Архивный фонд – это совокупность документов, образующих единое целое в соответствии с принадлежностью к определенному государственному органу, органу местного самоуправления или организации. Правильная организация хранения, комплектования, учета и использования таких фондов регламентируется рядом нормативных актов, в т.ч. Приказом Министерства культуры РФ, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ – определяет основные понятия (экспертиза ценности документов, упорядочение архивных документов и т.д.).
- Приказ Министерства культуры РФ (например, Приказ № 77 от 31 июля 2023 г.) – утверждает новые формы номенклатуры дел, актов и описей.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ – содержат пункты о присвоении названия фонда, номеров фонда, принципах единого фонда до и после реорганизации.
- Основные правила работы государственных архивов РФ (ред. от ) – унифицируют подходы к фондированию, учету и экспертизе ценности.
Согласно пункту 124 Правил, архивному фонду присваивается название, соответствующее наименованию органа или организации, и номер в порядке, определенном этим пунктом. При этом архивные документы составляют один (единый) архивный фонд как до, так и после реорганизации органа, изменения структуры и штатного состава.
Понятие и состав архивного фонда
Архивный фонд формируется на основе:
- Номенклатуры дел – перечня видов документов, подлежащих хранению, с указанием сроков их хранения.
- Дела – единицы хранения, сформированные из документов одного вида и одного периода.
- Описи дел – систематизированные списки дел с кратким содержанием, необходимые для поиска и использования.
Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.
Организация хранения и комплектования
Формирование номенклатуры дел
Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г.
Фондирование (определение фондовой принадлежности)
Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив.
Учет фондов
Обязательные учетные документы архива включают:
- наименование организации, хранящей дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;
- номер фонда (может не указываться, если организация хранит только свои документы);
- местонахождение фонда.
Составление и оформление описей дел
Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Примерный порядок работы:
- Сбор всех завершенных дел за отчетный период.
- Классификация дел согласно номенклатуре.
- Заполнение описи: номер дела, название, даты, краткое содержание, срок хранения.
- Проверка и подпись ответственного за выпуск (например, врио директора КГБУ ДПО КУМЦ).
- Внесение описи в учетную систему архива и передача дел на хранение.
В новых формах, утвержденных Приказом № 77 от 31 июля 2023 г., предусмотрены упрощенные шаблоны для номенклатуры дел структурного подразделения и актов приема‑передачи, что значительно ускоряет процесс подготовки документов к архивному хранению.
Экспертиза ценности и упорядочение документов
Согласно статье 3 Федерального закона, основные понятия, применяемые в нормативных актах, включают:
- Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда РФ.
- Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), включая их классификацию, описание и физическое размещение.
Эти процедуры обеспечивают не только сохранность документов, но и их доступность для научного, административного и правового использования.
Практические рекомендации для организаций
- Регулярно обновлять номенклатуру дел в соответствии с изменениями в законодательстве и структурой организации.
- Проводить ежегодную инвентаризацию архивного фонда сверкой с описями и учетными карточками.
- Обучать сотрудников службы делопроизводства основам архивного дела, включая правила составления описей и проведения экспертизы ценности.
- Использовать электронные системы учета архивных фондов для повышения прозрачности и скорости поиска документов.
- Соблюдать сроки хранения, установленные номенклатурой, и своевременно осуществлять передачу документов на постоянное хранение или их уничтожение по истечении срока.
Архивный фонд организации – это не просто набор старых бумаг, а структурированный информационный ресурс, требующий системного подхода к его формированию, хранению и использованию. Соблюдение нормативных требований, правильное составление номенклатуры дел, описей и проведение экспертизы ценности позволяют обеспечить надежное сохранение документального наследия и его эффективное wykorzystание в управленческой и научной деятельности.
Следуя изложенным выше рекомендациям и нормативным актам, любая государственная структура, орган местного самоуправления или коммерческая организация сможет построить эффективную архивную систему, отвечающую современным требованиям и обеспечивающую долгосрочную доступность важнейших документов.