оформление дел (отсутствие листа‑заверителя, неправильные сроки хранения).
• Нарушения в учёте электронных документов (отсутствие метаданных, отсутствие подписи).
• Неправильное хранение (неудовлетворительные условия помещения, отсутствие системы контроля доступа).

За нарушения предусмотрены административные штрафы:

Практические рекомендации

1. Обновите локальные нормативные акты в течение 3 мес. после получения новых правил.
2. Назначьте ответственного за электронный архив (специалист по ИТ‑безопасности) и ответственного за бумажный архив (делопроизводитель).
3. Проведите обучающие семинары для сотрудников – в компании Локсит доступны программы с практическими заданиями.
4. Внедрите автоматизированную систему учёта (например, Directum, 1С:Документооборот) с поддержкой XML‑описаний ЭАД.
5. Регулярно (раз в полугодие) проводите внутренний аудит состояния дел, актуальности сроков и соответствия требованиям.
6. Создайте резервные копии электронных архивов и храните их в отдельном защищённом месте (облачный сервис с сертификатом ISO 27001).

Новые документы об архивах, принятые в 2023‑2025 годах, направлены на повышение прозрачности, эффективности и безопасности хранения как бумажных, так и электронных материалов. Основные задачи организаций – адаптировать локальные нормативные акты, внедрить современные ИТ‑решения и обеспечить строгий контроль за соблюдением сроков хранения.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете:

• Сократить риск административных штрафов;
• Обеспечить быстрый и безопасный доступ к архивным документам;
• Подготовить архив к проверкам и передаче в государственный фонд;
• Внести вклад в цифровую трансформацию страны, соответствуя стратегии до 2030 года.

Для более детального изучения вопросов организации архивного дела рекомендуется посетить семинары «Делопроизводство и архив в организации – 2024» и ознакомиться со статьёй Светланы Азаровой «Актуальные вопросы архивного законодательства и хранения документов — что нужно знать в 2025 году».

Дата публикации: 10 июля 2026 г.