Почему архивные справки так важны? При оформлении трудовой пенсии или её перерасчёте необходимо подтвердить:

• Размер заработной платы за каждый год работы;
• Трудовой стаж (даты начала и окончания работы, названия организаций);
• Переписку и изменения названий работодателей.

Если в личном деле ПФР отсутствуют нужные сведения, их запрашивают в архивных хранилищах – в Главном архиве России, региональных архивах, а также в архивных отделах Пенсионного фонда РФ.

Правовая основа

Действующее законодательство (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 400‑ФЗ «О пенсионном обеспечении в РФ», Положение ПФР «Об оформлении и учёте страховых стажей») не предписывает, что архивные справки должны выдавать исключительно СФР. Однако ПФР имеет право проводить проверку предоставленных документов, и в практике это делается путём направления запроса в архив.

Согласно приказу Минтруда России от № П‑12/2023, запросы в архивы могут подаваться как в бумажном виде, так и через электронные сервисы (Госуслуги, портал Росархива).

Какие документы можно получить из архива?

В зависимости от цели обращения, в архиве выдаются следующие справки и выписки (все они выдаются бесплатно):

1. Справка о заработной плате – подтверждает размер начислений за каждый месяц/год.
2. Справка о трудовом стаже – даты начала и окончания работы, должности, наименования организаций.
3. Выписка из личного дела работника – полная копия всех записей о трудовой деятельности.
4. Информационное письмо – разъяснение по конкретному запросу (например, «подтверждение переименования организации»).
5. Копия трудовой книжки (если оригинал утерян) – в редких случаях архив хранит её скан.

Где можно получить архивные справки?

Пошаговая инструкция: как оформить запрос через портал «Госуслуги»

1. Авторизоваться в личном кабинете на gosuslugi.ru с помощью ЕПГУ/КИС.
2. В разделе «Госуслуги → ПФР → Справки из архива» выбрать нужный тип справки:
   • «Справка о заработной плате»;
   • «Справка о трудовом стаже»;
   • «Выписка из личного дела».
3. Заполнить форму запроса:
   • ФИО полностью (как в паспорте);
   • СНИЛС, ИНН;
   • Период, за который требуется справка (например, 1995‑2005 гг.);
   • Наименование организации(ий) (указать старое и новое название, если менялось);
   • Контактные данные (телефон, e‑mail).
4. Прикрепить скан копий:
   • Паспорта (страница с фото);
   • СНИЛС;
   • Трудовой книжки (если есть) – страницы с указанием работодателя за интересующий период.
5. Подтвердить запрос электронной подписью (или паролем от аккаунта).
6. Ожидать уведомления в личном кабинете – обычно справка готова в течение 2‑3 рабочих дней.
7. Получить документ:
   • В электронном виде (PDF) – скачать и распечатать;
   • Лично в отделении ПФР/архива (при необходимости).

Важно: в заявке обязательно указать, что справка требуется для «назначения/перерасчёта пенсии». Это ускорит процесс проверки.

Подача бумажного запроса в архив (для тех, кто не пользуется госуслугами)

5.1 Куда отправлять

Запрос направляется в:

• Главный архив России – ул. Сретенка, д. 5, г. Москва;
• Региональный архив – адрес уточняйте на официальном сайте rosarchiv.ru;
• МФЦ (многофункциональный центр) – в разделе «Документы из архивов».

5.2 Образец письма‑запроса

Государственный архив Российской Федерации
От: Иванов Иван Иванович
паспорт: 45 01 123456, выдан г. г. Москва
СНИЛС: 123‑456‑789 00
ИНН: 770123456789
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

ЗАПРОС № ___

Прошу выдать следующую справку (указать тип):
- Справка о заработной плате за период с по г.
- Справка о трудовом стаже за тот же период.

Работодатель(и): ОАО «Московский завод», ИНН 7701234567,
в 2002 г. переименовано в ОАО «Московский металлургический завод».

Прилагаю копии:
Паспорт.
СНИЛС.
Трудовая книжка (страницы 12‑18).
Справка из ПФР (если имеется).

Срок исполнения запроса – в соответствии с ФЗ № 63‑2005 «Об архивном деле» (не более 30 дней).
Подпись ___________________ /И.И. Иванов/

5.3 Сроки и стоимость

• Срок подготовки – до 30 календарных дней (в большинстве случаев 5‑10 дней).
• Стоимость – бесплатно (плата взимается только за экспресс‑выдачу, если такая услуга запрошена).

Как использовать полученные справки в ПФР

1. Соберите пакет документов:
   • Заявление о назначении/перерасчёте пенсии;
   • Справка о заработной плате из архива;
   • Справка о трудовом стаже;
   • Трудовая книжка (если есть);
   • Паспорт, СНИЛС, ИНН.
2. Подайте пакет в отделение ПФР по месту жительства или через личный кабинет ПФР.
3. Ожидайте решения комиссии (обычно 30 дней). При необходимости ПФР может запросить дополнительные подтверждения.
4. После получения решения подпишите акт о назначении/перерасчёте пенсии.

Полезные советы и типичные ошибки

• Точно указывайте период. Если в запросе указать «1990‑2000», а в архиве есть данные только до 1995, часть сведений будет отсутствовать.
• Указывайте все названия организации. При переименовании или реорганизации укажите старое и новое название – это ускорит поиск.
• Не забывайте приложить копию трудовой книжки. Даже если в ней есть пробелы, она помогает архиву быстрее найти нужные листы.
• Проверяйте полученные данные. Сравните суммы заработной платы в справке с вашими личными записями (выписки из банка, справки‑расчёты).
• Сохраняйте оригиналы запросов. В случае отказа в выдаче справки вы сможете доказать, что запрос был сделан.
• Если нужен экспресс‑режим, готовьте дополнительную оплату. Стоимость экспресс‑выдачи в архиве составляет от 500 до 1500 ₽.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли получить справку, если организация уже ликвидирована?

Да. Архивы хранят документы о ликвидированных предприятиях. В запросе укажите дату ликвидации и ИНН организации.

8.2 Как узнать, в каком архиве находятся мои документы?

Для предприятий, находившихся в Москве и Московской области – в Главном архиве России. Для остальных регионов – в соответствующем государственном архиве субъекта РФ. Список архивов и их контакты доступен на сайте rosarchiv.ru.

8.3 Нужно ли платить за копии документов?

Обычная выдача справки бесплатна. Плата взимается только за:

• Экспресс‑выдачу (в течение 1‑2 дней);
• Копирование больших объёмов (более 100 листов).

8.4 Что делать, если в справке ошибка?

Сразу обратитесь в архив, приложив заявление об исправлении и копию документа, в котором указана правильная информация (например, справка из бухгалтерии).

8.5 Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. При запросе через портал «Госуслуги» справка формируется в формате PDF и доступна для скачивания. При бумажном запросе можно потребовать электронную копию (при условии наличия скан‑оборудования в архиве).

Получение архивных справок – важный этап в оформлении и перерасчёте пенсии. Благодаря современным электронным сервисам процесс стал быстрее и удобнее, однако иногда требуется традиционный запрос в архив. Следуя приведённой выше инструкции, вы сможете собрать все необходимые документы, избежать типичных ошибок и получить законную пенсию без лишних задержек.

Помните: правильность заполнения запроса и наличие всех сопутствующих документов – залог быстрой выдачи справки.