В современной нотариальной практике обращение к архивным документам является обыденной необходимостью. Будь то восстановление прав на недвижимость, установление фактов юридического значения или исполнение наследственных дел — нотариусу часто требуются документы, хранящиеся в нотариальных архивах. С 11 января 2023 года в силу вступили значительные изменения, регламентирующие порядок выдачи таких документов. В данной статье мы подробно разберем, что такое архивная справка, как ее заказать, какие существуют виды и какие сроки установлены законом.

Правовая база: статья 25 Основ законодательства РФ о нотариате

Ключевым нормативным актом, регулирующим данную сферу, является ст. 25 Основ законодательства РФ о нотариате (далее — Основы). Именно эта статья с 11 января 2023 года предоставила нотариальным палатам право выдавать:

• Копии нотариальных документов (в т.ч. в электронной форме);
• Архивные справки из нотариального архива.

Данные услуги предоставляются за плату, размер и порядок уплаты которой устанавливаются самой статьей 25 Основ. Важно отметить: обращение за архивными документами производится в нотариальную палату региона, а не к отдельному нотариусу, так как архивы формируются и хранятся именно на уровне палаты.

Основные виды архивных документов

Заказ архивных документов (в т.ч. через портал «Госуслуги») подразумевает получение различных справок. Каждая из них оформляется в строгом соответствии с установленными нормативами. Выбор конкретного вида справки определяется целью обращения и требуемой информацией.

Основные виды:

1. Архивная справка — документ, подтверждающий факт совершения (или несвершения) нотариального действия, наличие сведений в реестрах/архивах. Выдается на бланке установленного образца.
2. Архивная копия нотариального документа, полная или частичная копия документа, хранящегося в архиве (договора завещания, доверенности, акта осмотра и т.д.).
3. Справка о наличии/отсутствии сведений в ЕРН (Едином реестре нотариальных действий) — часто запрашивается для проверки факта совершения сделок.

Сроки выдачи: закон и реальность

Согласно ст. 25 Основ, срок выдачи архивной справки, предоставления иной информации из архива составляет не более 5 рабочих дней.

Важный нюанс: Срок начинает исчисляться не с момента подачи заявления, а со дня получения оплаты за услуги нотариального архива. До поступления денежных средств на счет палаты сроки не идут.

Способы заказа архивной справки

На 2026 год доступно несколько каналов обращения, что значительно упрощает работу нотариусов и граждан:

Портал «Госуслуги» (Онлайн)

Самый удобный способ для нотариусов, имеющих УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и доступа к личному кабинету нотариуса на портале.

• Позволяет подать заявление в любое время.
• Оплату можно произвести онлайн (банковской картой, через СБП).
• Готовый документ приходит в электронном виде, подписанный УКЭП руководителя нотариального архива.

Электронная почта

Направление сканированного заявления и квитанции об оплате на официальный адрес нотариальной палаты региона. Требует уточнения требований конкретной палаты к оформлению писем.

Личное обращение (МФЦ / ОМС / Палата)

• Через МФЦ «Мои Документы» (функция «Получение архивной справки из нотариального архива»).
• Напрямую в нотариальную палату (окно приема/выдачи).
• Через органы местного самоуправления (в регионах, где нет представительства палаты).

Порядок оформления и требования к заявлению

Для получения справки необходимо подать заявление установленного образца. В нем должны быть указаны:

• Наименование нотариальной палаты (адресат).
• Сведения о заявителе (ФИО, паспортные данные, адрес, контакты, ИНН/СНИЛС — при наличии).
• Качество заявителя (нотариус, наследники, заинтересованное лицо, уполномоченный представитель).
• Цель получения справки (критически важно для определения вида документа).
• Конкретные реквизиты искомого документа (ФИО сторон, дата совершения действия, номер реестра/дела, ФИО нотариуса, совершившего действие).
• Способ получения результата (нарочно, почтой, электронно).
• Подпись заявителя и дата.

Примечание для нотариусов: При обращении от своего имени нотариус указывает свою регистрационный номер в реестре нотариусов и подписывает заявление УКЭП (при электронной подаче).

Форма выдачи результата: Электронный документ с УКЭП

Согласно актуальной практике, после получения оплаты архивная справка или архивная копия нотариального документа подписывается УКЭП руководителя нотариального архива и направляется нотариусу или заявителю.

Такой электронный документ имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом, изданным на бланке строгой отчетности, и не требует последующего получения бумажного дубликата для представления в суды, Росреестр, банки и иные инстанции (согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ст. 25 Основ).

Оплата услуг: нюансы и тарифы

• Плата взимается за поиск и выдачу документа/справки.
• Тарифы устанавливаются ст; 25 Основ (базовые ставки) и могут уточняться решениями нотариальных палат регионов в пределах закона.
• Оплата производится на расчетный счет нотариальной палаты.
• В заявлении (особенно онлайн) необходимо верно указать назначение платежа (например: «Оплата за выдачу архивной справки по делу №…»).

Типичные ошибки и причины отказа

Чтобы не потерять время (а срок 5 дней начинается после оплаты), избегайте следующих ошибок:

• Недостаточные входные данные: отсутствие даты, ФИО нотариуса, номера дела. Архив не обязан проводить «слепой поиск» по всем фондам.
• Несоответствие цели вида справки: например, заказана «справка о факте», а нужен «текст завещания» (требуется копия документа).
• Отсутствие доверенности у представителя: если заявление подает не нотариус и не заинтересованное лицо лично, а представитель — нужна нотариальная доверенность с правом получения архивных документов.
• Оплата с ошибками в назначении платежа: платеж «зависает» в неопознанках, срок выдачи не стартует.

Образец архивной справки (что искать в выдаче)

Хотя единый федеральный бланк для всех палат не утвержден (каждая палата утверждает свой бланк локальным нормативным актом), обязательные реквизиты архивной справки включают:

1. Наименование нотариальной палаты.
2. Название документа: «АРХИВНАЯ СПРАВКА» (или «АРХИВНАЯ КОПИЯ»).
3. Регистрационный номер и дата выдачи.
4. Сведения о заявителе.
5. Суть сведений: подтверждение факта совершения действия, его дата, номер в реестре, ФИО нотариуса, стороны сделки.
6. Цель выдачи.
7. Подпись руководителя архива / нотариуса-палаты (или УКЭП при электронной форме).
8. Печать нотариальной палаты (на бумажном носителе).

Практический чек-лист для нотариуса

1. Определить, какой именно документ нужен (справка или копия) и для какой цели.
2. Собрать максимум реквизитов (ФИО, даты, номера, ФИО нотариуса). Если данных мало — сначала заказать справку о наличии сведений в ЕРН.
3. Зайти в личный кабинет нотариуса на Госуслугах (раздел «Нотариальные услуги» -> «Архивные справки»).
4. Заполнить электронное заявление, прикрепить УКЭП.
5. Оплатить пошлину онлайн (чек сохранить/прикрепить).
6. Дождаться уведомления (обычно в течение 1–3 рабочих дней, макс. 5).
7. Проверить полученный XML/PDF-файл на валидность УКЭП (через КриптоАРМ или портал Госуслуг/СБИС).
8. Использовать документ в работе (прикрепить к делу, направить в Росреестр/суд).

Получение архивной справки для нотариуса в 2026 году — это полностью оцифрованный, регламентированный и относительно быстрый процесс. Ключ к успеху — грамотное заполнение заявления с точными входными данными и своевременная оплата. Использование портала «Госуслуги» и получение результата в виде электронного документа с УКЭП руководителя архива исключают необходимость личных визитов и ожидания почтовых отправлений, что критически важно для соблюдения сроков нотариальных действий.

Статья подготовлена на основании информации, актуальной на (ст. 25 Основ законодательства РФ о нотариате, практика нотариальных палат). Перед подачей документов рекомендуется уточнить локальные требования конкретной нотариальной палаты субъекта РФ.