Архивные службы ОАО «Российские железные дороги» (ОАО РЖД) хранят огромный массив документов, относящихся к истории и текущей деятельности железнодорожного транспорта России. В этой статье подробно рассмотрены структура отделов архивов, их филиалы, порядок подачи запросов и полезные рекомендации для исследователей, genealogов и просто интересующихся.

Что такое отдел архивов ОАО РЖД?

Отдел архивов службы управления делами – это структурное подразделение, ответственное за:

• формирование, хранение и учет документальных фондов;
• обеспечение доступа к архивным материалам (справки, копии, выписки);
• подготовку документов к долгосрочному архивному хранению;
• конфиденциальное уничтожение устаревших документов.

Архивные фонды включают:

• документы дореволюционного периода (до 1917 г.);
• материалы советского и постсоветского времени;
• техническую документацию по строительству и эксплуатации железных дорог;
• личные дела сотрудников, приказы, журналы движения подвижного состава и др.

Основные филиалы и их контактные данные

Ниже представлены некоторые из крупнейших отделов архивов ОАО РЖД с указанием адреса, телефона и краткого описания.

Московская железная дорога

Адрес: г. Москва, Давыдовский переулок, д. 3, метро «Красносельская»
Телефон: +7 (499) -66‑31‑18
Услуги: выдача архивных справок, копий и выписок на основании хранящихся документов.

Объединённый архив (г. Ростов‑на‑Дону) – Северо‑Кавказская ЖД

Адрес: г. Ростов‑на‑Дону, Амбулаторная ул., д. 25
Телефон: +7 (863) -38‑20‑09
Особенности: хранит документы Северо‑Кавказской железной дороги, включая дореволюционные дела.

Объединённый архив (г. Киров) – Горьковская ЖД

Адрес: г. Киров, (уточняется на сайте филиала)
Телефон: информация доступна на официальном портале РЖД.
Примечание: филиал предоставляет услуги по запросам о сотрудниках и объектах Горьковской дороги.

Дальневосточная железная дорога – филиал ОАО РЖД (г. Хабаровск)

Адрес: г. Хабаровск, (уточняется на сайте)
Телефон: +7 (4212) … (уточнять)
Особенности: включает оцифрованный фонд Музея железных дорог России (более 8 000 единиц хранения).

Юго‑Восточная железная дорога – филиал ОАО РЖД

Адрес: г. Воронеж, (уточняется)
Телефон: информация доступна через справочную службу РЖД.
Услуги: работа с архивными материалами Юго‑Восточной магистрали.

Как получить информацию из архивов ОАО РЖД?

Процесс получения архивных справок, копий или выписок стандартизирован и состоит из нескольких этапов.

1. Определение нужного филиала. Уточните, к какой железной дороге относится искомый документ (по региону, периоду или названию предприятия).
2. Формирование письменного запроса. В запросе следует указать:
   • ФИО заявителя и контактные данные;
   • точное наименование интересующего объекта (личное дело, приказ, журнал и т.д.);
   • период, к которому относится документ;
   • цель запроса (генеалогический поиск, научная работа, оформление льгот и т.п.).
3. Отправка запроса. Запрос можно направить:
   • по почте на адрес выбранного архива;
   • через электронную форму обратной связи на официальном сайте ОАО РЖД (если таковая имеется);
   • лично в приёмный отдел архива в часы работы.
4. Ожидание ответа. Срок рассмотрения обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от сложности запроса и загруженности архива.
5. Получение результата. По готовности вам будут предоставлены:
   • архивная справка (подтверждающая факт наличия документа);
   • копия или выписка из документа (заверенная печатью архива);
   • в случае отсутствия нужного материала – мотивированный отказ с указанием возможных альтернативных источников.

Пример шаблона запроса

[Ваше ФИО]
[Ваш адрес]
[Телефон]
[E‑mail]

[Дата]

В отдел архивов службы управления делами
[Название филиала ОАО РЖД]
[Адрес филиала]

Прошу предоставить архивную справку/копию документа по следующему запросу:
• Наименование документа: [например, личное дело сотрудника Иванова И.И.]
• Период: [например, 1945‑1950 гг.]
• Цель запроса: [например, подтверждение трудового стажа для назначения пенсии]

Прилагаю копию паспорта и доверенность (если запрос подаётся от имени третьего лица).

С уважением,
[Подпись]

Полезные советы для исследователей

• Проверяйте доступность онлайн‑ресурсов. Некоторые фонды уже оцифрованы (например, фонд Музея железных дорог России). Поиск можно начать на официальном портале РЖД или в специализированных каталогах.
• Уточняйте часы работы. Большинство архивов принимают посетителей в будние дни с 09:00 до 18:00, обед – с 13:00 до 14:00. Рекомендуется предварительно записаться по телефону.
• Готовьте документы заранее. Наличие паспорта, ИНН и, при необходимости, доверенности ускорит процесс оформления.
• Используйте справочные службы. Если вы не уверены, к какому филиалу обращаться, позвоните в единую справочную ОАО РЖД (8‑800‑775‑00‑00) – операторы подскажут нужное подразделение.
• Сохраняйте копии запросов. Это поможет отслеживать статус обращения и при необходимости подать повторный запрос.

Отдел архивов ОАО РЖД – ценный источник информации для тех, кто интересуется историей железнодорожного транспорта, ищет данные о своих предках‑железнодорожниках или нуждается в официальных документах для юридических целей. Зная структуру филиалов, порядок подачи запросов и следуя простым рекомендациям, вы сможете эффективно пользоваться архивными службами и получить нужные сведения в минимальные сроки;

Желаем успешных поисков и открытий в мире железнодорожной истории!