Архивные справки, выписки и машинописные копии – это официальные документы, выдаваемые архивными учреждениями на основании хранящихся в их фондах материалов. Они необходимы гражданам, юридическим лицам и государственным органам для подтверждения фактов, связанных с трудовой, учебной, социальной и иной деятельностью. В статье рассмотрены нормативные основы, типы архивных справок, порядок их составления, требования к оформлению и особенности выдачи документов для использования в России и за рубежом.

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (от № 125‑FЗ).
• Положение о порядке организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ.
• Административный регламент муниципальных услуг (пример – Молоковский район, Тверская область) по выдаче архивных справок.
• Гаагская конвенция 1961 г. (для документов, направляемых за границу, – проставление апостиля).

Эти нормативные акты определяют, какие сведения могут быть запрошены, в какой форме они выдаются и какие подписи/печати обязательны.

Виды архивных документов

1. Архивная справка – краткое изложение фактов, подтверждённых документами фонда.
2. Архивная выписка – дословное воспроизведение текста оригинального документа (с указанием пропусков, исправлений и т.п.).
3. Архивная копия – машинописная (или печатная) копия оригинала, оформленная на бланке архива.
4. Информационное письмо – ответ на запрос, если требуемые документы отсутствуют.

Все перечисленные документы оформляются на официальном бланке архива с надписью «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия» соответственно.

Общие требования к оформлению

Бланк и шапка документа

• Бланк содержит название архива, адрес, реквизиты (ИНН, ОГРН) и логотип.
• В верхней части указывается тип документа (например, «Архивная справка»).
• Номер справки присваивается в порядке поступления запросов.

Структура текста справки

1. Вводная часть – формулировка «В документах архивного фонда …»; полное название организации (при первом упоминании) и её официальные сокращения.
2. Хронологическое изложение – события перечисляются в порядке их наступления, указываются виды документов (акт, приказ, листок) и даты их создания.
3. Цитирование – допускается приведение фрагментов оригиналов в кавычках; при необходимости указываются «Так в документе», «Так в тексте оригинала».
4. Примечания – отмечаются неразборчивые места, исправления автора, повреждения (например, «В тексте оригинала – неразборчиво»).
5. Поисковые данные – в конце (или после каждого факта) указываются архивные шифры, номера фондов, описей, дел и листов.

Оформление подписи и печати

• Справка подписываеться руководителем архива (или уполномоченным лицом) и исполнителем, составившим документ.
• Для документов, предназначенных для использования в РФ, ставится печать архива.
• Для документов, направляемых за рубеж, печать содержит изображение государственного герба РФ.
• При необходимости проставляется апостиль (Гаагская конвенция 1961 г.).

Скрепление листов

Все листы справки (включая оборотную сторону) скрепляются (скобы, скотч) и в месте скрепления заверяются печатью архива.

Порядок подачи запроса

1. Подготовка заявления – в письменной форме (можно через портал Госуслуг) с указанием:
   • ФИО заявителя (или название организации).
   • Сведения, которые необходимо подтвердить (трудовой стаж, учеба, переименование и т;д.).
   • Перечень требуемых документов (если известен).
   • Контактные данные для получения справки.
2. Подача заявления – в архив (лично, по почте, через электронный портал).
3. Оплата – выдача справок, выписок и копий в государственных архивах обычно бесплатна; в частных архивах может взиматься плата.
4. Рассмотрение запроса – архив проверяет наличие и состояние документов, составляет справку в течение, как правило, 10‑30 рабочих дней.
5. Получение документа – лично в архиве или отправкой почтой/курьером.

Особенности оформления в разных ситуациях

Справка для пенсионного обеспечения

Включает сведения о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации. При первом упоминании название организации приводится полностью, далее – официальное сокращение.

Справка для использования за рубежом

• В тексте не указываются поисковые данные (шифры, номера листов).
• В сопроводительном письме могут быть указаны дополнительные сведения.
• Документ заверяется печатью с гербом РФ и, при необходимости, апостилем.

Отсутствие запрашиваемых документов

Если в архиве нет нужных материалов, составляется информационное письмо с объяснением причин отсутствия (утрата, уничтожение, не передано в архив) и рекомендациями, куда обратиться.

Утрата оригиналов

Выдаётся справка о причинах утраты, заверённая печатью архива. При этом в справке указывается, что сведения подтверждены другими документами фонда.

Копии (ксеро‑/фотокопии) без бланка

Для простых копий бланк архива не используется. Однако каждая листовая копия должна быть скреплена и заверена печатью и подписью исполнителя.

Пример оформления архивной справки

Архивная справка
№ 2026/07‑11‑001
«Московский государственный архив» 
Адрес: ул. Садовая, д. 10, г. Москва, 101000

В документах архивного фонда (Фонд 12, Описание 34, Дело 567) 
содержатся сведения о трудовой деятельности гражданина Иванова Ивана Ивановича:

– – работа в ООО «ТехноСервис» (сокр. ТС) в должности инженера‑технолога. 
 (Документ: Трудовой договор № 45/1995, дата ; Шифр: 12‑34‑567‑001).

– – перевод в ООО «ТехноСервис‑Плюс» (сокр. ТСП). 
 (Приказ о переводе № 12/2001, дата ; Шифр: 12‑34‑567‑002).

– – работа в ОАО «ГлобалТех» (сокр. ГТ). 
 (Трудовая книжка, стр. 3‑5; Шифр: 12‑34‑567‑003).

Примечание: В документе № 12‑34‑567‑003 фамилия указана как «Иванов», что отличается от оригинального написания «Иванов И. И;» (Так в тексте оригинала).

Поисковые данные: Фонд 12, Описание 34, Дело 567, листы 1‑45.

Подписи:
____________________ / Петров П. П. (руководитель архива) 
____________________ / Сидорова А. В. (исполнитель) 

Печать архива

Оформление архивных справок – процесс, строго регламентированный законодательством и внутренними нормативами архивов. Соблюдение требований к структуре, содержанию, подписи и печати гарантирует юридическую силу документа и его приемлемость как в России, так и за её пределами. При правильном оформлении справка служит надёжным подтверждением фактов, необходимых для получения пенсии, льгот, подтверждения квалификации и многих других целей.

Дата актуализации: