При обращении за архивной информацией в Саранске важно понимать ключевое различие: в городе нет единого учреждения с точным названием «Государственный архив города Саранск»․ Архивная система столицы Мордовии представлена тремя основными уровнями: муниципальный архив города (хранящий документы органов местного самоуправления) и два региональных государственных архива (федерального/регионального подчинения), которые физически расположены в Саранске и хранят документы по всей Республике Мордовия․

Ниже представлен подробный обзор каждого из этих учреждений, их адресов, контактов, фондов и правил доступа на 2026 год․

Архивная служба Администрации городского округа Саранск (Муниципальный архив)

Это основное учреждение, отвечающее за хранение и использование документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления города Саранска․

Правовой статус и функции

• Тип: Муниципальное архивное учреждение (структурное подразделение Администрации г․о․ Саранск)․
• Основная задача: Обеспечение сохранности архивных фондов органов местного самоуправления, организаций муниципальной собственности, а также документов личного происхождения граждан, переданных в архив добровольно․
• Компетенция: Документы по истории города, градостроительству, коммунальному хозяйству, образованию, здравоохранения, социальной защите на муниципальном уровне за период с момента образования городского округа․

Контакты и реквизиты

• Официальный портал: Раздел «Архивная служба» на сайте Администрации городского округа Саранск․
• Портал «Архивы России»: Информация представлена в реестре архивов на портале archives․gov․ru․
• Адрес: Обычно размещается в здании Администрации городского округа (ул․ Богдана Хмельницкого, 26 — адрес Министерства культуры и архивного дела, курирующего отрасль), уточняйте кабинет архивной службы по телефону администрации․

Что хранится в фондах?

• Делопроизводство мэрии и департаментов администрации (с 1990-х гг․)․
• Документы бывших городских исполкомов/советов депутатов трудящихся (советский период)․
• Архивы ликвидированных муниципальных предприятий (водоканал, теплосети, ЖЭКи и др․)․
• Справочно-поисковые средства: описи, путеводители, картотеки по улицам и предприятиям города․

ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия» (ЦГА РМ)

Это крупнейшее государственное архивное учреждение региона, расположенное в Саранске․ Именно сюда обращаются за документами дореволюционного периода, советским временем (областного/республиканского уровня) и актами новых органов власти Республики Мордовия․

Общие сведения

• Полное наименование: Государственное казенное архивное учреждение «Центральный государственный архив Республики Мордовия» (ГКАУ ЦГА РМ)․
• Статус: Ведомственное учреждение Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия․
• Адрес: 430010, Республика Мордовия, г․ Саранск, ул․ Московская, д․ 31, корп․ 1 (Ленинский район);
• Режим работы читального зала: Обычно Понедельник–Пятница (часы уточняйте на сайте или по телефону, часто 09:00–17:00 с перерывом)․ Выходные: Суббота, Воскресенье․ Последний четверг месяца — санитарный день․

Состав фондов (более 1000 фондов)

Архив является главным хранилищем документов по истории Мордовии с XVII века по наши дни:

1. Дореволюционный период (Фонды 1–XXX): Документы Пензенской и Симбирской губерний (уездные земства, городские управы, духовные консистории, полиция, суды) по территории современной Мордовии․ Метрические книги (рождение, брак, смерть) — ключевой источник для гениалогии․
2. Советский период (1917–1991 гг․): Фонды ЦК КП МССР, Совета Министров МССР, ЦК ВЛКСМ МССР, министерств и ведомств республики, партийных и советских органов районов и городов (в т․ч․ Саранска)․
3. Современный период (с 1991 г․): Документы Главы Республики, Государственного Собрания, Правительства РМ, министерств и ведомств․
4. Личные фонды: Деятели культуры, науки, политики, Heroes of Socialist Labor, писатели (например, фонд А․И․ Полянина и др․)․
5. Фото-, фоно-, кино- и видеодокументы: Уникальные коллекции, отражающие историю региона․

Информационные ресурсы и удаленный доступ

• ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов): Официальный портал для удаленного заказа справок и копий документов (gisuiad․ru)․
• Портал «Наши Предки» (nashipredki․ru): Оцифрованные описи фондов ЦГА РМ, доступные для просмотра онлайн (метрические книги, ревизские сказки, списки призывников и др․)․
• Сайт архива: Информация представлена на портале «Архивах России» и сайте Минкульта РМ․

Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия (ГАДЛС РМ)

Специализированный государственный архив, который критически важен для подтверждения стажа, наград, службы и получения пенсий․

Реквизиты и контакты

• Адрес: 430010, г․ Саранск, ул․ Московская, д․ 25 (в шаговой доступности от ЦГА РМ)․
• Телефон справки/приемной: 8 (8342) -8-56-40․
• Официальный сайт: gadlsrm․ru (проверьте актуальность, часто дублируется на портале Архивы России)․
• Подчинение: Министерство культуры, национальной политики и архивного дела РМ․

Специализация фондов

Архив формируется за счет документов, переданных на хранение из кадровых служб (HR-отделов) организаций всех форм собственности, расположенных на территории Республики Мордовия, а также из военных комиссариатов․

• Трудовые книжки и личные карточки: Основной массив документов для подтверждения трудового стажа (период с 1920-х гг․ по настоящее время)․
• Документы о награждении: Материалы по орденам и медалям СССР и РФ (ордера Трудового Красного Знамени, Знак Почета, медали «За трудовую доблесть», юбилейные медали и др․)․
• Военно-учетные документы: Личные дела офицеров, прапорщиков, срочников, прошедших службу на территории республики․
• Справки о заработной плате: Для расчета пенсий по старому законодательству (до 2002 г․)․

Как получить справку?

1. Лично в читальном зале (с паспортом и документами, подтверждающими родство/законные интересы, если запрашиваете не свои данные)․
2. По почте (заказное письмо с нотариально заверенной подписью или подписью под росписью у почтового работника)․
3. Через ГИС УИАД (электронный заказ справки)․
4. Через МФЦ (Мои Документы) — услуга «Предоставление архивной справки»․

Орган управления: Министерство культуры, национальной политики и архивного дела РМ

Высший исполнительный орган власти по архивному делу в регионе․

• Адрес: г․ Саранск, ул․ Богдана Хмельницкого, 26․
• Функции: Государственная политика, лицензирование архивной деятельности, контроль за сохранностью фондов, координация работы ЦГА РМ и ГАДЛС РМ․

Практическое руководство: как работать с архивами Саранска в 2026 году

Шаг 1․ Определите, какой архив нужен

Шаг 2․ Подготовка документов для визита

• Паспорт гражданина РФ (обязательно для оформления читательского билета/путевки в читальный зал)․
• Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке, решение суда о принятии в усыновление) — если запрашиваете информацию о другом лице (ст․ 41 ФЗ «Об архивном деле в РФ»)․
• Нотариальная доверенность, если действуете от имени другого лица․

Шаг 3․ Удаленное взаимодействие (без поездки в Саранск)

Настоятельно рекомендуется начать с онлайн-запроса:

1. Зарегистрируйтесь на ГИС УИАД (gisuiad․ru)․
2. Выберите нужный архив (ЦГА РМ или ГАДЛС РМ)․
3. Заполните форму запроса (тема: «Генеалогия», «Пенсия», «Награды» и т․д․)․
4. Оплатите услугу онлайн (если платная) или дождитесь ответа о сроках/стоимости․
5. Получите готовый документ почтой (ЕМС/Почта России) или в личном кабинете (электронная копия)․

Альтернатива: Обращение через ближайший МФЦ («Мои Документы») по месту жительства — услуга предоставляется бесплатно для социально значимых целей (пенсия, льготы), срок до 30 дней․

Шаг 4․ Работа в читальном зале (для гениалогов и исследователей)

• В ЦГА РМ доступны описи фондов в бумажном виде и через локальную сеть (АИС «Архивист»)․ Персонал консультирует по поиску дел․
• Фотосъемка документов на свой фотоаппарат/телефон — бесплатно (с включенным режимом «без вспышки»), но требуется заполнить заявление․ Сканерное копирование — платно по тарифам архива․
• В ГАДЛС РМ работа ведется по заказу конкретных дел (личных карточек, трудовых книжек) по номерам фондов/опис/дел, которые можно узнать по телефону 8 (8342) -8-56-40 заранее․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Есть ли в Саранске «Городской государственный архив»?

Нет․ Существует Архивная служба Администрации г․о․ Саранск (муниципальный уровень) и два региональных госархива (ЦГА РМ и ГАДЛС РМ)․

Где искать метрические книги по Саранску и уездам Мордовии?

В ЦГА РМ (фонды духовных консисторий, уездных управ)․ Оцифрованные копии многих метрических книг доступны на портале «Наши Предки» (nashipredki․ru) в разделе «ЦГА РМ»․

Как узнать, в каком архиве лежит трудовая книжка моего родственника?

Почти все трудовые книжки и личные карточки предприятий Мордовии централизованы в ГАДЛС РМ (ул․ Московская, 25)․ Позвоните по тел․ 38-56-40, назовите ФИО, дату рождения и название предприятия, вам подскажут, есть ли дело и каков порядок заказа․

Платно ли получение архивной справки?

Для пенсионных и социальных целей (подтверждение стажа, награждений) — бесплатно (ФЗ «Об архивном деле», ст․ 39)․ Для гениалогических, исторических, коммерческих запросов, платно по утвержденным тарифам архива․

Каковы сроки готовности справки?

По закону — до 30 календарных дней․ На практике через ГИС УИАД или МФЦ часто быстрее (10–14 дней)․ В читальном зале ЦГА РМ — в день обращения (при наличии описей и хорошем состоянии документов)․

Сводная таблица контактов для быстрого доступа

Архивная инфраструктура Саранска развита и централизована․ Для решения 90% задач (гениалогия, пенсия, награды, история региона) вам понадобятся всего два здания на улице Московской: дом 31 к․1 (ЦГА РМ) и дом 25 (ГАДЛС РМ)․ Вопросы по муниципальной истории и деятельности городской администрации решаются в Архивной службе на ул․ Богдана Хмельницкого, 26․

Главный совет 2026 года: Начинайте с ГИС УИАД или портала «Наши Предки»․ Это сэкономит время, деньги на поездку и позволит заранее уточнить наличие нужных дел и стоимость услуг․ Архивисты Саранска профессиональны и готовы помочь, но грамотно сформулированный запрос (с ФИО, датами, названиями организаций) — залог быстрого результата․

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официальных сайтов учреждений и справочников 2ГИС/Зуун на октябрь 2026 года․ Перед визитом обязательно уточняйте режим работы читальных залов по телефонам, так как график может меняться в связи с праздниками или санитарными днями․